淺談醫(yī)院檔案的開發(fā)利用

劉洪波

[摘 要]醫(yī)院要想提升自己的醫(yī)療水平，更加人性化的服務(wù)于人民就需要對醫(yī)院的檔案進(jìn)行科學(xué)的開發(fā)和利用。加強(qiáng)醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用有助于高效率治療疾患者病，對于醫(yī)院未來的發(fā)展具有重大意義。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案；開發(fā)利用；有效措施

醫(yī)院檔案的開發(fā)利用是加強(qiáng)醫(yī)院檔案自身建設(shè)和為醫(yī)院的醫(yī)療、預(yù)防、科研、行政管理等工作服務(wù)的目的所在，我們應(yīng)當(dāng)遵循醫(yī)院檔案的管理原則和自身特點(diǎn)，進(jìn)行分析和研究，多渠道地對它進(jìn)行開發(fā)利用。

1.開發(fā)利用醫(yī)院檔案的意義

建立一套完整的檔案、資料檢索體系，是開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息資源的前題，完整的檔案資料檢索體系應(yīng)包括檔案總目錄、分類目錄、圖紙目錄、聲像檔案目錄等檢索目錄和卡片。使用微機(jī)管理還應(yīng)有著錄卡片，實(shí)施電子檢索。有一套完整的醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中直接形成的公文、電報(bào)、簿冊、圖表等各種門類和各種形式的歷史記錄，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。同時(shí)，檔案工作也是醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要基礎(chǔ)，隨著醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，檔案工作不再是以收集、整理、保管為重心，而是向充分發(fā)揮檔案的開發(fā)價(jià)值和利用價(jià)值轉(zhuǎn)變，努力于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研及行政管理工作方面提供全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。醫(yī)院所藏檔案，一般包括黨政文書檔案、醫(yī)療科研和教學(xué)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、病歷檔案等，是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展歷史最真實(shí)的反映，它不僅記錄了歷史活動(dòng)的真實(shí)過程，而且記錄了人們在各種活動(dòng)中的思想發(fā)展以及科學(xué)研究和文化藝術(shù)的成果，它蘊(yùn)藏著無數(shù)我們已知的或者未知的巨大財(cái)富，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。檔案工作者的首要任務(wù)就是要守護(hù)好這一寶藏，要想方設(shè)法開發(fā)檔案的價(jià)值，為醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.醫(yī)院檔案開發(fā)利用遇到的問題

我國的檔案法律體系已基本形成，有關(guān)的檔案法律法規(guī)在檔案工作中也發(fā)揮了重要作用。但是檔案信息開發(fā)利用的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)還相對滯后，如：檔案立法對電子文件和數(shù)字化檔案的法律地位問題、電子文件接受和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題、檔案信息開發(fā)利用過程中涉及保密的問題等。檔案有其自身存儲(chǔ)特點(diǎn)和要求，簡陋的檔案硬件設(shè)備難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要，例如：自動(dòng)通風(fēng)、自動(dòng)調(diào)溫條件差，庫房不足，無檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等，造成寶貴的檔案受潮、紙質(zhì)材料脆化受損、有些檔案材料在比較差的庫房設(shè)施內(nèi)，在未成檔案之前就失去其自身價(jià)值，非常可惜。對檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，是目前大多數(shù)醫(yī)院所存在的普遍問題。檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，它的這種憑據(jù)證明作用，構(gòu)成了檔案的基本價(jià)值之一——憑證價(jià)值；檔案又是第一手資料，它對各方面都具有參考作用，這種可靠的廣泛參考作用，構(gòu)成了檔案的又一基本價(jià)值——情報(bào)價(jià)值。這一價(jià)值認(rèn)識(shí)必須要從領(lǐng)導(dǎo)重視抓起，部分領(lǐng)導(dǎo)干部“重經(jīng)營、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)，認(rèn)為檔案工作是檔案工作人員的事情，認(rèn)為檔案可有可無。由于對檔案重視程度

不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。長期以來，檔案部門與檔案材料形成部門由于協(xié)調(diào)不夠，沒有做到責(zé)任到人，致使材料收集有拖拉及內(nèi)容不完整、不規(guī)范現(xiàn)象。

3.促進(jìn)醫(yī)院檔案開發(fā)利用的有效措施

3.1加大宣傳檔案的價(jià)值，增加人們的檔案意識(shí)

通過醫(yī)院報(bào)刊和院內(nèi)網(wǎng)站，廣泛深入地宣傳《中華人民共和國檔案法》，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、普通職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，使檔案工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密。其次，抓好醫(yī)院檔案宣傳工作，通過各種媒介向社會(huì)推介這一信息資源。醫(yī)院檔案是社會(huì)發(fā)展中誕生的一種嶄新的具有很大的發(fā)展前景的特殊檔案，目前社會(huì)各界對它的認(rèn)識(shí)還不深，這就需要我們利用各種渠道加強(qiáng)宣傳，如舉辦醫(yī)院檔案的各種展覽，利用圖文、照片、聲像、模型等檔案內(nèi)容，爭取社會(huì)各界的重視，擴(kuò)大它的影響。還可以運(yùn)用大眾性的傳播媒介，如電視、廣播、報(bào)刊、雜志等廣泛宣傳。這樣，才能得到社會(huì)的關(guān)注、人們的重視和利用。

3.2提高檔案人員的素質(zhì)

醫(yī)院的改革與發(fā)展對檔案利用工作提出了新的要求，要適應(yīng)新的形勢，就需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。，檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃。檔案工作不是一成不變的，要求檔案工作者不僅要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，狠抓業(yè)務(wù)水平的提高，還要積極參加學(xué)術(shù)研究和學(xué)術(shù)論文撰寫，平時(shí)多涉獵檔案書籍，深入開發(fā)檔案信息，以高度的責(zé)任感鉆研醫(yī)院檔案利用的特性，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值和活力。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)檔案管理方面的新理論、新知識(shí)、新技術(shù)、新方法，了解國內(nèi)外有關(guān)檔案工作的新動(dòng)態(tài)，領(lǐng)會(huì)國家在檔案管理方面的方針、政策和法規(guī)，才能提高醫(yī)院檔案的管理水平。另外，檔案管理人員要跟蹤醫(yī)院的重大事項(xiàng)，熟悉和了解醫(yī)務(wù)人員的需要，做好檔案的收集歸檔工作，不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案室藏結(jié)構(gòu)，為醫(yī)院儲(chǔ)備大量科學(xué)技術(shù)信息，這樣才能使醫(yī)院在科技資源的占有和開發(fā)中實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，增強(qiáng)市場競爭力。

3.3加強(qiáng)醫(yī)院檔案整理

按照一定的原則和方法，對零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目，使檔案由零亂到系統(tǒng)，由無序到有序，體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，充分反映各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史聯(lián)系和面貌，是檔案信息資源完整利用的基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，能夠體現(xiàn)檔案工作人員前期工作的價(jià)值，提高檔案信息的利用率，擴(kuò)大檔案工作的影響等諸多方面，前提條件是必須做好檔案的編研整理工作。

4.結(jié)語

通過本文的介紹我們對醫(yī)院的檔案管理有了一定的了解，醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展有重要意義，希望能到有關(guān)部門的重視。

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