淺析事業單位檔案材料收集的問題與對策

黃河

[摘 要]檔案是事業單位整體記憶的一部分，而且是十分關鍵的一部分，是對本單位在運作過程中的管理活動的記錄，更是不斷發展和實現科學管理的基礎。收集檔案則是檔案管理工作的基礎，是所有檔案工作的起點。但在大部分單位，由于各種各樣的原因和制約，實際上往往難以收集齊全。本文就事業單位在檔案材料收集上存在的問題進行分析并提出相應的解決策略。

[關鍵詞]檔案；事業單位；歸檔；材料收集

檔案收集是指對分散在各單位、各部門和個人手中的及散失在國外的文件和檔案，按照法定程序及有關規定進行接收和收集，有計劃歸入各有關的檔案室和各級各類檔案館，以便對檔案實行集中統一管理。[1]事業單位（Institutional Organization），是指國家以社會公益為目的的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。[2]因此作為公立機構的各類事業機構其資產都屬國有，當然檔案作為其各項活動的原始記錄，也是國有資產的重要組成部分，是國家檔案不可或缺的一部分。檔案收集工作是檔案管理工作關鍵的第一步，也是最重要的基石。在這里，其檔案的收集工作也顯得尤為重要。但是，由于其自身的特殊性以及各種環境因素的影響，檔案收集工作進行的并不是很理想。

一、事業單位在檔案收集工作中存在的問題

上面有提到事業單位其實際是以社會公益為目的設立的，其特有的目的性決定了其在管理等等方面存在與其他單位不一樣的地方，即存在一定的特殊性。而這些固有的特殊性使其在檔案收集工作中存在一定的問題。

1.事業單位涵蓋面廣，檔案收集的規范性及完整性等無法完全保障

事業單位主要分布在教、科、文、衛等領域，是保障國家政治、經濟、文化生活正常進行的社會服務支持系統。根據《事業單位登記管理暫行條例》規定，凡由國家機關、黨委、群眾團體、民主黨派機關、使用財政性經費的社團及國有企業舉辦或其他組織利用國有資產舉辦的事業單位，都是事業單位登記管理機關登記管理的對象。具體地說，事業單位主要分為以下類別：教育事業單位、科技事業單位、文化事業單位、衛生事業單位、體育事業單位、新聞出版事業單位、廣播電視事業單位、勘查設計事業單位、勘探事業單位、農業事業單位、林業事業單位、畜牧業事業單位、漁業事業單位、水利事業單位、交通事業單位、氣象事業單位、地震測防事業單位、海洋事業單位、環境保護事業單位、信息咨詢與計算事業單位、知識產權事業單位、進出口檢驗事業單位、物資倉儲事業單位、城市公用事業單位、社會福利事業單位、經濟監督事務事業單位、法律咨詢服務事業單位、人才交流事業單位、機關后勤服務事業單位、其它中介服務事業單位等。由此可見，事業單位涵蓋范圍之廣。在這樣的條件下，各類事業單位在檔案管理上會根據自身的特點來收集、保管檔案，因此造成檔案在不同的單位有其特有的做法，加上不同的單位在檔案的認知及重視程度上有很大的差距，從而各事業單位在檔案最初的收集階段就可能存在收集范圍、收集標準等方面的差異，甚至存在有忽略檔案收集階段這一現象。因此，各類事業單位在其最初的收集階段就存在很多差異，規范性甚至完整性很難保證。

2.事業單位檔案收集涉及各級各類檔案，各層利益關系很難做到平衡，檔案收集難度被無謂增大

首先，事業單位按財政撥款的多少可以分為全額撥款、差額撥款以及自收自支三類。也就是說各事業單位在財政收入渠道上是有很大的不同的，這直接關系到能夠給檔案工作投入多少資金，當然并不是說資金越多檔案收集工作就做得越好，但是這確實在一定程度上決定了檔案收集工作開展的難易程度。其次，無論在什么單位在進行檔案收集時，都會遇到這樣的情況：各部門在檔案移交中經常會由于部分文件還要經常使用到，就不愿意向檔案室移交，給檔案收集工作帶來相當大的阻力。同時，兼職檔案員的工作模式中并沒有將檔案工作納入到日常工作中，只有在自己本職工作完成后才會考慮到檔案工作，甚至有的可以說不會考慮檔案工作，給檔案收集工作再一次添加了阻力。最后，在上級檔案館進行檔案收集過程中，會要求下級檔案室/館按照一定的規范整理移交，很多單位常常會因為這種規范太麻煩而推脫檔案的移交。同樣也存在由于考慮本單位檔案的利用問題，導致隱瞞檔案或者推遲移交的現象存在。種種原因，層層關系，由于無法保證各方面的平衡，從而無形中加大了檔案收集的難度。

3.檔案工作在事業單位中易被邊緣化，檔案收集工作易被忽視

由于檔案工作無法像具體職能部門一樣為單位的業務、科研等工作服務而直接產生效益，久而久之，檔案工作難以引起人們的重視，甚至認為檔案室就是閑散人員聚集地，忽視了對檔案人員工作的肯定，直接影響了檔案人員的工作積極性；由于單位無意識的忽略，令檔案工作隊伍梯隊建設難以開展，一方面人才引進指標不足甚至多年才有一個，另一方面待遇不高難以留住人才，還有兼職檔案員隊伍變動頻繁，新手多，最終出現的情況常是一個快退休的檔案室負責人還要手把手教幾個娃娃兵，工作連續性難以維持；檔案人員除了通過實踐、自學來提高自身業務水平外，脫產進修、系統學習的機會較少，進一步影響到學校檔案工作的整體水平。而且大部分工作人員都認為收集檔案只是檔案部門的工作，與自己無關；或是兼職檔案員由于認識不到檔案對于發展過程中的借鑒和情報作用，最后導致在具體的各項工作中忽略了對應該歸檔的資料進行收集。例如在科技檔案中只重視科研成果的歸檔，忽略了該科研項目組織、審核、立項、開發、鑒定、驗收等運作過程的材料，若干年后，大家能看到的就只有該成果的材料，卻無法考究當時這個成果形成的一系列過程以及得出的經驗。

歸根到底，事業單位在檔案收集工作中遇到的問題可以歸結為：對檔案收集工作的認知程度不夠、沒有建立起規范的規章制度以及對各層利益關系考慮不周。

二、事業單位在做好檔案收集工作中應改進的措施

面對事業單位在檔案收集工作中存在的問題，雖然不能一次性徹底解決，但可以針對存在的問題找出相應的改進措施。

1.建章立制，規范程序，充分考慮各階層利益，真正做到依法歸檔

無規矩不成方圓，建立并完善檔案的規章制度對于規范檔案和檔案管理人員的行為，實現檔案工作的正常運營，促進檔案的長遠發展具有重大的作用。完善檔案規章制度，檔案人員的工作積極性可以得到廣泛調動，檔案的各項工作就能夠順利開展。首先，應建立檔案移交的的強制法規，加大執法力度，嚴格各級檔案的移交程序和規范，在做到有法可依的同時，做到有法必依。其次，過去各事業單位在制定相關規章制度的時候，往往都是重獎勵輕懲罰，令檔案難收的情況變得嚴重。在新的形勢下，首先要健全制度或對原有的管理制度進行必要的修改，保持獎勵的同時嚴格懲罰制度。例如將檔案收集工作納入各部門科室的常規工作流程，成為一個標準化環節，從平時開始注重檔案材料的收集；對各種檔案材料的歸檔時間和質量進行要求，規范移交手續和記錄，對按時移交檔案的部門科室進行通報表揚并獎勵，對推諉拖延移交檔案的部門科室進行通報批評，并與其部門的績效考核掛鉤，對于造成惡劣影響的還要追究其它責任；建立分層次、分重點、分責任的“三分”督查督辦制度，做到有領導、有監督，有分工、有合作的檔案收集網絡，從而提高整體的檔案收集工作的效率和質量。最后，考慮到社會各界人士，在檔案征集過程中并沒有義務上交檔案，所以應該充分考慮到他們的利益，建立相應的補償機制，而不僅僅靠無償或少許補償來征集檔案，拓展檔案征集渠道。

2.領導帶頭，強化檔案意識，并著力提升檔案人員素質和工作水平

首先，火車跑的好，全靠車頭帶。要做好檔案的收集和歸檔工作，領導重視是關鍵，基層執行是基礎。只有領導先樹立起檔案意識，才會在各項工作和會議中強調做好歸檔材料的收集和整理，基層工作人員將領導意圖貫徹到各項工作中，就會進一步促進檔案收集工作的順利開展。其次，一支梯隊合理、業務熟練、穩定的檔案工作隊伍，是單位檔案工作能夠可持續健康發展的重要條件。要做好檔案收集的培訓工作，最重要的是加強兼職檔案員的培訓，兼職檔案員是確保檔案材料完整的主要力量，他們工作的好壞直接影響到歸檔材料的好壞，可以通過請本單位檔案管理的專業人員，通過介紹各部門科室檔案材料的特點、歸檔范圍、歸檔后的使用情況、平常檔案材料收集和預立卷要注意的問題等，提高兼職檔案員的業務水平，同時還可以糾正他們為方便自己使用，自己存原件，復印件交檔案室等的錯誤觀念。對于專職檔案人員，則通過安排系統的培訓，加深理解上級部門在檔案方面的新政策、新方針和新方向，學習管理領域前沿的新技術和新方法，不但可以改變管理人員知識較為單一的缺點，還可以為檔案事業的開展注入新的動力。最后，做好專兼職檔案人員的職稱評審及晉升工作，給檔案人員在工作上以認可，激發其工作熱情。

3.積極開發檔案資源，做好檔案編研工作，通過促進檔案利用，來實現檔案收集工作的有效開展

檔案是歷史的真實記錄，它承載了事業單位甚至城市的歷史文化和底蘊，有其不可替代的歷史價值和作用。檔案的最終目的是為了利用，充分發掘檔案資源，編研各種檔案資料，可以進一步擴大對檔案的認知面和影響力，也可以充分發揮其價值。比如一個單位可以通過舉辦各種歷史情況展覽和教育，讓新進人員對單位文化有一個感性的認識，從而逐步達到“引導人、教育人、培養人、塑造人”的最終目的。同時也可以利用網絡信息化技術，將可公開的檔案在網上公開，在方便教職工查閱和提高檔案利用率的同時，也可以對未按時交檔案的部門科室發揮群眾監督的作用，督促其按時移交檔案。積極開展個性化定制服務，針對單位各階段的中心和重點工作、一些對檔案需求較多的部門科室將其所需要的檔案信息或者從相關信息挖掘出的相關知識一起打包提供給用戶，通過提高檔案服務的質量，不斷大家對檔案重要性的認識，進一步促進檔案收集工作的順利開展。

總之，檔案收集工作是做好檔案管理工作的開端，沒有開端其他環節就不復存在。檔案工作的對象是檔案，如果沒有檔案也就不會有檔案工作。而事業單位是國家的重要組成部分，其檔案的收集工作必須得到應有的重視和認可。所以，我們要融入以人為本、協調發展的理念，運用各種辦法和措施保證事業單位檔案材料的完整和齊全，在檔案中留下完整準確的歷史，使檔案更好地為事業單位甚至社會的改革和發展提供堅實的基礎。

參考文獻：

[1]王向明.檔案管理學原理[M].上海：上海大學出版社，2009，9：74.

[2]中華人民共和國國務院.事業單位登記管理暫行條例[Z].2004-06-27.

[3]王桂芬.高校檔案收集工作的問題及對策[J].紹興文理學院學報，2004年4月第11期

[4]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報，2011年第20期