關(guān)于博物館檔案整理工作的實踐與思考

李冰　崔卉　李霓

[摘 要]檔案工作對于單位各項工作的開展都有重要的借鑒意義和參考價值。本文以博物館正規(guī)化建設(shè)中，對博物館檔案整理的學(xué)習(xí)實踐工作為契機，對博物館檔案整理工作進(jìn)行一次拋磚引玉的探討。

[關(guān)鍵詞]博物館；檔案整理；規(guī)范化；心得體會

隨著近年來博物館事業(yè)的蓬勃發(fā)展，博物館各項工作的正規(guī)化建設(shè)也逐漸提上日程。博物館檔案是對博物館發(fā)展的記錄，對博物館又好又快發(fā)展有著極為重要的借鑒意義和指導(dǎo)價值。

一、對博物館檔案整理工作的認(rèn)識

博物館檔案整理是博物館檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，對博物館的發(fā)展有著極其重要的歷史紀(jì)念意義和實踐指導(dǎo)價值。

博物館在發(fā)展過程中積累了豐富的檔案資料，有些保管在博物館檔案部門，有些則分散于博物館各個科室，這些檔案資料是記錄博物館發(fā)展歷程的珍貴歷史資料。這些資料不僅對博物館各項工作開展有借鑒指導(dǎo)意義，更是博物館事業(yè)健康發(fā)展的堅實基礎(chǔ)。因此博物館檔案資料整理工作對博物館每個部門都十分重要。

二、博物館檔案整理步驟

1、收集。檔案收集工作重在平常，在日常工作中養(yǎng)成收集檔案的習(xí)慣。特別是重點工作和中心工作結(jié)束后，要有及時收集檔案資料的意識。

2、整理。博物館很多大型活動都是直接面向社會，在整理過程中通知、策劃書、應(yīng)急預(yù)案、活動流程、人員安排、資金預(yù)算、相關(guān)文稿（海報、報名表、主持詞、發(fā)言稿、節(jié)目單等）、總結(jié)、新聞報道這9類進(jìn)行全面、有序的資料收集工作，就會保證大型活動檔案的齊全完整，推而廣之，逐漸形成一整套有參考價值的檔案材料。

3、補遺。有些時候，活動整理中會發(fā)現(xiàn)某些資料的缺失，這就需要在整理過程中進(jìn)行重點步驟的補遺工作，如人員安排、總結(jié)、新聞報道等。這些或因保管不當(dāng)而缺失、或因時間緊迫而僅形成口頭資料、或者是缺乏事后整理搜集，在檔案整理時要盡可能的補全資料，方便以后的查閱。

4、歸檔。在補全資料后，就可以將成套系的資料進(jìn)行歸檔工作。按照一定的規(guī)則劃分資料歸屬，建立頁碼、編纂目錄，有序分冊。

5、裝訂。裝訂成冊的檔案應(yīng)為膠裝或線狀。在裝訂時要首先檢查去訂、并將過厚的檔案分冊、最后給裝訂好的檔案加上封皮。

三、檔案整理工作重點

為了更好的完成檔案資料的整理工作，筆者在整理過程中經(jīng)過實踐得出結(jié)論：按照以下四個步驟，逐步實行，就可以得到一套完整有序的檔案資料。

1、查疑補缺——準(zhǔn)確完整。在檔案資料收集過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)同一次活動幾個版本的資料，如草稿、修訂稿與印發(fā)稿之間的差別很有可能極小，這就需要整理人員結(jié)合實際發(fā)生的事件仔細(xì)?？保直娲_定最終歸檔文本。

2、內(nèi)外有別——類別劃分。檔案資料整理不僅要做到條縷清晰，更要做到經(jīng)緯明了，這就需要對檔案進(jìn)行科學(xué)的類別劃分，方便存放取閱。如按檔案對象可以分為：文件資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、計劃總結(jié)資料、活動資料等；活動資料按照參與人員不同可以分為館內(nèi)活動資料和館外活動資料等等。尤其需要注意的是，針對重點活動需要單獨列冊，如品牌活動、志愿者活動等等。

3、前后有序——邏輯順序。檔案資料在分別歸類之后，就要按照事件發(fā)生的時間順序有序進(jìn)行排列。在排列過程中，如果發(fā)現(xiàn)特別厚的資料可以按照半年、季度、月、甚至周、天的時間跨度進(jìn)行分類。在此過程中，如果發(fā)現(xiàn)有跨度的文件資料，按照發(fā)生的時間歸檔，并在下一跨度中注明，保證方便查閱。

4、提綱挈領(lǐng)——編纂目錄。為防止出錯，編纂目錄的工作應(yīng)在即將裝訂前進(jìn)行。同時，注意由于很多文件歸檔時，最后一頁是單面，在編排頁碼時，單面的空白頁也要算在頁碼范圍內(nèi)才不會出現(xiàn)頁碼出入。

四、心得體會

1、日常收集資料很重要。檔案整理工作是一件細(xì)致而又繁瑣的工作，為避免忙中出亂的狀況，必須在日常工作中建立檔案收集工作的意識，及時的收集、整理、補遺、歸檔。如果有良好的檔案收集工作習(xí)慣，檔案收集就只是順?biāo)浦?、事半功倍，而且，檔案資料收集工作就如同人的記憶一樣，越遠(yuǎn)的記憶越模糊，資料收集困難就會成倍的增加。所以，為了保證檔案資料整理工作的順利進(jìn)行，就要有一種在日常工作中收集資料的良好工作習(xí)慣。

2、“大事記”幫助歸檔不亂。大事記是記載單位、部門重要工作活動或所轄區(qū)域發(fā)生的重大事件的一種應(yīng)用性文體。作為一種公務(wù)類別的文書，大事記忠實地記載著一個部門、一定區(qū)域內(nèi)的重要工作、活動和重大事件，因此，它首先可以為本部門、本地區(qū)的工作總結(jié)、工作檢查、工作匯報、工作統(tǒng)計和上級機關(guān)掌握部門、單位情況提供系統(tǒng)的、全面性的材料；其次，大事記具有史料價值，可以起到錄以備查的作用。對檔案整理而言，日常記錄的大事記是一種及良好的主線材料。一本詳細(xì)、完整的大事記，不僅可以幫助確定事件發(fā)生的先后順序，更可以幫助查遺補缺，防止遺漏偏差。

3、按時間、分類別有序整理。整理檔案材料最終目的還是為了更好的利用檔案材料指導(dǎo)今后的工作。為了方便今后的取用，就需要按照一定的邏輯順序建立完整的檔案歸位順序。首先按發(fā)生時間劃分檔案的時間順序，其次，按類別劃分檔案空間順序，最后，兩者交疊，劃分檔案卷冊順序。

4、“其他”“備注”幫助查詢。檔案整理中要善于使用“其他”、“備注”等增補注釋性項目。這些增補注釋性項目的使用，不僅可以在以后萬一發(fā)現(xiàn)其他檔案后迅速歸檔，補充檔案資料，更可以簡單明了的查詢重大變化原因。

5、電子檔案的優(yōu)點與缺點。與以往的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有省空間、易存儲等特點，但也存在缺失紙質(zhì)檔案唯一性、穩(wěn)定性、歷史性等特性的方面。因此，在整理檔案過程中，要及時進(jìn)行電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化處理，同時，積極使用多臺電腦、移動硬盤等設(shè)備備份電子文本檔案，防止電腦崩潰或病毒干擾導(dǎo)致的電子文本缺失。

當(dāng)今信息時代，信息對社會進(jìn)步所起到的重要作用日益凸顯。檔案可以說是一種重要的信息資源，博物館所建立和保存的檔案資料，更可以說是一種文化財富。為此，博物館更應(yīng)該真正重視起這項工作，管理和研究這些文化財富，充分發(fā)揮它的作用，讓博物館各項工作不斷前進(jìn)，得到更好的發(fā)展。

參考書目：

（1）徐彥，戈秀萍，何柳.文書工作與檔案管理[M].大連：東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2012.

（2）楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社.2004.

（3）張翠翠.做好檔案收集工作之我見[J]。黑龍江檔案：2013（3）：102.