淺析事業單位人事檔案的用途

姜安民

[摘 要]事業單位人事檔案是將單位員工的身份、學歷、經歷、社會經驗、社會勞動保障等進行集中記錄的一份信息資料，該檔案具有法律效力，是記載個人人生軌跡的重要依據。事業單位人事檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是事業單位員工在實踐活動與工作中的真實記錄。該檔案可以讓單位領導了解員工的真實情況，促進事業單位良好的發展，在事業單位中占有非常重要的地位。

[關鍵詞]事業單位；人事檔案；用途；作用；特點；研究

人事檔案是人事與勞動管理部門根據人事工作需要，將個人的基本信息進行記錄并保存起來，反映個人的精力、工作成績、德才情況等多方面的一份資料文獻。事業單位的人事檔案也就是事業單位工作人員的基本信息。然而這一類檔案有何用途呢？本文就此進行全面分析，以供參考。

一、事業單位人事檔案的特點

1、全面性。事業單位的人事檔案主要指記載單位員工的工作情況、獎懲情況、工資情況等方面的文件。可以說，人事檔案記錄著員工的個人發展以及思想發展，通過該檔案我們可以了解員工的詳細情況，是員工個人信息與資料的儲存庫。

2、現實性。只要員工在事業單位工作一天，單位領導就可根據個人的人事檔案來利用人才，并以此解決員工的工資問題。

3、真實性。事業單位的人事檔案在記錄信息的過程中必須要做到全面性，只有保證信息的全面性、客觀性與真實性，才能夠保證事業單位領導合理的用人，為事業單位的發展創造條件。

4、動態性。當事業單位人事檔案存檔之后并不是不能改變的，而是隨著員工的工作情況而不斷修改，是員工所有工作情況的真實反映。因此事業單位工作人員在管理人事檔案的過程中，必須要對員工工作的實際情況進行了解，然后將其記載到人事檔案中。另外，還需要將人事檔案進行打孔裝訂，這樣有利于管理人員對員工的情況進行詳細記載。

5、流動性。在事業單位發展過程中，管理者必須要將人事檔案與人事管理有機的結合起來，充分發揮人事檔案的作用。

6、機密性。人事檔案中所記載的內容涉及到員工的功勞與過錯等所有情況，絕不能夠向其他人透露，我國法律中有明確規定，絕不可擅自泄露員工的人事檔案信息，不可將其公布社會。

二、事業單位人事檔案的作用

事業單位人事檔案是事業單位中的重要組成部分，在事業單位管理工作中占有非常重要的地位。

1、人事檔案對事業單位的作用

從事業單位的角度來講，人事檔案的作用主要是為事業單位的人事部門提供依據。檔案是對個人所有情況的真實記錄，通過人事檔案可以很清楚的了解員工過去的工作情況，單位領導可以通過人事檔案做出決策，對員工進行全面管理。在當前的事業單位發展中，為了能夠充分發揮員工的才能，就需要領導通過檔案來全面了解員工，事業單位在用人的過程中，對于員工的任免、晉升、獎懲都需要歸入到檔案當中。因此在現代化社會發展中，事業單位在聘用員工的過程中往往需要將使用檔案，了解員工的情況，然后據此合理配置單位的人力資源。如今，自我國《新勞動合同法》實施以來，事業單位在聘用員工的過程中更加謹慎，這就更需要將人事檔案的作用充分發揮出來。

2、人事檔案對個人的作用

現如今，人們依然會將人事檔案作為自己的憑證與依據。由于人事檔案具有真實性與原始性的特點，其他材料根本不能夠降低代替，具有一定的法律效力。事業單位在選人、用人的過程中，一般都會利用人事檔案來了解個人的真實情況，如果沒有檔案，又是涉及到個人的切身利益根本無法解決。從個人的角度而言，人事檔案至關重要，當人們在就業、考驗、出國、社會保險及退休手續的辦理等方面時，人事檔案都發生著巨大的變化。

三、規范事業單位人事檔案管理工作，為現代化人力資源管理提供優質的服務

隨著信息化時代的到來，人事檔案是人力資源管理部門的重要組成部分，是其重要的憑證、依據，必須要受到人們的廣泛關注。因此在實際工作中，我們必須要有效提高人事檔案的管理水平，合理開發、利用人才，促進事業單位的全面發展。

1、采取有效的措施提高檔案管理人員的綜合素質。在現代化社會發展中，傳統的人事檔案管理模式已經無法滿足當前社會發展的需求，因此事業單位必須要在檔案管理部門引進高技能、高素質的人才，然后通過培訓等各種方式來提高檔案管理人員的綜合組織，從而適應當前社會的發展。首先，我們必須要通過培訓轉變檔案管理人員的思想觀念，將其被動服務轉變為主動服務；其次，通過加強各個部門的溝通，使檔案管理人員了解員工的情況，補充人事檔案信息，為單位領導的決策提供依據；再次，通過各種宣傳方式向檔案管理人員以及全體員工普及檔案知識，讓全體員工了解到人事檔案的重要性，這樣可以間接避免員工在工作中出現違法亂紀的現象。

2、建立健全合理的人事檔案管理制度。現代人力資源管理趨勢要求，人事檔案管理必須更加制度化、規范化。對于那些不適應新形勢、新情況的規章制度，必須進行改革、及時更新。要對檔案的內容、分類、檔案用品標準重新進行規范。在材料的收集上要做到及時、完整；在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規章制度。

3、加快人事檔案工作科學化、現代化進程。隨著時代的發展，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統，通過微機終端和系統互聯，可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務，更好地為單位各項事業的發展做出貢獻。

四、結束語

要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。

參考文獻：

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