醫院檔案信息化建設

吳瓊

[摘 要]隨著現代信息技術的不斷發展和醫院管理模式的改進，許多大型綜合性醫院開展了信息化建設，此舉不僅大大提高工作效率、降低工作成本更是適應社會信息化發展的必然要求。本文結合自己工作的實際情況重點探討醫院傳統檔案管理的不足之處及對檔案信息化建設的一些建議。

[關鍵詞]檔案；信息化建設；意義

面對信息技術的飛速發展，信息化正逐漸成為考量現代化管理水平的一個重要標準，信息技術作為現代信息管理的手段，變革著醫院的傳統經營和服務模式[1]。醫院檔案作為醫院信息資源的重要組成部分，其信息服務的作用日益突出。因此，加快檔案信息化建設是醫院檔案工作發展的必然趨勢和工作重點，是提高醫院現代化管理水平的重要途徑。

1.醫院檔案信息化建設的內涵及意義

1.1醫院檔案信息化建設的內涵

檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。醫院檔案信息化建設以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規、標準規范、管理制度等為保障的信息化工作體系。

1.2醫院檔案信息化建設的意義

由檔案信息化建設的內涵得知，醫院的檔案信息化建設不僅包括醫院檔案信息資源的有序整理、網絡建設、數據庫建設、資源開發利用、人才隊伍建設，還包括工作的標準和法規的制定。當前醫院檔案信息化建設重在利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，對醫院檔案資源進行綜合管理、開發并提供利用[2]。

伴隨著醫院日常工作的開展，大量有關醫療、科研、黨政、基建、外事、財務等檔案形成，利用掃描儀、數碼相機等設備將檔案數字化并通過計算機網絡上傳至檔案管理系統，可以很方便地從中檢索出需要的檔案資料，這大大提高了工作效率；其次，在醫院內部實現檔案資源共享，查閱者通過網絡可以快速、便捷地查詢到所需要的檔案資料；第三，實行檔案信息化管理，通過對醫院檔案進行信息數據備份，有利于提高檔案保管的安全性。

2.目前醫院檔案管理工作存在的問題

2.1傳統檔案管理方式受空間局限性較大

傳統模式下的檔案資料多由紙質檔案構成，這就對庫房的存儲空間有一定要求，然而由于近年來歸檔材料的逐年遞增，且檔案庫房的空間有限，紙質檔案的保管受存放空間的限制影響越來越顯著，這一問題阻礙了檔案管理工作的有序開展。

2.2傳統檔案管理手段與信息化技術發展已不相適應

傳統的檔案管理從分類、排序到裝訂入盒都是由人工完成，消耗了大量的時間與人力，工作效率過低。且由于人工操作的隨意性和差錯率高，降低了檔案查找的準確率，容易出現查詢遺漏的情況，再次利用時需將檔案重新全部查找一邊，影響檔案的利用效率。

2.3傳統檔案管理增加檔案保管成本

涉及不同內容不同種類的醫院檔案都有各自的保存期限，根據規定，超過保存期限是需要進行銷毀的，但受到傳統檔案管理方式的制約，很難較完整準確地統計出需要銷毀的檔案數量，且鑒定工作比較繁瑣困難，這樣容易造成檔案資源的浪費，增加檔案保管工作的成本。

2.4檔案管理人員的專業素養欠缺

檔案管理工作者相當部分都不是專業的檔案管理人員，大多數對檔案手工操作比較熟悉，但是對信息技術的應用管理比較陌生，因此給檔案信息化建設帶來了一定的阻礙。

3.醫院檔案信息化建設的實施意見

3.1思想上要重視檔案信息化建設

重視對檔案信息化的建設是做好檔案管理工作的前提和基礎。只有摒棄舊的思想，改變傳統的檔案管理模式，適應現代信息技術的不斷發展，明確醫院檔案管理信息化的發展目標并認真落實，才能做好檔案的信息化建設。

3.2加強檔案信息化的設施建設

檔案信息化建設需要配備完善的基礎設施和軟硬件設備。良好的硬件設施是醫院開展檔案信息化建設的物質基礎。首先，配備一定數量的計算機是必不可少的。其次，需要有較大容量的服務器來支持檔案信息化處理，從而提高檔案信息化水平。有了基礎設施才能開展信息資源建設和應用系統建設，因此需要具備一個完善的檔案管理系統軟件，將經過信息化處理的檔案資料上傳至該軟件。此外，做好檔案管理部門與其他部門之間的檔案信息局域網建設，實現資源的信息共享，提高工作效率。

3.3提高檔案管理人員的業務水平

轉變檔案管理人員陳舊的管理思想和服務模式，重視檔案工作人員業務知識的培養，為檔案工作者提供良好的學習條件，安排他們接受有關計算機技術、網絡技術、信息管理技術及現代管理技術等知識的培訓，提升檔案管理人員應用現代化信息技術的能力。

3.4建立檔案信息化建設的相關規章制度，健全信息化標準體系

在檔案信息化建設過程中，醫院要制定符合實際的管理規章制度，有效保障醫院檔案信息化建設順利有序地開展。不斷健全檔案信息化標準體系建設，加快制定電子檔案管理、電子檔案備份、檔案信息公開和網絡維護等方面的規章制度。使得檔案信息化建設得到有效的制度保護和長足發展。

醫院檔案的信息化建設是實現醫院現代化管理的重要組成部分，每一位從事檔案管理的工作人員都有責任為完善醫院檔案信息化建設做出努力。轉變傳統思維，提高創新意識，科學合理地進行檔案信息化建設，使醫院檔案工作更好地服務于醫院各個部門。

參考文獻：

[1]趙明娟.《檔案信息化建設在醫院現代信息管理中的重要性》[J]，中國醫院管理2009，08.

[2]徐紅蕾.《加強醫院檔案信息化建設的若干體會》[J]，浙江檔案2013，05.