人事檔案管理信息化建設的必要性策略研究

吳道國

[摘 要]加強人事檔案管理信息化建設是順應時代發展的要求，是保證檔案安全的重要策略，是提高檔案管理水平的重要方式，也是發揮檔案作用的重要手段。今后在實際工作中，需要采取相應的措施推動人事檔案管理信息化建設，堅持信息化建設思想、創造良好的建設氛圍、實現人事檔案一體化管理，并重視管理軟件的研究與開發，建立專業的人事檔案管理隊伍。

[關鍵詞]人事檔案管理；信息化建設；一體化管理；管理軟件

1.引言

人事檔案管理是每個單位不可忽視的一項重要策略。隨著信息技術的發展和進步，推動人事檔案管理的信息化建設成了一種趨勢，這樣不僅有利于確保檔案資料的完整性和安全性，還有利于檔案信息的查詢和資源共享，對提高整個人事檔案管理水平，充分發揮人事檔案的重要作用具有現實意義。下面將探討分析人事檔案管理信息化建設的必要性，并提出相應的建設策略，希望能夠為實際工作提供指導與參考。

2.人事檔案管理信息化建設的必要性

人事檔案管理信息化是隨著信息技術的發展而出現的趨勢，在現代社會，推動人事檔案管理信息化建設是十分必要的，具體體現在以下幾個方面。

2.1順應時代發展的要求。隨著信息技術的發展和進步，它在人們日常生活的運用越來越廣泛，在人事檔案管理的運用也不例外，這樣能夠更為有效的進行人事檔案管理，還能夠推動管理工作的開放化、社會化進程，為人事檔案管理提供技術支持。因此，加強人事檔案管理信息化建設是時代的要求，是整個社會發展的趨勢，必須重視該項工作。

2.2保證檔案安全的策略。傳統紙質檔案資料的管理方式盡管能夠起到一定的作用，但不利于保證檔案資料的安全性，容易受到火災、水災、病蟲害的影響。并且一旦出現丟失或者燒毀現象，則無法恢復。而運用信息化管理手段，將人事檔案信息進行數字化處理，能夠確保人事檔案信息資料的安全，方便以后的查閱和使用。

2.3提高管理水平的方式。利用信息技術的支持，能夠將人事檔案信息資料進行數字化處理，有利于對檔案資料進行查閱和管理。同時也方便人事檔案信息資料的共享，推動人事檔案管理方式的不斷完善。還可以簡化工作流程，方便人事檔案信息的查詢，減少管理人員的工作量，加快人事檔案信息更新速度，節約資源，促進人事檔案管理水平的提高.

2.4發揮檔案作用的手段。在人事檔案管理過程中，通過運用信息化管理方式，對資料的查詢、更新、修改都可以在電腦上進行，有利于確保信息資料的完整性，使人事檔案更有價值，為單位考查工作人員的綜合情況提供相應的依據，從而促進檔案更好的發揮作用。

3.人事檔案管理信息化建設的策略

正因為加強人事檔案管理信息化建設具有上述重要作用，因而今后應該重視該項工作，采取相應的措施，推動信息化建設進程，具體來說，筆者認為可以采取以下策略。

3.1堅持運用信息化建設的思想。在人事檔案信息化建設趨勢的影響下，檔案管理部門必須轉變傳統的思想觀念，堅持運用信息化建設的方針指導人事檔案管理工作。注重對信息化管理系統的開發和應用，管理人員應該具有創新思想，注重管理手段和方式的創新，注重對先進技術的應用；堅持從本單位的實際情況出發，在管理實踐中逐步提高對信息化技術的應用水平，堅持循序漸進原則，加強技術研究，完善管理內容和管理系統，對存在的問題及時采取措施改進，推動人事檔案信息化建設的步伐。

3.2創造良好的信息化建設氛圍。完善管理規章制度，健全獎懲激勵機制，引進高素質的管理人員，營造良好的工作氛圍，調動廣大工作人員的積極性和主動性，掌握相應的技術措施。同時注重對管理人員的培訓，提升他們的管理技能，推動信息化建設的順利進行。

3.3實現人事檔案的一體化管理。推進信息化建設的過程中，需要重視對整個過程的管理，對人事檔案信息進行數字化，進行存儲和備份，確保檔案信息資料的安全，做好對檔案信息的備份與管理，運用科學的管理手段加強電子檔案管理水平。同時，要重視利用信息技術加強人事檔案整個過程的管理，包括建檔、歸檔、查詢、借閱、盤點、處理、轉出等程序，實現對檔案信息接收、傳送、傳輸、使用的一體化管理方式，提高檔案管理工作水平，促進人事檔案作用的充分發揮。

3.4重視管理軟件的研究與開發。人事檔案管理信息化建設必須以信息化平臺為依托，將其作為管理的操作平臺。因此，管理人員和技術人員需要加強研究工作，重視對管理軟件的研究與開發，為信息化管理的順利推進創造良好的條件。同時注重對管理軟件的更新，不斷完善管理系統。加強數據庫建設工作，做好檔案信息資料的存儲，為查閱和調取提供方便。另外還要加強數據庫的安全水平，建立完善的安全管理制度，采用相應的安全技術，提高檔案信息服務水平，不斷促進人事檔案管理水平的提高。

3.5建立專業人事檔案管理隊伍。注重對高素質管理人員的引進工作，加強管理隊伍建設，人事檔案管理人員不僅需要掌握管理程序和規章制度，還應該熟練的掌握管理技術的應用，能夠勝任信息化建設的節能要求。同時，單位要注重對管理人員的培訓，不斷提高管理人員的專業技術水平和業務素質，通過訪問、進修、學習等方式學習先進的管理理念和管理技術，推動信息化建設進程。同時，管理人員還需要嚴格遵循相關法律法規的規定，樹立良好的職業道德，避免出現弄虛作假的現象發生，推動人事檔案信息化建設的順利進行，提高人事檔案管理水平。

4.結束語

綜上所述，加強人事檔案管理信息化建設具有重要的作用，今后在實際工作中，應該以信息化建設為指導方針，并采取相應的措施，推動人事檔案管理信息化建設進程，確保檔案信息資料的完整和安全，使其在實際工作中更好的發揮作用。

參考文獻：

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[2]李雪波.淺談人事檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2014（1）