人事檔案信息化管理系統的應用及改進

劉洋

[摘 要]人事檔案信息管理系統管理技術主要包括安全保密技術、網絡技術、計算機數據庫技術。人事檔案的信息化管理可以使檔案管理工作具有成本低、壽命長、保密性好、存儲量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優點。本文主要闡述了人事檔案信息化管理系統的應用，并針對應用過程存在的問題提出了改進措施。

[關鍵詞]人事檔案；信息化管理系統；應用

人事檔案信息管理系統管理技術主要包括安全保密技術、網絡技術、計算機數據庫技術。人事檔案的信息化管理可以使檔案管理工作具有成本低、壽命長、保密性好、存儲量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優點。這樣不僅對檔案管理效率有了很大的提高，而且還實現了檔案管理的規范化、科學化。本文主要闡述了人事檔案信息化管理系統的應用，并針對應用過程存在的問題提出了改進措施。

一、人事檔案信息化管理系統的應用

（一）人事檔案數據庫管理系統建設

人事檔案數據庫管理系統建設是檔案管理系統的基礎。只有認真建設好人事檔案數據庫才能進行人事檔案信息化建設。檔案數據庫包括檔案材料的發文、收文、統計、刪除、復制、查閱、借用、轉出、接收等活動的登記和執行。人事檔案管理系統的系統管理員可以對檔案數據進行日常的備份、維護、管理工作。人事檔案數據庫管理系統是將業務管理、數據管理融合到一個工作平臺，從而從根本上改變了人才信息資源的服務方式、管理方式、儲存方式。

（二）認真做好人事檔案材料的收集工作

檔案材料的收集工作對于檔案工作是非常重要的，要認真全面地收集需要歸檔的材料。人事檔案室應當建立登記、催要、遞交、聯系制度，并且要認真做好進一步完善工作。將收集到的材料的接收人、送交人、姓名、時間、名稱等項錄入數據庫，做到檔案材料的接收工作更加科學有序、管理規范。為了避免數據的錄入錯誤，在大量錄入數據信息時，應當由專人進行負責。

（三）人事檔案信息分類數據庫的建立

1、建立人事檔案分類數據庫的意義

人事檔案分類信息數據庫的建立是一項非常重要的基礎工作，也是信息化系統的核心部分，數據庫集中了人事、組織部門需要的全部數據。數據庫建立好以后，數據可以重復利用，這樣數據的利用率得到了提高，減少了數據的冗余，避免了重復數據的存儲，是一個功能比較完善，結構更加合理，人才信息可以共享的資源庫。

2、數字化檔案

對于一些個人檔案中比較重要的紙質材料，可以進行數字化處理形成檔案，這樣就有利于材料的完整保存，便于利用計算機進行查閱。實行數字化檔案，很少接觸檔案原件的，只是在信息的錄入時會用到原始檔案，這樣對檔案的壽命有延長作用。檔案的利用者和工作人員可以很方便地通過計算機網絡對檔案信息進行查閱，但是人事檔案也應當注意保密性問題，因此需要對不同分類信息進行相應的密級設置，不同的用戶權限級別可以查看相應的人事檔案信息。

3、電子檔案

近年來，我國已基本全面實施電子政務，這樣在人事檔案中也就形成了各種各樣的多媒體文件、電子文檔、電子表格等電子檔案。

4、檔案室工作人員編制的一些數據

檔案室工作人員編制的一些數據，例如終身碼、養老保險、公積金、醫療保險、年度考核、工資、入黨團、職務、學歷、參加工作時間、出生年月、性別、職工姓名等信息。根據職工的編號錄入人事檔案數據庫系統，利用該數據庫對人事信息的檢索非常方便，為單位的領導層的科學決策和管理提供了確切、快速的信息。

（四）人事檔案信息網絡化安全保密技術

人事檔案信息由于涉及個人一些機密，因此對于安全保密設計工作要做好。數據庫管理系統應當采用數字簽名機制，保證接受信息的確定性和真實性。為了更好地管理用戶訪問數據庫的用戶，可以采用用戶審計和防火墻技術功能。為了保證信息在傳輸的過程中不被修改和竊聽，就需要對信息進行加密處理，從而保證了信息的安全性。

二、人事檔案信息化管理系統的改進

（一）應當實現人事檔案信息的動態管理

人事檔案信息化管理系統不但要對當前的人事檔案信息進行管理，要對能夠對人員的培訓情況、學歷、工作履歷、職務變動等數據進行動態管理，使人力資源管理更加科學有效，使管理的信息由平面向立體轉變。

（二）應當實現內部與外部的數據共享，做到數據聯動管理

應當通過硬件的支持實現內部和外部的數據的共享，通過職務變動管理、職稱變動管理、學歷變動管理能夠同時將人員檔案卡片的一些個人信息進行自動的更新，做到實時提示，并聯動到相應的卡片中，這樣就有效地避免了重復維護人員數據信息。

（三）實現方便的報表和智能化辦公管理

可以將各種可能用到的統計表格式和各種報表固化到軟件中去，達到一鍵可以生成統計結果，既增加了數據的準確性，同時也對繁瑣的統計過程進行了優化，確保了統計靈活快捷，統計結果可以共享。

人事檔案信息化管理系統不僅是一個很好的工作平臺，而且還是一個方便交流的平臺，從而使人事檔案管理實現了智能化辦公管理。

（四）加強批量數據的處理能力

要加強批量數據的處理能力，例如對于大量數據的備份，大數據量的修改工作目前的人事檔案管理系統還不易實現，還存在網絡速度慢的現象。目前的系統對多斷網、防火墻等問題的解決還不是很方便，對網絡底層協議有較大的依賴性。

參考文獻：

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