淺議事業單位檔案管理有效途徑

李茹

[摘 要]事業單位作為我國政府機關單位，為我國社會公益服務業務做出了巨大貢獻。由于事業單位的日常業務關系著廣大群眾的切身利益，其所掌握的檔案信息也是非常重要的，可以說，事業單位所開展的業務大多數都是檔案的基礎上完成的。因此加強檔案管理，提高事業單位檔案管理水平就顯得很有必要。現本文就通過分析事業單位目前檔案管理中存在的問題和不足，來探討其有效途徑，提出相關建議，以供參考。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；有效途徑；制度建設

作為一項基礎性工作，檔案管理在企事業單位的日常工作中都發揮著重要作用，尤其是在事業單位中，檔案管理更是所有工作得以順利開展的必要條件。并且在事業單位中，其所要管理的檔案是具有政策性和一定機密性的，對其檔案管理工作的專業水平要求更高。但是目前我國的事業單位在進行檔案管理時還存在一定的不足，檔案管理工作的有效性較低，因此研究檔案管理的有效途徑就成為了當前事業單位檔案管理改革的工作重心。以下筆者結合自己的檔案管理經驗，來談談如何提高事業單位的檔案管理水平。

1、當前事業單位檔案管理的現狀

檔案管理一直以來都是事業單位日常工作中的主要工作內容，但是受傳統檔案管理工作理念的影響，很多檔案管理工作者對于檔案管理的重要性并沒有一個正確的認識，往往存在著檔案管理就是文件看管這樣的一個思想誤區，從而沒有從思想上加強檔案管理工作。在此思想理念的影響下，事業單位的檔案管理制度建設不夠健全，檔案材料的制作和保管不夠規范，管理人員調動較為頻繁，業務素質和專業技能水平都相對較低。再加上管理設施不夠完善，更是給檔案文件的有效管理帶來較大難度。另外，在信息時代下，事業單位的很多檔案都需要以電子版來保存，這就對事業單位的檔案管理信息化發展提出一定要求。但是目前部分事業單位在檔案管理信息化建設方面還不夠重視，軟硬件設施都沒有配備齊全，檔案管理人員對先進信息知識的掌握水平較低，無法熟練應用檔案管理的相關系統或軟件，工作效率很低。這些問題，都在很大程度上影響了事業單位的檔案管理有效性，不利于事業單位更好的為社會公眾服務，必須要積極進行檔案管理改革，以最大程度的發揮事業單位的社會服務職能。

2、事業單位檔案管理的有效途徑

基于上述事業單位檔案管理的現狀，我們可以認識到，就社會的發展需要而言，當前的事業單位檔案管理工作水平還有待進一步提高。在此筆者結合自己的工作經驗，提出了幾點事業單位檔案管理的有效途徑，具體如下所示：

2.1健全檔案管理制度。檔案管理制度的健全在于規章制度的建設，制度建設要合理、可操作性強。一方面要加大對檔案管理工作重要意義的宣傳，使干部和職工主動配合檔案材料的搜集和整理工作；另一方面要加大資金力度投入到檔案管理的現代化工作，在單位的資金預算中納入檔案管理設施的現代化，年底再對工作進行考核；領導的重視，領導的重視不僅表現在對檔案設施的完善方面，也表現在對檔案管理工作的督查考核方面，單位主管檔案建設的領導應該定期對檔案工作的開展進行指導和考察；第三方面是檔案館的建設，通過每年的經費預算對檔案館的硬件設施進行定期的升級和維護。

2.2加強檔案管理的標準化建設。檔案信息的交換、檔案數據的共享和傳遞等都依賴于統一的標準進行規范，因此制定各類檔案管理標準形成體系是確保檔案管理現代化工作得到實施的先決條件。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

2.3建設檔案信息化管理工作。做好檔案的信息化管理工作是現代檔案管理工作的需要，在配置檔案信息化管理設備的同時也應該要對員工進行信息化管理的培訓，培訓內容包括光盤、縮微、聲像等先進的檔案管理技術。在這方面，國外的一些國家在檔案信息化管理已趨于成熟。為了順利的實現檔案現代化管理，我們可根據本單位的需要，借鑒其先進的管理方法和經驗。當今社會，事業單位檔案管理正面臨著新的機遇和挑戰，加快檔案現代化管理進程，不僅能夠有效地發揮檔案的利用工作，還能適應信息社會發展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項業務工作和社會服務。

2.4不斷提高檔案管理隊伍的業務素質。在事業單位的檔案管理工作中，檔案管理人員是唯一的主觀因素，決定著檔案管理的效率和質量。因此要想提高檔案管理水平，就必須要重視人員培訓，積極引進專業的檔案管理人才，不但要提高檔案管理人員的業務能力，還要提高其思想覺悟和現代信息化技術。這是因為檔案管理是一種專業性較強的工作，并且事業單位的特殊性又決定了其檔案管理人員要具有一定的思想政治覺悟。而現如今電子檔案越來越多，對檔案管理人員的信息技術能力要求也就更高。只有打造出一支先進高素質檔案管理隊伍，才能真正提高檔案管理水平。

2.5加強檔案管理的保密工作。一般來講，事業單位所接觸到的檔案都是具有一定機密性的，因此在管理工作中要注意做好檔案管理的保密性工作。尤其是保管檔案和保密檔案這兩種類型的檔案，更需要做好檔案保密工作。并且保密檔案的保密等級也存在一定差異，在保管時要根據其密級大小來分別采取不同的保密管理措施。針對一些特殊的，涉及國家安全或利益的重要文件，還要實施嚴格的防盜管理，并由專門的設施和管理人員對其保管，并做好安保工作。

3、結束語

總之，在當前的事業單位檔案管理工作中，現有的檔案隊伍現狀、檔案管理設施現狀、檔案管理制度現狀等都還有待完善和加強。筆者結合自己的檔案管理經驗和事業單位檔案文件的特點，提出了幾點提高檔案管理水平的途徑建議，希望能夠為相關人士提供一些參考。

參考文獻：

[1]趙春園.淺談如何加強事業單位檔案管理信息化建設工作[J].珠江水運.2010（14）

[2]張麗，王耀輝.淺談新時期的檔案管理工作[J].科學之友.2011（08）