歸檔文件整理實(shí)踐之我見(jiàn)

安勝男

[摘 要]傳統(tǒng)的文件整理比較繁瑣，程序復(fù)雜，難度大。已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，因此，歸檔文件整理需要尋找全新的突破。2001年我國(guó)開(kāi)始實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》，給檔案文書整理工作帶來(lái)了巨大的飛躍。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，淺談檔案整理實(shí)踐中的個(gè)人體會(huì)，希望能夠?yàn)閺V大同仁提供給借鑒。

[關(guān)鍵詞]歸檔文件；實(shí)踐；整理方法；整理方案

隨著時(shí)代的發(fā)展，歸檔文件整理也在不斷的自我完善和發(fā)展以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。歸檔文件整理是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的活動(dòng)，人們對(duì)實(shí)踐的態(tài)度和方法直接影響著實(shí)踐的效率和結(jié)果。如果歸檔文件整理遵循客觀規(guī)律、發(fā)揮主動(dòng)性、有明確目標(biāo)則是真正意義上的歸檔文件整理實(shí)踐，相反，被動(dòng)、盲目、沒(méi)有目標(biāo)、機(jī)械教條則是沒(méi)有意義的歸檔文件實(shí)踐。

一、具體實(shí)踐與應(yīng)用

傳統(tǒng)的文書立卷工作繁瑣、難度大，為解決這個(gè)問(wèn)題，國(guó)家頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，以實(shí)現(xiàn)快速、便捷的工作程序和工作內(nèi)容為宗旨。《規(guī)則》的頒布從一定程度上解決了較多問(wèn)題，例如，一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)檔案部門被撤離，檔案管理人員也大幅度的減少，甚至還有許多單位將檔案管理崗位設(shè)置為臨時(shí)的。除此之外，檔案管理人員要身兼數(shù)職，除了歸檔管理文件還有肩負(fù)著其他重任，例如：擔(dān)任秘書、打字員、接待等工作，而傳統(tǒng)的檔案整理方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足以上需求。機(jī)關(guān)、單位為了適應(yīng)時(shí)代變化的趨勢(shì)，也都采用新的檔案整理方法，在歸檔文件整理實(shí)踐中，采用了文件簡(jiǎn)易分類、取消文件裝訂、文件張?zhí)栁矓?shù)相加和立厚卷等簡(jiǎn)潔明快的工作方法，這些方法節(jié)省了大量的整理實(shí)踐，原來(lái)需要2-3個(gè)月才可以完成，現(xiàn)在2-3周就可以完成，工作效率也大幅提高了，集中進(jìn)行歸檔文件整理的目標(biāo)也基本實(shí)現(xiàn)。《規(guī)則》的頒布改變了傳統(tǒng)文書立卷的工作方式，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

二、實(shí)踐中的優(yōu)點(diǎn)

簡(jiǎn)約歸檔文件整理實(shí)踐，節(jié)省了大量的人力、物力和時(shí)間，是歸檔文件整理實(shí)踐的巨大突破。傳統(tǒng)的文書立卷工作防范需要定線、扎邊，不僅工作繁瑣還容易避免拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或者不注意發(fā)生的文件合訂問(wèn)題。而簡(jiǎn)約分類方法，不僅解決了上述問(wèn)題，而且能夠更加節(jié)省時(shí)間、人力、物力，極大地方便了歸檔文件整理。過(guò)去，編寫文件張?zhí)栆彩羌荣M(fèi)時(shí)費(fèi)力又惱人的勞動(dòng)，現(xiàn)在，采用了文件尾號(hào)相加的辦法，變成了省時(shí)省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁(yè)總數(shù)相加，即是該份文件張數(shù)總和。收文是將文件末尾號(hào)加上辦文單即可。采用此種工作方法，可縮短編著文件賬號(hào)的時(shí)間，由過(guò)去兩周可以縮短至一至兩天。

三、完善歸檔文件整理方法

上文，我們細(xì)致的論述了傳統(tǒng)文書立卷和《規(guī)則》中要求的歸檔方法相比，《規(guī)則》凸顯出自身的優(yōu)點(diǎn)。它是在傳統(tǒng)歸檔文件整理基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)的，也會(huì)一次中重大的突破和變革。但是，我們也應(yīng)該清楚的認(rèn)識(shí)到新的工作方法屬于繼承和創(chuàng)新階段，因此，它的發(fā)展還不夠成熟，不夠系統(tǒng)。基于此，筆者認(rèn)為，我們不能完全拋棄就得工作方法，應(yīng)該是取舍相兼，讓傳統(tǒng)工作方法中的有點(diǎn)取代《規(guī)則》中還不夠完善的部分，進(jìn)而形成一種人性化、高效率的工作方式。

《規(guī)則》是的實(shí)行的確提高了檔案文件整理的效率，但是也暴漏出諸多問(wèn)題，筆者發(fā)現(xiàn)存在文件大流水編號(hào)、歸檔文件目錄、定期三分法等問(wèn)題，具體的來(lái)說(shuō)就是根據(jù)文件分?jǐn)?shù)，一年采用一個(gè)連貫的大流水編號(hào)，成千上百的文件按照編號(hào)被串聯(lián)在一起，這種大分量的文件串聯(lián)，容易出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)的錯(cuò)誤，導(dǎo)致遺漏的文件或后續(xù)需要添加的文件不能夠按照文件內(nèi)容的順序進(jìn)行編輯，只能夠在文件的最后進(jìn)行補(bǔ)充，導(dǎo)致文件歸檔不能夠按照類別、保管單位進(jìn)行編號(hào)，沒(méi)有建立內(nèi)部的系統(tǒng)規(guī)則。因此，筆者認(rèn)為，要想解決這些問(wèn)題，可以按照保管單位編寫?yīng)毩⒌奈募魉?hào)比較便捷，實(shí)行“全引目錄”的方式，就是編制“卷內(nèi)文件目錄”和“案卷目錄”，二者組合成為“全引目錄”，其中“案卷目錄”是指歸檔文件保管單位目錄。使用這種目錄的優(yōu)點(diǎn)是：以醒目的分類標(biāo)識(shí)和簡(jiǎn)單概要的文件主題詞而便于歸檔文件的手工查找利用。

為了進(jìn)一步保障歸檔文件整理的系統(tǒng)化，國(guó)家檔案局于2006年頒發(fā)了《機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，將歸檔文件保管期限分為永久性和定期性兩種分發(fā)，同時(shí)對(duì)定期文件的保存期限劃分為不同時(shí)間階段，分別為：10年、20年、30年三個(gè)期限，避免了部分定期文件由于具體期限劃分不明確給日后檔案鑒定帶來(lái)的麻煩，同時(shí)為“立厚卷”奠定了基礎(chǔ)。

《規(guī)則》的執(zhí)行要根據(jù)具體實(shí)際情況，切不可完全的照抄照搬，應(yīng)努力做到新舊方法相互融合補(bǔ)充優(yōu)化，最終以實(shí)現(xiàn)高效歸檔為主要目標(biāo)。

四、優(yōu)化歸檔文件整理方案

人們?cè)跉w檔文件整理實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)新與舊兩種方法的整合，是遵循客觀實(shí)際需要的實(shí)事求是精神，是為了更加突出新方法的合理性和實(shí)用性。而對(duì)于歸檔文件整理實(shí)踐具有更大意義之處，是在歸檔文件整理實(shí)踐中大膽嘗試改革，深化改革，才能使歸檔文件整理實(shí)踐具有自身特色，才能使得歸檔文件整理工作方案最終合乎于自身需要。

《規(guī)則》是對(duì)傳統(tǒng)文書立卷的重大變革，可是，它終究不會(huì)終結(jié)歸檔文件整理改革的步伐。從辯證唯物論觀點(diǎn)看問(wèn)題，任何既有的事物都不會(huì)是十全十美的，如果使它更加完美，必須進(jìn)一步改革。在實(shí)施《規(guī)則》過(guò)程中持續(xù)改革，可以使得本系統(tǒng)的工作方案日臻完善。職能簡(jiǎn)易分類方法，就是綜合機(jī)構(gòu)、問(wèn)題和職能三種分類方法，取其長(zhǎng)而避其短，優(yōu)化組合，從適應(yīng)中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)歸檔文件分類需要出發(fā)，經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐探索出的一種新的分類方法。這種分類方法因其具有簡(jiǎn)便快捷、簡(jiǎn)單易行特點(diǎn)，已經(jīng)在越來(lái)越多的中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)得到普及推廣。

參考文獻(xiàn)：

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