辦公自動化和網絡信息化建設規劃

摘 要：通過信息集成、過程優化、資源合理配置，實現管理水平和服務水平的不斷提高。在系統中體現優化后的業務流程，使業務操作規范高效，更好的保證工作質量。通過數據的信息化，運用計算模型處理，為管理和決策提供準確、實時的數據支持。

關鍵詞：網絡；存儲與計算環境；基礎應用與網絡應用平臺；各種應用系統

1 項目建設的背景

聯合國經濟社會理事會從1999年開始，連續兩年都把通過信息化改進發展中國家的政府組織、重組公共管理、最終實現信息資源的共享作為其工作重點。《中共中央關于國民經濟和社會發展第十個五年計劃綱要》又明確了“以信息化改造傳統產業”的主張。所以，我所的辦公自動化和網絡信息化建設是順應新形勢的需要。

2 存在的主要問題

2.1 信息共享程度低，信息孤島，重復勞動嚴重。我所各管理部門之間的信息不能互通、互用、互聯，形成了信息孤島；各種信息資源無法有效共享和交互，利用率低，重復維護信息率高，一致性和完整性難以保證，且未形成對科研多角度、多層次統一管理的信息化平臺。

2.2 缺乏用于科研人員之間進行協同工作、信息傳遞和共享的工作平臺。在科研項目研制過程中，缺乏一個協同工作平臺和項目信息共享環境，而該協同工作平臺和項目信息共享環境可對科研過程用到的基本資料和產生的文件進行有效版本的管理及其協同，以杜絕差、錯、漏、空。

2.3 缺乏用于管理人員對科研過程進行進度控制、質量跟蹤、資源調配和績效考核的管理平臺。在項目研制過程中，各級管理人員缺乏一個實用的系統對科研項目的運行進行監控和調度，不能及時有效地給領導的決策提供全局的信息支持，給領導的決策帶來錯誤的依據。

3 信息化建設的原則和工作目標

3.1 信息化建設的原則

（1）實用性原則：系統真正滿足辦公方式的需要，使業務逐步規范化，真正能增強管理能力、降低勞動強度、提高辦公效率。在保證系統性能并達到要求的前提下，盡量使系統投資最省。（2）安全性原則：信息處理和傳遞的任何環節如果出現漏洞，其損失將是巨大的，因此，系統的安全性是非常重要的一個原則。一要從軟件層次利用認證和加密等機制對此做好充分保證，二要通過我所的防火墻，對系統進行絕對的安全控制；系統任何數據和資料的流轉、調用等操作，都要通過嚴格的權限管理系統進行保證，而且系統的操作都是可追溯的。（3）可靠性原則：在信息處理與傳輸的各個環節，嚴格控制和區分用戶的權限，防止越權使用數據信息，保證對系統的總體絕對控制權。為了保證系統的不間斷運行和出現錯誤時能及時恢復并沒有數據丟失、系統崩潰等現象出現，系統采用UPS（后備電源）、磁盤陣列、備份等技術相結合的手段來實現。（4）易用性原則：系統設計以簡單、易用、實用為宗旨。系統的使用人員不需要經過復雜的培訓，即可方便、靈活地使用，做到真正的辦公方式自動化。（5）高效性原則：系統具有良好的性能、較高的處理效率，較快的運行速度，且配置和使用靈活。（6）先進規范原則：盡量采用先進而且成熟的計算機軟硬件技術，在采用Internet/Intranet和OA技術的同時，充分考慮系統的可伸縮性、可擴展性和可繼承性，使系統具有較高的技術含量和較長的生命周期。

3.2 信息化建設的工作目標

應用信息技術，支持我所的信息化戰略規劃與戰略目標。信息技術與現代管理技術相結合，通過信息集成、過程優化、資源合理配置，實現管理水平和服務水平的不斷提高。引進先進的管理理念和管理思想，適用的管理方法，對業務流程進行優化。在系統中體現優化后的業務流程，使業務操作規范高效，更好的保證工作質量。通過數據的信息化，運用計算模型處理，為管理和決策提供準確、實時的數據支持。

4 系統框架、主要工作內容和工作成果

4.1 系統框架

我所信息化建設的總體框架可分為三個層次：網絡、存儲與計算環境；基礎應用與網絡應用平臺；各種應用系統。底層網絡設施是基礎，數據存儲、高性能計算和數據庫系統提供底層應用服務，應用開發平臺和具體的應用系統提供應用開發環境與應用服務功能。

4.2 主要工作內容

辦公自動化和網絡信息化建設的主要工作內容是：將我所的主樓和輔樓實現聯網，在主樓四樓的中心機房配置核心交換機，其他樓層安裝樓層交換機，實現整個所內網絡互聯，在基礎網絡和其它一些配套設施建設的同時，建立一個我所服務型門戶網站，圍繞綜合辦公自動化管理系統、檔案管理系統、科技項目管理系統、人力資源管理系統等來開展我所的信息化項目建設。

4.3 網絡系統設計

（1）設計原則：開放性：實用性；先進性；可縮放性；可靠性；安全性；可管理性。（2）網絡技術選型：綜合考慮當前網絡技術的發展及研究所計算機網絡應用對計算機網絡系統的要求，在網絡設計中將采用快速以太網技術、虛擬局域網技術和三層交換技術來構建本所的計算機網絡系統。（3）網絡設備選型。根據我所的需求，依據以上設計原則和技術選型，及對各主要網絡產品廠商設備性能的綜合評估，選用華為3COM的產品和技術來做為我所計算機網絡系統設計的網絡解決方案。（4）網絡信息點分布情況及設備數量。信息點分布情況：我所的信息點分布在兩棟樓上，每棟樓四層。主樓與輔樓距離較近。中心機房設在主樓4層。（5）網絡結構總體說明。計算機網絡主干采用三層交換機，工作組級及接入層采用交換式快速以太網技術。信息網絡中心機房設在主樓4樓。核心交換設備采用華為3COM LS-7506R-AC-XG三層交換機。接入層交換設備采用華為3COM LS-3600-28P-SI配置終端接入端口。

4.4 主機、存儲備份系統及UPS不間斷電源選型

隨著信息化建設的不斷發展，如何建設一個合適的綜合信息服務平臺，在其上建立與集成適應單位信息化需求的功能強大、使用方便、易于管理、界面友好的各種應用，是單位信息化建設成功的關鍵。初步設想：網絡中心配備一臺數據庫服務器、二臺應用服務器，一臺防病毒服務器，一個磁盤陣列柜、一個磁帶機、一臺不間斷電源（UPS）。

隨著應用系統的應用，將產生大量數據，為了確保數據的安全，我們采用SUN架構，部署一套全光纖的存儲和備份系統，存儲設備采用HP MSA1000企業級磁盤陣列柜，存儲容量可以按照需求增加，同時這些數據也應實時備份到HP磁帶庫中去。

考慮到我省近幾年供電比較緊張，同時為了預防突發時件，我所應對重要的網絡設備提供不間斷供電，綜合考慮所有設備的功率和供電時間要求，我所選用山特20千瓦（三進單出）主機做供電方案的主機型。

4.5 信息安全保障體系

隨著網絡技術的普及和發展，網絡上承載的應用越來越多，應用越來越復雜，針對應用層的攻擊越來越多。當前的企業網絡正在面臨著Web濫用、病毒泛濫、黑客攻擊和來自于企業內部的安全威脅等安全問題。如何確保整個網絡處于有效的安全防護下，也是我所信息化建設的重點。

本次項目我所信息網出口處部署防火墻設備，核心交換機上部署入侵檢測設備，為了加強對網絡的控制和監控能力，部署一套安全審計系統（對網絡、終端、數據庫進行安全審計）。另外我所信息網應該能夠對網絡病毒形成有效的防御和查殺，需部署一套服務器版殺毒軟件。

4.6 應用系統設計

我所的信息化管理系統的建設主要圍繞著我所的實際需求展開的，其內容可以概括為：建立一個我所服務型門戶網站，完成所內辦公自動化管理系統、檔案管理系統、科技項目管理系統、人力資源管理系統等的建設。

4.6.1 辦公自動化管理系統

辦公自動化就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使我所內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為我所的管理和決策提供科學的依據。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。

4.6.2 檔案管理系統

該分系統主要為檔案等相關管理部門提供一個相關科研文檔、公文文檔、會議紀要文檔、圖書管理以及科技情報管理等方面的綜合信息管理工具。實現電子資料與實物檔案的統一管理，包括電子文檔和實物檔案的借閱申請審批流程，電子文檔的下載、實物檔案借閱和歸還，庫存、催歸等功能；并與協同辦公管理模塊集成，實現公文檔案的自動歸檔；為檔案管理人員提供各種檔案的統計及報表功能。

4.6.3 科研項目管理系統

本系統提供了科研項目的申請、立項、執行、驗收、成果申報及項目費用等的科研自動化和流程化管理。立項管理提供對科研項目的申請、審批及項目立項等管理；執行管理提供對科研項目執行過程中的階段管理、合同管理（如技術轉讓合同，技術開發合同等）、項目驗收等信息的維護查詢功能；成果申報管理提供對科研項目最終成果的申報、獲獎等信息的維護、查詢統計管理；經費管理提供對整體科研項目經費劃分、撥款、使用記錄的信息維護功能；具體項目經費的使用申請、審批、領用等過程管理；歸檔管理提供對科研項目的基本信息、立項信息、驗收信息、成果申報信息、經費領用信息的歸檔管理。

4.6.4 人力資源管理系統

該系統融合了現代人力資源管理的先進理念，為研究所人力資源管理提供了輔助管理和決策支持功能。系統涵蓋人力資源管理的各項業務，具體包括組織機構、人事管理、薪資與福利、考勤管理、出差管理、招聘管理、培訓與發展、績效評估等，為領導和人力資源管理部門提供強有力的日常管理、決策分析等功能。

4.7 工作成果

以先進、成熟的計算機技術和通信技術為主要手段，建立一個高質量、高效率的水利水電標準服務型門戶網站；建成一個覆蓋全所的智能化辦公自動化系統，提供所內信息交換平臺，實現所內辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化。

5 項目的組織實施

在項目實施方面，項目經理在制定項目計劃時必須對項目可能遇見的風險進行評估和預防。在項目進展中，項目經理應及時與工程管理部進行溝通，共同處理可能遇到的棘手的問題。在項目驗收后，將設立針對本項目的服務小組，負責本系統建成后的維護和與專業公司人員聯系，及時解決系統問題。項目領導小組協調各種資源，處理和決策重大事件和問題，保證項目的順利實施。

6 項目的經濟效益

6.1 充分利用信息技術、提高整體形象：通過建設辦公自動化系統，提高我所的整體辦公效率。

6.2 機制轉變、提高效率：傳統的辦事方式受到時間和空間的限制，而網絡化的服務方式幾乎不受時間和空間的限制，真正提供了一個隨時隨地為用戶服務的立體服務平臺。

6.3 信息共享、節約成本：在網絡上每個人都可以查閱已有的信息資源，使現有資源得到最大程度的利用，變大量的紙質文檔為電子文檔，便于內部的交流、保存和整理，也節約了大量公用紙張。

6.4 經濟效益方面：隨著系統的建設，信息化技術推動了工作效率的提高，節約了部門運營成本，乃至產生經濟效益。

作者簡介：陶冬梅（1967，10-），女，浙江省杭州市，現職稱：工程師，本科學歷，研究方向：信息化，辦公自動化。