試論信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理

文/劉 慧

數(shù)字檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)字檔案管理工作的有效開展可以使得檔案信息以新型的信息技術(shù)被儲(chǔ)存起來，并且能夠借助信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行傳輸，這樣不僅能夠給檔案管理工作者提供很大的便利，而且還可以使得人們查閱檔案信息的效率得到有效的增加。但是目前我國的數(shù)字檔案管理過程中依舊存在一系列問題，比如一些安全性問題等，這些問題的存在限制了數(shù)字檔案管理工作的開展。因此，需要對(duì)這些問題進(jìn)行探討，有針對(duì)性的提出改進(jìn)對(duì)策，幫助我國數(shù)字檔案管理工作做得更加到位。

一、數(shù)字檔案的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相對(duì)于數(shù)字檔案管理工作而言其過程是比較復(fù)雜的。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，對(duì)檔案室的環(huán)境要求是比較高的，一旦檔案室出現(xiàn)潮濕等情況，會(huì)導(dǎo)致很多紙質(zhì)檔案發(fā)霉、腐爛，導(dǎo)致一些重要檔案信息的丟失。但是使用現(xiàn)代化的數(shù)字檔案就可以有效地避免這些問題，主要就是因?yàn)閿?shù)字化檔案可以使用體積很小的硬盤來儲(chǔ)存檔案信息，體積如同指甲大小的硬盤就可以儲(chǔ)存幾百G甚至幾個(gè)T的數(shù)據(jù)容量，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了一個(gè)檔案室能夠儲(chǔ)存的檔案信息量，這在極大程度上降低了檔案管理的成本，而且對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索查詢時(shí)也比較方便。更為重要的就是可以對(duì)這些檔案信息進(jìn)行加密處理，使得檔案信息的安全性變得更高，減少數(shù)據(jù)丟失的可能。由此可見，數(shù)字檔案具有容量大、占據(jù)空間小、利用傳輸方便快捷等特點(diǎn)，這也是促進(jìn)了數(shù)字檔案管理快速發(fā)展的原因。

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，是很難滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求的。因此，本文主要對(duì)數(shù)字檔案的特點(diǎn)以及其存在的問題進(jìn)行了探討，分析了信息化背景下信息技術(shù)如何幫助和改進(jìn)檔案管理模式，更好地促進(jìn)數(shù)字檔案管理工作的有效開展

二、數(shù)字檔案管理存在的問題

雖然信息技術(shù)在數(shù)字檔案中的應(yīng)用是比較重要的，帶動(dòng)了數(shù)字檔案管理工作效率的提高，但是數(shù)字檔案在管理過程中也存在一系列問題，這些問題的存在導(dǎo)致數(shù)字檔案管理工作存在偏差。首先，數(shù)字檔案管理工作的安全性問題，因?yàn)闄n案信息存儲(chǔ)的介質(zhì)往往會(huì)受到外界磁場(chǎng)等介質(zhì)的影響和干擾，如果外界因素干擾較為嚴(yán)重，就會(huì)導(dǎo)致很多檔案信息丟失，就會(huì)對(duì)數(shù)字檔案管理工作帶來毀滅性打擊。與此同時(shí)，數(shù)字檔案本身就是與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合在一起的，互聯(lián)網(wǎng)本身也存在著不安全因素，因此接入互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理信息就有可能會(huì)受到黑客的攻擊，出現(xiàn)安全性問題。其次，數(shù)字檔案在使用過程中也會(huì)存在一些人為危害問題，如果人為危害發(fā)生，就可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息大量損失。人為危害主要分為兩類，第一類就是不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，不法分子往往會(huì)攻擊一些重要數(shù)據(jù)信息，一旦檔案信息被攻破，那么這些信息就會(huì)外泄，就給社會(huì)和檔案管理帶來不良影響；第二類就是檔案管理工作人員自身操作問題，有些檔案管理人員專業(yè)技能和水平不是很好，在其操作過程中會(huì)出現(xiàn)一些失誤，導(dǎo)致檔案信息安全存在問題。所以就要有針對(duì)性地對(duì)這些問題進(jìn)行研究解決，從而使得數(shù)字檔案管理工作能夠做得更加到位。

三、改進(jìn)數(shù)字檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)硬件設(shè)施的管理

在數(shù)字檔案管理工作中，最基本的就是要做好硬件設(shè)施管理工作，否則無法發(fā)揮出數(shù)字檔案管理的高效性。在信息化背景下，為了更好地改進(jìn)數(shù)字檔案管理工作，首先政府和檔案部門應(yīng)該投入大量資金來采購高質(zhì)量、高性能的硬件設(shè)施，對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行定期的系統(tǒng)檢驗(yàn)；其次數(shù)字檔案管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)要求做好檔案信息管理工作，定期對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)管理，確保硬件設(shè)施時(shí)刻處于高效工作狀態(tài)，避免硬件設(shè)施出現(xiàn)不穩(wěn)定情況，造成重要檔案信息丟失和損壞事情的發(fā)生，確保數(shù)字檔案管理工作正常有效地開展和運(yùn)行。

2.建立完善的管理制度

想要確保數(shù)字檔案管理工作的順利開展，需要在檔案管理部門建立完善的管理制度。首先要嚴(yán)格按照管理制度要求規(guī)范每一個(gè)檔案管理工作人員的工作內(nèi)容和工作模式，要求數(shù)字檔案管理人員熟悉工作流程，從而確保數(shù)字檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全。其次，為了進(jìn)一步提高數(shù)字檔案管理信息的安全性，檔案管理部門應(yīng)該采用先進(jìn)殺毒軟件和防護(hù)軟件，對(duì)可能存在的計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行高效處理，從而避免檔案信息丟失情況的發(fā)生。再次，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)做好數(shù)字檔案管理工作的督促檢查，將責(zé)任落實(shí)到數(shù)字檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，使得數(shù)字檔案管理工作更加規(guī)范有序。

3.滿足用戶的多元化需求

數(shù)字檔案管理人員應(yīng)該秉承“為人民服務(wù)”的工作態(tài)度和理念，積極主動(dòng)地做好數(shù)字檔案管理工作。就目前而言，人們對(duì)數(shù)字檔案管理工作的要求變得越來越高，檔案管理部門應(yīng)該承擔(dān)起滿足用戶多元化需求的責(zé)任，全方位地服務(wù)政府、企業(yè)和社會(huì)大眾。這就要求檔案管理工作人員既要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，根據(jù)用戶的實(shí)際需求，有針對(duì)性地創(chuàng)新檔案管理技術(shù)和檔案管理模式，為用戶提供更加專業(yè)化、人性化的服務(wù)。還要與用戶之間建立良好的溝通渠道，及時(shí)了解用戶需求，聆聽用戶意見，不斷改進(jìn)工作、努力提升數(shù)字檔案管理工作水平。綜上所述，做好數(shù)字檔案管理工作對(duì)檔案信息的安全存儲(chǔ)和快捷利用意義重大。它不僅降低了管理成本，而且提高了工作效率，因此，檔案管理部門應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)地做好數(shù)字檔案管理工作，推進(jìn)數(shù)字檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。