事業(yè)單位人事檔案管理的特點與要求

張杉杉

[摘 要]伴隨著事業(yè)單位改革的不斷推進，人事檔案工作歷經(jīng)不平凡的歷程。如今，作為事業(yè)單位改革見證的人事檔案，正重新萌發(fā)著生機與活力，將以全新的面貌展現(xiàn)在事業(yè)單位改革發(fā)展的舞臺上。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案管理；特點；要求

一、人事檔案在事業(yè)單位改革中的作用

在人事管理活動中形成記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)并以個人為單位結(jié)合起來的以備查考的人事檔案，是歷史地全面地了解一個人的必要手段，是確定和澄清個人有關(guān)問題以及進行正常的政治審查的憑證，也是研究和撰寫各類人物傳記與專業(yè)史的寶貴史料。人事檔案以其現(xiàn)實性、真實性和機密性著稱。在歷史上，特別是計劃經(jīng)濟時期，它曾為我國的社會主義建設(shè)起過重要的作用。自改革開放以來，我國在人事檔案管理方面做了一些努力，進行了一系列改革，并先后頒布了《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等一系列人事檔案管理文件，為人事檔案管理工作提供了組織上和法律上的保障。在事業(yè)單位改革進程中，人事檔案繼續(xù)發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，諸如轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具出國、考研等有關(guān)證明。它為人事、人才開發(fā)提供信息和數(shù)據(jù)，在發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才工作中起了不可替代的積極作用。在市場經(jīng)濟不斷完善的今天，它隨著事業(yè)單位改革的深化，經(jīng)歷著由不相適應(yīng)到基本適應(yīng)，由不完善到逐步完善的過程，并推動著事業(yè)單位改革的進一步發(fā)展。

二、事業(yè)單位的人事檔案管理工作有其特殊性

（一）人事檔案管理工作既具有一定的獨立性，又具有雙重的依附性

說其具有一定的獨立性，是因為人事管理工作是一項專門的工作，它有一套完整的理論、法規(guī)和方法，它有獨立的范圍、任務(wù)和程序，它有一支專門的管理人員隊伍，沒有任何工作可代替它。說人事檔案管理工作又具有雙重的依附性，是因為它既屬于人事工作的一部分，又屬于檔案工作的一部分。

（二）人事檔案管理工作既是一項政治性工作，又是一項專業(yè)性工作

人事檔案管理工作的政治性，首先表現(xiàn)在它與黨的政治路線、方針、政策有著密切的聯(lián)系。其次表現(xiàn)在人事檔案管理工作是一項政策性很強的工作。檔案信息的收集、鑒別、取舍、清理和利用等工作的開展，都是在一定的政策指導(dǎo)下進行的，它要求各級人事部門和檔案管理者必須高度重視、自覺搞好這項工作，使之有效地履行其政治使命。人事檔案是一項專業(yè)性的工作，這種專業(yè)性就體現(xiàn)在它具有獨立的對象即人事檔案。人事檔案產(chǎn)生于人事管理活動，有自己獨特的性質(zhì)和功能。根據(jù)人事檔案的特點所從事的人事檔案的科學(xué)管理，是人事檔案管理的一項重要的要求，這就決定了人事檔案管理工作具有很強的專業(yè)性。再次表現(xiàn)在人事檔案管理工作具有專門的工作方法，它要求按照一定的原則、方法和科學(xué)的程序，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保管好人事檔案，準(zhǔn)確、迅速、及時地開發(fā)人事檔案信息。

（三）事業(yè)單位檔案保存了社會活動的重要基本信息

事業(yè)單位主要包含科技、教育、文化和衛(wèi)生行業(yè)，是一個國家基礎(chǔ)而且重要的社會活動，而檔案是對這一切社會活動的記載。文化檔案可以為人們留下寶貴的精神財富，科研檔案是提高國家發(fā)展水平和競爭力的重要材料，教育和醫(yī)療衛(wèi)生檔案是提高國民素質(zhì)和健康水平的重要載體，這些檔案是整個國家和社會的寶貴財富。因此事業(yè)單位是我國的重要信息管理機構(gòu)，它雖然不是政府機構(gòu)，但是事業(yè)單位的檔案可以為國家各機關(guān)提供信息支持。事業(yè)單位檔案包括其從業(yè)人員的人事檔案，是維護單位與職工正當(dāng)權(quán)益的憑證，但人事檔案只是事業(yè)單位檔案的很小一部分，事業(yè)單位檔案主體主要是其從事各項工作所產(chǎn)生的公務(wù)記錄，其不僅是事業(yè)單位開展現(xiàn)有工作的必備材料，也是文化傳承、科技興國和依法治國的基石。因而檔案管理工作是每個事業(yè)單位的一項重要的、不可或缺的基礎(chǔ)性工作。

（四）人事檔案管理工作既是一項服務(wù)性工作，又是一項保密性的工作

人事檔案管理工作的根本目的就是為人事工作和其他有關(guān)工作服務(wù)。人事檔案管理工作的服務(wù)性是它賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。人事檔案管理工作的保密性是由人事檔案的機密性所決定的。人事檔案記載著人的政治、業(yè)務(wù)、學(xué)術(shù)的經(jīng)歷和活動.它從側(cè)面反映了我們黨和國家及各級組織單位的各項工作的活動情況，這些情況大都是需要保密的，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部、著名科學(xué)家等。因此，人事檔案的內(nèi)容必須對外保密。

如上所述，這些方面的性質(zhì)、特點互相聯(lián)系，互相依存，互相制約，組成一個統(tǒng)一的有機整體。它是處理人事檔案管理工作的依據(jù)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的要求

（一）人事檔案管理工作必須堅持為人事工作、為改革開放和構(gòu)建社會主義和諧社會服務(wù)這個總的政治方向和原則，并把這一基本原則貫穿到人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中去。

（二）必須維護人事檔案的真實性和完整性。真實性是完整性的基礎(chǔ)，但真實性離不開完整性。只有既維護人事檔案的真實性，又維護人事檔案的完整性，才能使人事檔案完成其為全面地、歷史地了解人提供可靠依據(jù)的使命。

（三）必須實行人事檔案管理的集中統(tǒng)一。人事檔案必須統(tǒng)一由人事部門管理。流動人員檔案的管理必須在組織、人事部門批準(zhǔn)認(rèn)可的人才市場統(tǒng)一管理，任何個人不得保存人事檔案材料。

（四）必須嚴(yán)守人事檔案機密。人事檔案記載著各種人員的歷史和現(xiàn)實的各方面的情況，有的從某一側(cè)面反映國家機密，有的屬于個人的隱私，因此，要求人事檔案管理工作者嚴(yán)守人事檔案機密，嚴(yán)格執(zhí)行和遵守保密制度，維護人事檔案的安全。

（五）人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，必須加強人事檔案的科學(xué)研究工作，提高管理水平。

總之，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理關(guān)系著事業(yè)單位的穩(wěn)步、健康發(fā)展，所以，事業(yè)單位應(yīng)該從各個方面出發(fā)，尋找出適合其單位實際情況的檔案管理方法，才能夠在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進單位發(fā)展，達到有效服務(wù)于社會的目的。

參考文獻：

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