高校檔案信息化建設(shè)的問題分析及對(duì)策研究

[摘 要]隨著信息化的發(fā)展，高校的檔案建設(shè)逐漸向著信息化的方向發(fā)展，雖然檔案信息化建設(shè)可以提高對(duì)信息資源的利用，為檔案管理工作提供了一定的便利，但高校檔案信息化的建設(shè)過程中還存在一定的不足之處，本文主要對(duì)這一系列的問題進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的措施對(duì)檔案管理的信息化進(jìn)行完善。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；信息化建設(shè)；問題

高校檔案簡(jiǎn)單的說(shuō)就是對(duì)高校的教育活動(dòng)的記錄與保存工作，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與信息化的進(jìn)步，信息化在各行各業(yè)中的應(yīng)用逐漸深入，所以對(duì)高校的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，已經(jīng)是其發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化的檔案管理不僅可以提高校園檔案管理的水平，也是促進(jìn)校園信息化、智能化發(fā)展的動(dòng)力。

一、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理的主要構(gòu)成，所以檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案管理的質(zhì)量。但目前階段，我國(guó)的高校檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低，很多管理人員都是由傳統(tǒng)方式過渡到現(xiàn)代的信息化管理，其自身的專業(yè)素質(zhì)與信息化技術(shù)水平較差，對(duì)新技術(shù)的接受能力也相對(duì)較慢，同時(shí)由于管理人員的年齡偏大，所以思想觀念相對(duì)較為落后，這一系列的問題都在一定程度上阻礙了信息化的發(fā)展，使高校信息化的管理沒有真正的實(shí)現(xiàn)信息化，而是延用了傳統(tǒng)的管理方式，限制了高校檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

現(xiàn)階段，我國(guó)的大部分高校檔案管理依然是通過人工方式進(jìn)行管理，這主要就是由于信息化設(shè)備的不完善，例如，在很多高校沒有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)檔案，這也就無(wú)法開展檔案信息化管理的工作。出現(xiàn)這類問題的主要原因就是由于經(jīng)費(fèi)的投資不足，國(guó)家雖然對(duì)教育上投入了大量的資金，但多數(shù)用于科研教育上，很少有用于檔案信息化建設(shè)的，這也就導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)備的不完善，進(jìn)而阻礙了高校的檔案信息化建設(shè)。

（三）認(rèn)識(shí)不全面

相關(guān)的教育部門與高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)存在一定程度的偏差，這也就導(dǎo)致對(duì)信息化的檔案建設(shè)沒有足夠的重視。首先就是沒有相應(yīng)的發(fā)展目標(biāo)，也正是由于對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)偏差，導(dǎo)致各大高校在對(duì)檔案信息化建設(shè)的過程中沒有明確的目標(biāo)與合理的規(guī)劃，使檔案管理工作無(wú)法進(jìn)行；其次就是信息化的設(shè)備相對(duì)較為落后，而檔案信息化建設(shè)的主要工具就是計(jì)算機(jī)，由于認(rèn)識(shí)的不足，所以相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)備的更新不進(jìn)行重視，這也就無(wú)法達(dá)到檔案信息化管理的要求，難以進(jìn)行實(shí)施工作。

（四）信息化的安全問題

隨著高校檔案管理信息化的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全問題也受到關(guān)注，由于網(wǎng)絡(luò)在使用的過程中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，所以檔案管理的信息化也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。首先就是計(jì)算機(jī)的病毒問題，有惡意進(jìn)行病毒植入，也有使用不當(dāng)所產(chǎn)生的病毒，這對(duì)信息的完善與安全都有著直接的影響；其次就是黑客的存在，黑客問題較為常見，有很多黑客通過惡意的入侵來(lái)獲取信息資源，也有的是對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行破壞，以此來(lái)盜取或者破壞信息資料，這對(duì)檔案的管理都存在一定的安全隱患；最后就是操作上的失誤，有很多檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)并不熟練，也可以說(shuō)是對(duì)檔案管理的信息化技術(shù)不熟練，這也就造成操作上的失誤，進(jìn)而引發(fā)信息化的安全事故等。

二、對(duì)高校檔案信息化建設(shè)問題的解決措施

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)

由于檔案信息化的建立與檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著直接的影響，所以想要保障檔案管理工作的正常進(jìn)行，就應(yīng)該加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，以此來(lái)提高管理人員綜合素質(zhì)，從根本上促進(jìn)檔案信息化的構(gòu)建。首先，定期對(duì)檔案的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其自身的思想品質(zhì)工作，并不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)水平；其次就是加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，以此來(lái)端正工作人員的態(tài)度，促使其主動(dòng)的投入到檔案信息化建設(shè)中；最后就是要加強(qiáng)新型計(jì)算機(jī)人才的引入，加大招聘力度，以此來(lái)為高校檔案信息化管理注入新鮮血液，提高檔案管理隊(duì)伍的總體建設(shè)。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視

檔案信息化的重點(diǎn)就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，才能從根本上支持與重視檔案信息化建設(shè)工作，并在工作的過程中想辦法拉入投資，不斷對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行完善，并對(duì)信息化建設(shè)的過程中存在的問題進(jìn)行改善。同時(shí)，在高校開展檔案信息化建設(shè)就應(yīng)該對(duì)檔案信息化進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，這就要求國(guó)家加強(qiáng)對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)的教育，使其充分的了解到檔案信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)校園發(fā)展的必要性。

（三）完善法律法規(guī)

對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行不斷的完善，以此來(lái)為高校檔案的信息化提供依據(jù)。在高校檔案信息化的管理過程中，由國(guó)家設(shè)立相應(yīng)的法律法規(guī)來(lái)對(duì)其進(jìn)行約束，可以在一定程度上保障信息化建設(shè)的規(guī)范性，并保障檔案管理信息化設(shè)備的安全。同時(shí)，學(xué)校在對(duì)檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)該堅(jiān)持走標(biāo)準(zhǔn)化的道路，保障檔案建設(shè)的規(guī)范化，以此來(lái)促進(jìn)我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（四）數(shù)字檔案信息的安全

由于現(xiàn)代檔案信息化中存在一定的安全隱患，所以在檔案的信息化建設(shè)過程中應(yīng)對(duì)這一系列的問題進(jìn)行解決。首先是對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)久的保存，并作好備份工作，以此來(lái)避免文件的破損或者丟失，也要對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，了解信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)趨勢(shì)；其次就是做好對(duì)病毒與黑客攻擊的防范問題，這就要求在校園局域網(wǎng)上進(jìn)行加密處理；最后是在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置使用權(quán)限，并進(jìn)行訪問的控制，在用戶進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，做好身份認(rèn)證，以此來(lái)避免不必要的損失，加強(qiáng)檔案信息化的安全建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)

檔案的信息化建設(shè)對(duì)高校的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，但當(dāng)前階段的高校檔案信息化建設(shè)過程中存在一系列的問題需要解決。這就要求充分了解問題出現(xiàn)的原因，并通過正確的方式進(jìn)行解決，從根本上促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：蘇媛，1985，女，寶雞文理學(xué)院教務(wù)處，長(zhǎng)期從事教學(xué)管理和檔案管理研究。