高職院校檔案管理常見的問題與對策分析

劉蓓蕾

[摘 要]高職院校的檔案能夠真實、全面地反映院校的辦校歷史、學生的學習經歷、以及學生在校的綜合表現，院校檔案同時也是促進院校發展與加強院校管理的重要手段，也是院校領導決策的參謀。本文針對當前高職院校檔案管理常見問題，提出幾點改進對策與方案，對高職院校學生檔案管理工作改革具有一定的借鑒意義。

[關鍵詞]高職院校；檔案管理；優化改革

高校檔案是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，記錄院校發展歷史與管理經驗。目前，我國的高校檔案管理工作現狀不容樂觀，還存在較多的問題需要及解決，例如檔案管理不規范、缺乏檔案管理重視、管理手段陳舊等。下文主要探討高職院校檔案管理常見問題和對策分析。

一、高職院校檔案管理工作中常見的問題

當前我國高職院校檔案管理工作問題主要表現在以下幾個方面：

（一）缺乏檔案管理意識、現行檔案管理制度不完善

學生檔案是學校檔案的一個分支，但我國大部分的高職院校都將管理工作的重點放在了教學和科研方面，對于學生檔案工作的重要性并未認識到位，進而忽略相關檔案的管理工作。

我國大部分的高職院校檔案管理制度不完善，主要表現在：沒有配備專職人員進行檔案管理；并未制定詳細的檔案管理計劃和崗位職責；檔案管理機制不健全，導致檔案管理程序簡化，不規范，檔案利用低，檔案管理成效差[1]。

（二）對檔案管理投入不足

加強對檔案管理的投入，是實現檔案現代化、信息化建設的前提條件。近年來，我國不少的高職院校加大了教學等方面的投入，校園規模得以擴張，校園設施也逐漸完成。但院校檔案管理工作方面的投入與院校發展成反比，檔案管理工作手段和模式還是使用原先的人工登記和管理方式[2]。

（三）檔案管理者職業素質水平低

當前我國不少的高職院校檔案管理人員多為兼職，例如教師同時又是檔案管理工作者，由于教師對檔案管理專業知識不精通、知識結構不合理，管理水平相應的降低[3]。此外，我國高職院校的檔案管理工作人員中，還存在管理技能不強、工作責任感缺乏等問題，其專業技能水平與職業素質水平都還有待提高。

（四）檔案管理方式手段落后

我國的高職院校檔案管理工作手段和模式還是使用原先的人工登記和管理方式，難以實現現代化的管理需求。校園網絡、校園數據庫系統等大量現代信息技術廣泛應用，卻并未應用到高職院校檔案管理工作中。雖然有部分院校雖創建檔計算機檔案信息數據庫，卻運用在簡單的數據統計，較高水平的數字化管理應用較少。

二、改進高職院校檔案管理工作的辦法

從上文的論述中我們不難看出，高職院校的檔案管理工作實踐中還有許多需要改進的地方，需要引起學校領導和檔案管理部門的重視。高職院校領導應當意識到檔案管理現代化的重要性，通過各方面完善進行學校檔案的規范化管理，推動學校管理事業的進步與發展。

（一）增強檔案管理的重視程度，健全檔案管理制度

隨著教育事業規模的不斷擴大，高職院校的不斷發展，檔案管理涉及的內容也在持續增加，檔案管理工作量也不斷增加，如何有效管理并運用院校檔案是高職院校管理者需要重視的一項問題。院校領導作為學校教育事業的領導者，應當根據檔案法及當前高職院校的教育改革、畢業生就業工作的形勢和實際情況，提出明確的檔案管理目標，，重視院校的檔案管理工作。

為確保院校檔案管理工作的有序開展，需要構建科學、合理的檔案管理工作制度，并有效落實制度。在制度中明確管理職責，工作任務要進行細化，責任到人，檔案理工作中實行量化考核，充分調動檔案管理人員的工作積極性、創造性和能動性，自覺地去履行崗位職責。采取實際行動推進檔案管理工作制度化和規范化。

（二）加大對檔案管理現代化的投入

高職院校的檔案管理改革工作的完成需要足夠的資金投入來支持，有了足夠的資金才能有能力購買現代化的管理設備，滿足院校檔案管理提供基本條件。一方面，高職院校領導應當了解檔案管理工作目標、目的和內容，根據院校實際檔案管理規模，進行經費預算，并將所有經費的投入全部用以設備的更新與技術的更新。另一方面，消除檔案管理人員身兼多職的現象，聘用專業的檔案管理人員。加大對檔案管理人員進行現代化管理技術培訓的投入，提高檔案管理人員的職業素質水平。

（三）優化院校檔案管理隊伍素質

高職院校的檔案管理隊伍素質直接影響到管理質量，針對高職院校檔案管理隊伍職業素質不高的現象，院校可以采取以下幾點措施進行管理隊伍的優化：對檔案管理隊伍進行檔案管理現代化理念和現代化管理知識的宣傳，提高檔案管理人員的現代化意識，鍛煉信息化管理技能，；分階段、分層次、有計劃、有步驟地對檔案管理人員進行業務培訓；經常性的組織學校檔案管理人員開展實地操作，使其熟練各項檔案材料的鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂等操作。

（四）改變舊式檔案管理手段

首先，改變舊式檔案管理手段的前提是：購買現代化的檔案管理相關硬件設施和基礎建設；其次，針對還在沿用原先的人工登記和管理方式的現象，應當倡導檔案管理從紙質化管理向數字化管理的轉變；最后，有效運用現代化網絡技術，推進檔案手動檢索向自動化檢索轉變，提高檔案管理質量。

三、結束語

總之，高職院校檔案管理工作較為復雜，但其對高職院校的教學管理工作、管理經驗借鑒等方面影響深遠，要意識到檔案管理工作的重要性，引用先進管理技術，以提高檔案管理成效。

參考文獻：

[1]鮑瑋.淺談高職院校的教學檔案管理[J].中國科教創新導刊，2010，（29）：233.

[2]王述剛.簡析高職院校學生檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2010，（21）114.[3]吳英.高職院校檔案服務創新的思考[J].科技信息，2010，（31）：190.