探析我國(guó)高校檔案數(shù)字化發(fā)展問題

杜鵬鵬

[摘 要]檔案記錄著高校的歷史發(fā)展?fàn)顩r，真實(shí)的反映和記載著高校在各個(gè)時(shí)期的改革和發(fā)展。只有通過檔案記載，人們才能更好的了解歷史的真相。高校檔案數(shù)字化現(xiàn)如今已經(jīng)成為了高校全面發(fā)展的重要組成部分，也在很大程度上衡量著一個(gè)學(xué)校管理水平的高低。因此，本文通過了解高校檔案的現(xiàn)狀，發(fā)掘出了高校檔案數(shù)字化過程中存在的問題，最終提出相應(yīng)的解決措施，希望能盡快實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校的檔案數(shù)字化。

[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化；信息化

一、我國(guó)高校檔案數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)狀

（一）思想意識(shí)方面：首先，思想方面是很重要的一個(gè)部分，盡管高校檔案數(shù)字化工作已經(jīng)慢慢地進(jìn)入了規(guī)范的軌道，但是，只有一些師生員工對(duì)檔案意識(shí)比較重視。部分老師和學(xué)生仍舊缺乏檔案意識(shí)，不了解檔案究竟有多重要，更有甚者，誤人為沒有檔案也可以。

（二）硬件技術(shù)方面：當(dāng)前很多高校的檔案部門都有了屬于自己的局域網(wǎng)，信息一體化有了些許規(guī)模，但是我們能得到的信息卻是有限的。有關(guān)檔案的搜集、輸入、檢索和利用等大部分工作方式都還是以前的那種手段。這些都說明了我國(guó)高校檔案數(shù)字化的技術(shù)水平有待提高。因?yàn)橹萍s高校檔案數(shù)字化的一個(gè)重要的因素就是沒辦法創(chuàng)造出一個(gè)操作簡(jiǎn)便但是功能卻強(qiáng)大的系統(tǒng)。

（三）資源相對(duì)分散：隨著高校信息一體化的發(fā)展，學(xué)校辦公系統(tǒng)的問世，使得很多公文都是電子版的，但是還是需要被及時(shí)準(zhǔn)確的收集和整理的。只是不同部門產(chǎn)生的電子文件不同，因此文件都分散開來，使檔案數(shù)字化的任務(wù)加重。

（四）信息安全方面：將檔案數(shù)字化盡管有利于方便管理，但是這樣卻也容易招來一系列的安全問題，比如計(jì)算機(jī)病毒會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，一旦發(fā)生，所有檔案就會(huì)出現(xiàn)問題。僅僅依靠對(duì)數(shù)字化表面的理解，不能對(duì)其實(shí)質(zhì)進(jìn)行探究，也是導(dǎo)致數(shù)字化無法實(shí)現(xiàn)的原因。

二、我國(guó)高校檔案數(shù)字化發(fā)展中存在的問題

（一）數(shù)字化范圍不明確。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行分析，篩選出具有價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化。比如：高校的學(xué)籍檔案，其中就包含了新生錄取名冊(cè)、學(xué)籍卡和驗(yàn)印等。現(xiàn)在很多高校都是簡(jiǎn)單的將已公開的檔案通過掃面、微縮的方式錄入數(shù)據(jù)庫，將原來的檔案保管變成只是存儲(chǔ)的信息的數(shù)據(jù)庫，沒有做到將檔案信息資源有效的整合。檔案數(shù)字化并不是一天就能成的工作，它具有階段性和持續(xù)性。所以，必須先將重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化，逐步實(shí)現(xiàn)全部的數(shù)字化。

（二）檔案基礎(chǔ)工作薄弱，信息化進(jìn)程緩慢。檔案數(shù)字化重要前提是基礎(chǔ)工作得到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是大部分的高校館（室）藏檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度都很低，使得檔案數(shù)字化工作的難度大大增加。另外，我國(guó)高校的檔案數(shù)字化起步較晚，也使得檔案數(shù)字化的進(jìn)程緩慢。而且我國(guó)的大部分高校現(xiàn)在電子檔案管理模式僅僅是檔案工作內(nèi)部的目錄錄入和檢索環(huán)節(jié)，卻沒有詳細(xì)的檔案的具體內(nèi)容。因此，距離實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享檔案及在線檔案服務(wù)還有很長(zhǎng)的路要走。

（三）檔案管理系統(tǒng)與校內(nèi)的其他辦公系統(tǒng)無法相容，信息資源分散。因?yàn)楦咝＾k學(xué)經(jīng)費(fèi)還是有限的，眾多高校未能建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)系統(tǒng)，校內(nèi)的各部門獨(dú)立使用各自系統(tǒng)。比如教務(wù)部門使用的是教務(wù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)、財(cái)務(wù)處使用的則是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案室用的是檔案管理系統(tǒng)，各系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，也沒有相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，使得各個(gè)系統(tǒng)無法兼容，也因此使得檔案信息無法實(shí)現(xiàn)共享。

（四）檔案人員的專業(yè)水平不夠。目前高校的檔案管理團(tuán)隊(duì)整體專業(yè)化水平仍舊不高，缺少既精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，又了解檔案業(yè)務(wù)的綜合性人才，因此無法盡快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的建設(shè)。

三、我國(guó)高校檔案數(shù)字化發(fā)展的策略建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，增加知識(shí)。增加《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》（即教育部27號(hào)令）的學(xué)習(xí)，增加全員的檔案意識(shí)，提高對(duì)檔案工作和檔案數(shù)字化工作的重要性意識(shí)認(rèn)識(shí)，真正貫徹教育部27號(hào)令關(guān)于“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”的要求，從人力、物力和財(cái)力等方面全面保證檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。

（二）成立檔案數(shù)字化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。只有成立一個(gè)總的策劃者和管理者，才能加快檔案數(shù)字化的進(jìn)度。充分協(xié)調(diào)學(xué)校的各個(gè)部門，即計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、資產(chǎn)。財(cái)務(wù)和檔案等部門，從行政、技術(shù)和技術(shù)等方面統(tǒng)一規(guī)范和規(guī)劃學(xué)校檔案數(shù)字化的建設(shè)，制定目標(biāo)，統(tǒng)一思想，共同行動(dòng)。

（三）逐步實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案的數(shù)字化工作。當(dāng)前很多高校的檔案記錄依舊是以紙質(zhì)版為主，因此檔案能共享的程度很低。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化有兩個(gè)部分，即檔案目錄信息的數(shù)字化和檔案全文的信息數(shù)字化。各校要根據(jù)自身的實(shí)際情況，出臺(tái)可行的政策及計(jì)劃，充分實(shí)現(xiàn)投入成本和實(shí)際效果的正比例關(guān)系，對(duì)紙質(zhì)版的檔案和資料應(yīng)該有選擇地分步地進(jìn)行錄入。首先，優(yōu)先選擇重要的有特色的檔案進(jìn)行處理，如學(xué)籍材料等。其次是在處理的過程中，按時(shí)間的長(zhǎng)短，分批處理。對(duì)于那些保管時(shí)間短而且價(jià)值不是很高的，可以暫時(shí)延緩數(shù)字化處理。

總之，高校檔案數(shù)字化建設(shè)不是一件簡(jiǎn)單的事，需要不斷進(jìn)行探索，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，不斷發(fā)展，只要遵循合理的原則，樹立科學(xué)的目標(biāo)，采用可行的方式，就一定能做好這項(xiàng)工作，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化能為學(xué)校教學(xué)、科研和管理帶來的好處。

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