探討事業單位檔案管理存在的問題

張巍

[摘 要]本文主要針對事業單位檔案管理存在的相應問題進行了全面詳細的探討，以期為事業單位檔案管理工作的發展作出貢獻。

[關鍵詞]事業單位；檔案；檔案管理；問題；探討；對策

事業單位的檔案管理工作在事業單位運行的過程中，起到了極其重要的作用，而如果說其檔案管理工程呈現出了較大的問題，那么對于事業單位本身的利益就可能造成較大的影響，這就必須要針對其中所存在的多個方面問題進行強化。

一、事業單位檔案管理過程中存在的問題簡析

檔案管理的最終目的是為了給社會大眾提供相關的、有利用價值的檔案資料，從實質上說，便是為社會提供實踐服務。因此，檔案管理活動中所產生的任何一個環節，比如檔案信息的搜集、整理、保存等等，都是在為后續的利用工作奠定基礎。

1.事業單位對檔案管理工作的重視程度低

對事業單位人員對檔案管理工作的重視程度低主要分為兩個方面的原因：一方面，部分事業單位的領導者對檔案管理工作的認識不全面，甚至有的領導者對檔案管理的概念都還模糊不清，認為其在具體的實施過程中，不能為事業單位創造客觀的、直接的經濟或社會效益，因此在實施時往往只有三分鐘熱度，導致了檔案管理工作在事業單位的管理活動中不能被長期堅持，從而走向衰亡；另一方面的原因則是由于事業單位的檔案管理人員對自己所在工作的不重視，認為檔案管理就是對單位、部門的資料進行保管，且這項工作又繁瑣又無用，既不是單位的核心工作，又不能為單位創造經濟效益，當管理人員抱著這樣的心態進行工作時，往往會造成重要檔案信息的遺漏、丟失等現象發生，并且嚴重打擊檔案管理人員的工作熱情。

2.事業單位檔案管理人員的業務素質不高

就目前來說，我國的事業檔案管理工作，有相當一部分管理人員自身所具有的專業技能不夠熟悉，甚至于部分環節還存在著一定的盲區，由于這方面因素所產生的職業素質不達標所導致的資料遺失、受損，甚至于機密泄露的現象都時有發生。尤其是在我國近幾年來持續發展的過程中，事業單位開始對自身的人事制度進行一定的創新、改革，這直接導致部分沒有經過嚴格考核人員開始在事業單位檔案管理崗位上工作，再加上非專業的檔案管理人員本身對于操作流程的不熟悉，并且自身檔案管理意識較差，在某些是環節下甚至無法展開相應的工作，直接對于整個事業檔案管理工作造成了較大的影響。

3.事業單位檔案管理無法及時更新到位

檔案管理工作內容的更新，同樣在兩個方面存在著問題：第一，離職退休人員本身的檔案無法第一時間進行相應的收集、整理，并且再進行相應的封存處理；第二，新出得到的檔案沒有及時的加入到數據庫之中。并且在人事工作的變動期間，假如其檔案管理工作沒有第一時間進行相應的交接，并且將相應檔案更新到檔案庫致之中，那么大量的檔案便極有可能會在這一過程中由于周期過長而轉變成為了死檔、棄檔，這直接導致整個檔案管理工作所涉及到的工作量加劇，不僅不科學合理，也無法達到相應的工作效率。

4.事業單位檔案管理的制度不健全

由于事業單位的檔案管理工作從本質方面來說，實際上無法充分的為事業單位本身帶來直接的利益，并且檔案工作單位自身的開展也較為繁復，這導致部分事業單位本身不愿意在該項工作之中投入大量的資金和人力。在這樣的思想意識之下，也就使得事業單位無法對于規章制度進行良好的完善，或者說在實際執行過程中所呈現出的力度不夠充足，在上層領導對于檔案管理制度不重視的情況下，其相應的員工也就在這一過程中出現了散漫的現象，整個事業單位本身在這期間所呈現出的情況也就是停滯不前的狀態。

5.事業單位檔案管理缺少高科技的管理模式

在實際的工作中，許多事業單位還沒有引進高科設備來規范管理檔案的意識，計算機技術還無法廣泛應用到檔案管理的過程中。許多事業單位對于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質檔案的整理。

二、解決事業單位檔案管理問題的對策

1.提升事業單位檔案管理的地位和加強相關人員的培訓。

要使得事業檔案的管理人員自身能夠充分的認識到檔案管理工作所具有的重要性，是整個檔案管理活動展開過程中的一個重要基礎，同時也是事業單位的人事管理關鍵。對于從事檔案工作表現出較高熱情以及認真態度的人員，要進行一定程度的表彰，最大限度的提升員工本身的榮譽感。此外，還需要在檔案管理人員進行工作的過程中，定期對管理人員進行相應的專業培訓，使得檔案管理工作人員的綜合素質以及專業技能都能夠得到極大的提升，這對于檔案管理工作的發展來說起到了極其重要的作用。

2.及時更新事業單位的檔案。

事業單位本身，特別是在較大規模的事業單位之中，任何人員變動現象，實際上所涉及到的檔案更新都是一項較為龐大的工作體系，檔案管理人員本身要對于各種檔案信息進行完善，任何廢棄的檔案都不能夠直接丟棄，要進行封存處理，以便未來的不時之需。

3.合理有效的利用現有的檔案庫。

合理有效的利用現有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業單位領導重點關注的原因。只有當科學化的檔案管理能大幅度提高事業單位的工作效率，才會引起越來越人的重視，才會讓檔案管理人員有更高的榮譽感，才會讓領導愿意投入更大力度來發展檔案管理的工作，才是一條可持續發展的道路。

三、結束語

綜上所述，在我國當前信息技術飛速發展的過程中，事業單位本身對于各方面的信息需求也開始持續不斷的增長，以往傳統的檔案管理模式從本質上來說已經無法在切實有效的滿足事業單位日益擴大的需求以及逐漸發展的管理模式。所以，事業單位的檔案管理本身一定要持續不斷的進行改革、創新、完善，跟上事業單位的發展腳步，與時俱進。

參考文獻：

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