強(qiáng)化檔案管理在企業(yè)中的服務(wù)作用

張偉

[摘 要]企業(yè)在從事生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中，對(duì)活動(dòng)中有意義和有價(jià)值的資料和信息進(jìn)行了真實(shí)的記錄，即形成了企業(yè)的檔案。檔案無(wú)論是對(duì)企業(yè)、社會(huì)，還是國(guó)家都是具有重要價(jià)值的資料。在當(dāng)前企業(yè)管理工作中，對(duì)檔案的管理越來(lái)越重視，通過(guò)科學(xué)合理的檔案管理，可能使檔案更好的為企業(yè)服務(wù)，確保企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。文中分析了檔案管理在企業(yè)中的重要作用，并進(jìn)一步對(duì)提升檔案管理在企業(yè)中的服務(wù)水平進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；服務(wù)；作用；企業(yè)發(fā)展

隨著信息化的發(fā)展，檔案的作用越發(fā)的突出，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中也越來(lái)越重視到檔案管理的重要性。在企業(yè)制度改革和企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中，檔案都發(fā)揮著非常重要的作用，所以為了更好的提升企業(yè)的活力，塑造企業(yè)的良好形象，則需要建立科學(xué)、合理的檔案系統(tǒng)，加快企業(yè)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、檔案管理在企業(yè)中的重要作用

（一）檔案記錄企業(yè)發(fā)展歷史

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，從企業(yè)建立之初，就會(huì)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴記錄在企業(yè)檔案中，通過(guò)對(duì)檔案的歸納和整理工作，從而為企業(yè)的發(fā)展奠定一個(gè)良好的文化基礎(chǔ)。

（二）檔案體現(xiàn)企業(yè)文化

企業(yè)通過(guò)對(duì)自己發(fā)展歷程進(jìn)行詳細(xì)的記錄，可以使企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中能夠清晰的對(duì)自身發(fā)展的歷史進(jìn)行回顧，從而做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，更好的促進(jìn)自身的發(fā)展。由于企業(yè)日常工作較為繁雜，這樣通過(guò)記錄的檔案，可以定期進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中可能存在的問(wèn)題，并及時(shí)進(jìn)行解決，這樣不僅可以使企業(yè)的發(fā)展思路更加明確，而且對(duì)加快企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程具有極為重要的意義。

（三）促進(jìn)良好企業(yè)形象的建立

企業(yè)發(fā)展過(guò)程中需要樹(shù)立良好的企業(yè)形象，這對(duì)企業(yè)具有極為現(xiàn)實(shí)的意義。可以通過(guò)企業(yè)檔案的前期的內(nèi)容開(kāi)展現(xiàn)階段的宣傳工作，通過(guò)對(duì)企業(yè)形象的設(shè)計(jì)和展示，從而塑造企業(yè)鮮明的形象，使企業(yè)的影響力得以擴(kuò)大，提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位，在企業(yè)形象建立過(guò)程中聲像檔案、電子檔案和辦公檔案都具有良好的表現(xiàn)。

（四）促進(jìn)企業(yè)人力資源工作的展開(kāi)

企業(yè)通過(guò)檔案管理工作，可以對(duì)員工的過(guò)去工作情況準(zhǔn)確的了解，以便于能夠更好的制定人才發(fā)展計(jì)劃，根據(jù)檔案中所記錄的員工信息，從而選出更適合發(fā)展的人才，為職工的發(fā)展制定具有針對(duì)性的職業(yè)生涯規(guī)劃，并與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成一致，從而將員工的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展有效的結(jié)合起來(lái)，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍，為員工的發(fā)展提供了更好的平臺(tái)。通過(guò)檔案，有效的記錄了員工在工作生涯中的各種學(xué)習(xí)和工作情況，這樣企業(yè)可以根據(jù)員工的檔案為其安排適合的崗位，為其在企業(yè)發(fā)展中制定具體的晉升和培訓(xùn)計(jì)劃。通過(guò)檔案管理，企業(yè)可能更好的發(fā)揮出員工的潛能，使其在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

二、提升檔案管理在企業(yè)中的服務(wù)水平

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)

作為檔案的管理人員我們必須提高自己是職業(yè)的道德，不可偷懶，在檔案管理工作中，需要對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案記錄的準(zhǔn)確性，特別是對(duì)于一些需要進(jìn)行記錄的數(shù)據(jù)，更需要記錄人員的嚴(yán)謹(jǐn)性，避免出現(xiàn)疏忽，從而為企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。

（二）檔案管理人員需要加強(qiáng)綜合能力水平的提升

作為企業(yè)的檔案管理人員我們不能只是懂得自己業(yè)務(wù)的事情，還要在平時(shí)中加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高綜合能力水平，逐步健全知識(shí)結(jié)構(gòu)更加準(zhǔn)確、科學(xué)記錄每一個(gè)細(xì)節(jié)。提高自己的業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)當(dāng)前實(shí)用并且適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理知識(shí)，豐富檔案管理的理論更好地對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理。人員還要掌握先進(jìn)的管理軟件，單純的手工已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展潮流和速度，所以加強(qiáng)電子檔案并且進(jìn)行定期的更新就需要我們加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，按照檔案管理分類目錄，對(duì)照保管年限，對(duì)企業(yè)科技檔案、文書(shū)、音像、圖片進(jìn)行系統(tǒng)分析，歸類存檔，積極做好與檔案管理相關(guān)的文字綜合工作。

（三）通過(guò)知識(shí)管理促進(jìn)企業(yè)的檔案管理

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)的資料是顯性的，但有些是隱性的，所以為了保護(hù)企業(yè)的資源的不外漏，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的管理也是非常重要的，這樣既可以保護(hù)了企業(yè)內(nèi)部的資源又可以使企業(yè)的信息得到良好的傳達(dá)，在管理人員進(jìn)行歸檔的時(shí)候，此時(shí)通過(guò)一定的業(yè)務(wù)知識(shí)、訣竅和經(jīng)驗(yàn)就可以將企業(yè)內(nèi)部的顯性知識(shí)進(jìn)行加工歸納轉(zhuǎn)化為企業(yè)的隱性知識(shí)，并且將知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)獨(dú)具的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，這樣企業(yè)才可以確保信息的保密性。檔案管理人員要盡快更新老化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息處理技術(shù)，并且進(jìn)行不拘一格的全面的規(guī)劃和整理，積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使科研管理成果及時(shí)轉(zhuǎn)化并得到應(yīng)用，推動(dòng)知識(shí)管理。

（四）適應(yīng)發(fā)展潮流、建設(shè)數(shù)字檔案館

為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的潮流，通過(guò)建立發(fā)展數(shù)字檔案館促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。數(shù)字檔案館通過(guò)對(duì)其所擁有的包括檔案信息、知識(shí)要素在內(nèi)的資源進(jìn)行組織和開(kāi)發(fā)。實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)造、知識(shí)擴(kuò)散和知識(shí)增值的過(guò)程。數(shù)字檔案館是顯性知識(shí)管理的平臺(tái)，借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和有效利用。建設(shè)數(shù)字檔案館是知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案館服務(wù)提出的要求，是基于檔案館實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的平臺(tái)，也是推進(jìn)檔案管理的重要手段。因此，我們要大力建設(shè)數(shù)字檔案館，作為滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展對(duì)知識(shí)更迫切、更復(fù)雜的需要。

三、結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程不斷加快，企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)的激烈，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)無(wú)處不在。企業(yè)不僅需要加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理水平，而且還要加快文化建設(shè)。這就需要充分的發(fā)揮檔案的效能，提升企業(yè)的凝聚力和向心力，充分的發(fā)揮檔案在企業(yè)中的服務(wù)作用，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保檔案的完整性，提高檔案管理的水平和質(zhì)量，確保其能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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