事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

陸宏石

[摘 要]近些年來，隨著科學技術，企業(yè)文化等各方面的發(fā)展，檔案管理在單位中越來越受到重視，尤其是科技檔案。科技檔案是科學技術檔案簡稱，科技檔案對于一個企業(yè)或是單位有很大的指導意義。本文首先闡述科技檔案管理的意義，并通過分析在事業(yè)單位科技檔案管理中存在的問題，最后針對性的提出幾點建議。

[關鍵詞]科技檔案管理；問題；解決措施

當前，我國檔案事業(yè)進入了一個空前發(fā)展和空前繁榮的階段，各行各業(yè)領導者對檔案管理工作的重視程度越來越高。雖然無論是對于企業(yè)還是對于事業(yè)單位，科技檔案管理都是一件重要的工作，雖然它不能與企業(yè)的收益直接掛鉤，但是，它的指導性作用還是很強的。雖然我們國家的一些事業(yè)單位在檔案管理方面取得了一些突破，但是因為重視度不夠和一些技術上的缺陷，導致仍然存在著一些問題，因此檔案管理的現(xiàn)狀仍是不容樂觀的。

1.事業(yè)單位中科技檔案管理的重要性

科技檔案具有以下特點，專一性，種類和類型的多樣性，成套性，現(xiàn)實性。因為科技檔案具有上述特點，因此才體現(xiàn)出具有重要的功能。首先科技檔案具有現(xiàn)實性，在實際應用方面有很大的指導作用，再加上它的專業(yè)性的特點，在應用方面也比較具有權威性。而且科技檔案的形成往往都是圍繞一個獨立的科研項目的進行而形成的一系列相關的科技文件整體，因此具有系統(tǒng)性和整體性。再者科技檔案種類繁多，分門別類對于讀者的查閱，考證都有重要意義。

2.科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1事業(yè)單位對科技檔案管理的重視度不夠

之前已經(jīng)提到科技檔案管理對于一個企業(yè)或是事業(yè)單位而言，都是非常重要的。但是由于檔案管理工作不是和企業(yè)利潤直接掛鉤的，因此，很多部門都忽視了檔案管理這項工作。對事業(yè)單位人員對檔案管理工作的重視程度低主要分為兩個方面的原因：一方面，從領導部門的角度考慮，因為科技檔案大多都是專業(yè)化的知識，部分檔案管理的領導對科技檔案認識度不夠，甚至連科技檔案管理工作的重心都不清楚，再加上這項工作不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟利益或是社會利益，因此領導對它們的重視度不夠。另一方面，檔案管理人員對這項工作認識度也不夠，他們認為檔案管理僅僅是將一些文字性的資料存儲起來，這些工作既繁瑣又不是企業(yè)工作的核心，因此他們往往帶著消極的態(tài)度做這些工作，因此往往導致在工作過程中出現(xiàn)資料外泄，遺漏等問題。以上種種問題都說明事業(yè)單位對科技檔案管理工作的重視度不夠，這是在思想上都沒有將這項工作重視起來。

2.2科技檔案缺乏必要的分類系統(tǒng)

檔案管理的基本價值是從兩個方面來體現(xiàn)的，第一是憑證作用，第二是利用價值。相對于憑證作用，科技檔案的實際利用價值才是更加重要的一點。但是在實際的檔案管理過程中，檔案管理人員更多的是注重科技檔案的收集，而非分類整理工作。科技檔案收集整理的目的主要是為了日后的查閱工作，但是在檔案整理的過程中沒有形成統(tǒng)一的查閱體系，這樣就會嚴重影響到利用率，檢索效率。分析具體原因，首先缺乏專業(yè)的技術人員，再加上一些檔案管理人員在檔案管理中沒有嚴格的整理的程序。此外缺乏集約化的管理體系也是檔案利用率低的一個重要原因，一方面管理人員對工作的不重視，另一方面各個部門之間沒有做好協(xié)調工作，種種原因就導致了科技檔案在后期的查閱中產(chǎn)生很多不便。

2.3科技檔案管理人員的業(yè)務素質不高

科技檔案的一個重要特點就是具有很強的專業(yè)性，因此這也要求檔案管理人員具備一定的專業(yè)知識，這樣在檔案搜集和整理過程中才不會一頭霧水，在處理一些專業(yè)性問題的過程中才不會出現(xiàn)一些低級的錯誤。除了專業(yè)知識方面，還有就是在搜集、整理資料方面的能力，對于檔案管理人員，他們還需要具備一定的計算機處理的能力。因為現(xiàn)在的檔案基本上都是電子化的，這樣不僅減少了工作量而且也提高了工作效率。

3.解決檔案管理工作中存在的問題

3.1重視檔案管理工作

科技檔案的管理無論是對于一個企業(yè)還是對于一個事業(yè)單位來講，都是十分重要的。因此首先從態(tài)度上講，各級工作人員都應該重視檔案管理工作。首先對于檔案管理人員要進行必要的教育工作，包括基本工作人員和各單位領導，他們都要從內心開始重視檔案的管理工作，并且還要體現(xiàn)在行動上。除了每個部門做好自己份內的事情之外，各部門之間還要做好協(xié)調工作，將科技檔案的管理工作做好。

3.2做好檔案的分類匯總工作

本研究通過分析，發(fā)現(xiàn)檔案的分類匯總方面存在著一些問題。檔案最重要的作用就是供日后查閱，尤其是對與科技檔案而言。那么為了方便日后的查閱，做好檔案的分類匯總工作就顯得格外重要。在具體的分類處理中，可以根據(jù)研究項目的類別進行整體上的大的分類，將一類的檔案分類匯總好。此外還要及時更新事業(yè)單位的檔案。檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務素質

在檔案管理工作中，檔案人員的業(yè)務素質對于檔案工作也是非常重要的。因此提高檔案管理人員的業(yè)務素質也是迫在眉睫的問題。首先要對檔案管理員工進行科學化、專業(yè)化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時代的步伐。

4.結語

科技檔案管理工作在事業(yè)單位中極其重要，科技檔案對于后期的查閱具有很大的指導意義。雖然仍然存在著一些問題，但是通過總結經(jīng)驗教訓，適當調整之前的工作方法，解決這些問題并不是難事。

參考文獻：

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