學(xué)校評估資料歸檔的兩個難點問題

羅任新

摘 要：該文分析了學(xué)校教育評估資料歸檔工作中，維護(hù)資料的真實完整準(zhǔn)確、處理資料的收藏利用關(guān)系等兩個難點問題，提出了取得領(lǐng)導(dǎo)支持、協(xié)調(diào)好工作關(guān)系以及采取靈活措施等對策。

關(guān)鍵詞：學(xué)校工作 教育評估 資料 歸檔

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）04（b）-0183-01

學(xué)校評估的指導(dǎo)思想是“評估促建，以評促改，評建結(jié)合，重在建設(shè)”。通過評估，才能促進(jìn)學(xué)院的發(fā)展和建設(shè)。從評估過程來看，其中大部分都要審閱相關(guān)的檔案材料，對各項指標(biāo)進(jìn)行定量分析，從而對學(xué)校辦學(xué)情況做出全面而客觀的評價，作為學(xué)校改進(jìn)工作的參考依據(jù)。

在將學(xué)校評估資料歸檔的實踐中，我們感覺到，以下兩個難點問題的處理，值得探討。

1 切實維護(hù)評估資料的真實、完整、準(zhǔn)確。

教育評估直接關(guān)系到學(xué)校的榮譽與利益，評估資料是上級領(lǐng)導(dǎo)和專家到學(xué)校復(fù)評時的主要依據(jù)材料。在教學(xué)工作中，每個學(xué)校都有自己獨到之處，往往缺少原始的紀(jì)錄過程，缺乏真實的證明材料，評估出現(xiàn)無據(jù)可查。到了評估時，不得不搞突擊，補充完善殘缺的檔案內(nèi)容，違背了檔案的屬性，使材料的真實性、原始性大打折扣，而且也浪費了人力、物力和財力。可以想見，作為一種為了特定意圖而“有意制作”的資料，主觀上或客觀上造成的有意掩飾、虛假不實、欠缺完整和準(zhǔn)確的材料，往往摻雜其中，令人真假難辨、虛實難分。由于學(xué)校檔案工作者一般并不參與日常管理與評估資料整理，對資料的體系和內(nèi)容也不太熟悉，獨立進(jìn)行資料歸檔價值鑒定的困難很大。可是，維護(hù)歸檔材料的真實、完整和準(zhǔn)確，是檔案工作永遠(yuǎn)不變的宗旨。如果沒有把好歸檔鑒定關(guān)，將虛假不失材料納入檔案，就是我們工作的重大失誤。這是歸檔工作中一個難點問題，處理不好，必將給工作造成損失。我們的體會是，要處理好這個問題，要踏實做好三件事。

1.1 要取得單位領(lǐng)導(dǎo)層的理解和支持

其實，評估當(dāng)中出現(xiàn)的資料失實問題，領(lǐng)導(dǎo)們也是心知肚明甚至是身不由己的。只要評估過去了，要恢復(fù)或者保持歸檔材料的真實、完整、準(zhǔn)確，領(lǐng)導(dǎo)們一般都會理解和支持。他們的態(tài)度端正了，對全體工作人員的影響很大，將十分有利于資料歸檔工作。

1.2 要與資料整理人員協(xié)調(diào)溝通好工作關(guān)系

只有他們才最清楚資料的真實底細(xì)。如果爭取到他們的理解與協(xié)助，維護(hù)資料歸檔質(zhì)量就有了可靠的基礎(chǔ)。

1.3 要發(fā)揮手中入藏檔案的對照、參考作用

評估資料往往要借鑒和利用過去檔案資料的數(shù)據(jù)和信息，有的要在入藏檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上延續(xù)，這就使得我們有機會借助手中的檔案信息，幫助鑒別評估資料中的內(nèi)容或其他信息。這也是有助于維護(hù)評估資料真實完整性的重要途徑。

2 處理好評估資料的歸檔與利用關(guān)系。

評估資料是對日常積累的文件資料的大匯集，整理之后內(nèi)容集中、層次清楚、體系完整，既是日常工作中可以方便查找的參考資料，也是下次評估的借鑒或依據(jù)的重要材料。因此，為收集整理這些資料付出了大量精力的管理和業(yè)務(wù)部門，大多以不便查找利用為由，不愿意將它們按時移交給檔案室收藏。然而，如果不及時將評估資料歸檔收藏，就有可能造成資料的散亂、流失。這就出現(xiàn)了檔案資料的收藏與利用的矛盾關(guān)系。

2.1 要尊重和理解管理部門人員的惜別心理

單純從表面上觀察，他們對親手采集整理的資料難以割舍，是只為貪圖自己工作方便。但從本質(zhì)上分析，他們是在爭取充分發(fā)揮檔案資料的“第一價值”（原始價值）作用。檔案工作是為學(xué)校現(xiàn)實工作提供服務(wù)的，對于任何有利于發(fā)揮檔案作用的措施，我們都要理解和尊重。同時，我們也可以向他們說明，收藏檔案的目的正是為了更好地保護(hù)和利用檔案。這樣才能與人有共同語言，有了共同語言，才好真正解決問題。

2.2 要采取適當(dāng)靈活的歸檔措施

將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料收集歸檔，是我們的原則目標(biāo)。但是，實現(xiàn)目標(biāo)的手段卻可以適當(dāng)靈活。比如，對于小批量的評估資料，我們可以提前安排歸檔移交、提前整理入檔，以便盡快提供管理部門利用。對于批量較大、整理任務(wù)較重的資料，我們可以先行“邏輯歸檔”，即先指導(dǎo)并協(xié)助部門管理人員盡快將評估資料初步分類清理，編輯打印出資料目錄，雙方清點核對無誤簽收后，視同該批資料的控制權(quán)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到檔案室，部門無權(quán)隨意處置資料。但是，資料實體一定時期內(nèi)仍然存放在管理部門手中，邊利用邊繼續(xù)整理，完畢后，再實施“實體歸檔”，將全部資料正式移交檔案室收藏。實踐證明，這樣做的效果是可以令人滿意的。

2.3 要建立校園網(wǎng)絡(luò)，提高信息化管理

隨著教育改革的深化及學(xué)校各項評估工作的經(jīng)常性，建立各部門之間的檔案管理是十分必要的。目前越來越多的學(xué)校已經(jīng)利用計算機承擔(dān)各類檔案的查詢檢索、立卷、編制目錄、各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計等業(yè)務(wù)。歸檔管理由傳統(tǒng)的“人工化”向現(xiàn)代管理發(fā)展。通過應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)和設(shè)備，依托計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息資源從各個角度和層次進(jìn)行整理和開發(fā)，實現(xiàn)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理和現(xiàn)代計算機管理的有機結(jié)合，減輕了檔案員的勞動強度，減少了人力查詢的繁瑣。這樣做不但提高了工作效率，也促進(jìn)了檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，進(jìn)一步實現(xiàn)資源共享，保證學(xué)校各項工作的需要。

學(xué)校評估資料歸檔工作的種種問題，值得我們繼續(xù)探索和實踐。

參考文獻(xiàn)

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