試論醫療機構人力資源檔案信息化

王增麗

(河南省安陽縣醫療機構藥品管理中心,河南安陽 455100)

試論醫療機構人力資源檔案信息化

王增麗

(河南省安陽縣醫療機構藥品管理中心,河南安陽 455100)

人力資源管理是每一個企業管理工作中不可或缺的一項重要內容,在企業的發展過程中起著重要的作用,在醫療行業這個龐大的機構中,其作用更是不可忽視。而企業員工的檔案信息是醫療機構人力資源部門開展各項工作的主要基礎和依據,所以加強人力資源檔案的信息化管理極其重要。隨著電子信息技術的不斷發展,檔案管理逐漸實現了信息化,不僅大大的提高了工作效率,也為人力資源管理工作的有效開展提供了便利。本文就醫療機構中人力資源檔案的信息化管理的相關問題進行探討,進而表明了檔案信息化管理在醫療機構人力資源管理工作中的重要性。

醫療機構 人力資源 檔案信息化

檔案管理涉及員工的招聘、選拔、績效考核、培訓等,所以醫療機構應當建立一個科學、有效、權威、不斷更新的檔案管理系統,逐步實現檔案的信息化、動態化、便捷化,為人力資源部門考核、決策提供便捷的信息。

1 醫療機構人力資源檔案信息化管理的基本內容

在人力資源的管理工作當中,建立檔案信息化的主要內容有:建立穩定的檔案電子化管理系統;規范檔案的目錄輸入方式;加強檔案管理隊伍的建設。

1.1 建立穩定的檔案電子化管理系統

檔案的電子化,就是人力資源部門在辦公的過程中,對于一些圖片、音像等進行數字化處理加工,進而生成關于人力資源的信息。具體的措施是:一方面把非電子化檔案轉化為數字化檔案,例如對一些檔案的掃描、對郵件網頁按照歸檔要求進行格式轉化,來實現檔案信息的數字化;另一方面加強電子檔案的最初性和完整性,將電子文件的處理過程一一納入到檔案的電子化系統中,以此確保電子歸檔文件的原始性、可靠性、和完整性。

1.2 規范檔案的目錄輸入方式

在醫療機構的人力資源檔案信息化管理過程中,工作人員需要建立多種不同的數據庫,以滿足信息化時代的需求。在建立數據庫時,需要注意的問題是做好目標的輸入,因為在搜索檔案的時候,通常會輸入目錄的關鍵字來查詢所需要的資料,所以在建立數據庫時,人力資源部門要確保目錄輸入的規范化、合理化[1]。

1.3 加強檔案管理隊伍的建設

當前醫療機構中,很多人力資源管理人員都算的上是企業的元老了,他們受傳統觀念的影響比較深,對于高科技的理解和接受能力比較差,因此醫療機構必須要加強管理隊伍的建設,加大對于企業員工的培訓,提高企業員工的整體業務素質,不斷引進科技型人才,完善醫療機構的人力資源檔案管理隊伍,使醫療機構的人力資源隊伍建設得到更好更快的發展。

2 醫療機構人力資源檔案信息化管理的地位和作用

醫療機構人力資源檔案信息化管理,是以網絡技術為平臺,對其實施的管理,隨著信息化進程的加快,人力資源檔案信息化平臺顯得更加重要。

2.1 檔案信息化管理具有動態更新性

現階段,每個企業都實行績效指標體系制度,醫療機構也不例外,每一位企業員工的工作效率指標、醫療質量指標、薪資狀況指標、發展能力指標都具有極大的變化性,因此也要不斷的更新檔案的信息。醫療機構通過建立人力資源個體檔案,以員工的姓名、崗位、身份證號等信息為檢索,在計算機系統不斷更新的狀態下,員工能夠及時查出自己的獎懲、薪資、成果等數據資料,這樣不僅給企業帶來便利,也為員工提供了方便。

2.2 檔案信息化管理具有輔助決策性

醫療機構的人力資源檔案,是記錄企業員工從事醫療活動的有利證據和展開各項工作的基礎。因為在檔案的管理過程中,保留的是各個時期資料的原始性而且具有很強的權威性,所以,檔案的信息化管理,不僅為人力資源部門提供有效、準確的信息服務,還能在宏觀上起到輔助決策的作用。人力資源管理部門通過辦公局域網、政務網的使用權限,利用搜索定位功能,來實現檔案信息的查詢,為人力資源部門實現員工的培訓計劃、績效管理和選拔人才提供了真實的材料證明[2]。

2.3 檔案信息化管理極大的提高了檔案的管理效率

在龐大的醫療機構下,由于科室之間、職稱之間的不同,使得檔案的信息收集、分類歸檔工作十分復雜,人力資源部門每年都要對員工的績效考核進行分類、整理和歸納,由于員工較多,導致檔案的數量大,這就需要一個面積較大的檔案室存放,如果手工進行這些操作,不僅浪費時間,工作效率也低下。反之,利用計算機帶來的便利,將紙質材料轉化為電子文檔進行歸檔,能夠及時的傳遞、利用保存、查詢、修改信息,這樣不僅提高了工作效率而且還節省了時間,避免了人工錄入檔案過程中出現的錯誤。

3 醫療機構人力資源檔案信息化的安全管理

在檔案信息化管理給醫療機構帶來便利的同時,也存在著極大的安全隱患,這種隱患帶來的后果是無法估量的,醫療機構必須采取相應措施,在享受便利的同時也要保證安全不受到任何威脅。

3.1 建立健全信息化檔案管理制度

在制度上,醫療機構人力資源要加大檔案的信息化管理,在醫院的各個部門都要加大培養員工的安全意識,嚴格按照醫療機構章程辦事,完善關于人力資源的各項規章制度,在有序的規章制度下進行工作。

3.2 嚴格落實訪問權限

隨著黑客的涌入,使得許多數據庫的安全受到威脅,這不但會影響企業工作的正常運行,還會給企業帶來不必要的經濟損失,這就要求醫療機構的人力資源部門,利用計算機的加密功能,對數據庫的安全進行有效的維護[3]。

4 結語

隨著醫療機構人力資源的不斷深化改革,在給檔案管理信息化帶來便利的同時,也面臨著挑戰與定位,檔案工作者應該及時更新技術,在管理體制與人員素質上要緊跟時代的腳步,提高檔案管理的信息化水平,為人力資源部門提供準確的數據和輔助決策支持。

[1]楊明萍,馮桂珍,張文元.論建立高校數字檔案館建設目標體系[J].檔案與建設,2011,28(2):20-23．

[2]楊媚.淺議醫院檔案管理信息化的重要性[J].科技信息,2010,27(10):746-748．

[3]劉承志,醫院人事檔案的信息化建設[J].國病案,2011,12(9):38-40．