基建工程檔案管理重要性之管窺

馬咪咪

摘要：基建工程檔案作為單位檔案的重要組成部分，反映的是真實存在的建設管理工作，基建檔案管理妥善與否直接影響著單位事業的發展。為此，各單位特別是作為國家骨干行業的電力企業必須要采取有效措施，做好基建檔案管理工作，以提升基建工程的建設水平。文章分析了基建檔案管理工作的意義及其存在的問題，提出了加強基建工程檔案管理的建議，可為相關人員提供參考。

關鍵詞：基建工程；檔案管理；工程質量；可持續發展

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2014）25-0164-02

基建檔案包括工程項目立項、審批、勘察、設計、施工、竣工、驗收等過程中所形成的各種文件資料，包括文字、圖像、圖紙、聲像等。基建檔案要求技術含量和系統性良好、原始資料完整準確記錄等，是各階段單位維權的憑據，更是工程項目的一筆寶貴財富，為建設活動提供了重要的依據。

1 加強基建檔案管理工作的重要意義

1.1 保證工程創先爭優

基建檔案管理作為基建工程建設的重要組成部分，既服務于電力企業的“今天”，更對電力企業的“明天”有著深遠的影響。我國工程建設領域的最高獎項——國家優質工程獎以及建筑工程行業的最高榮譽獎——建筑工程魯班獎，是所有電力企業來趨之若鶩想得到的榮譽。而無論是創建國家優質工程獎，亦或是中國電力優質工程獎，都離不開基建工程檔案管理的輔助。特別是在工程竣工和工程驗收階段，所有參建的電力單位都需要將全部工程檔案作為工程質量驗收的必備條件。

1.2 提高企業工程質量

基建工程檔案是整個電力企業基建工程的縮影，能夠真實地反映工程項目的管理過程和工程實體，一個標準規范的基建檔案可以為企業工程投產后的各方面工作提供可靠的憑證和依據。基建檔案的歸檔、管理貫穿于整個基建工程的始終，能夠真實反映工程質量。工程人員可以通過完善的基建檔案加強工程技術手段和程序的管理，不斷對工程事故的原因責任和技術等方面工作作出改進，有效維護工程人員的生命財產安全。從這一角度來說，能否做好基建工程項目檔案管理，直接決定著工程項目的壽命。

1.3 實現企業可持續發展

曾經有美國的一個核電站，由于前期檔案資料收集不完善，后期又無法補齊檔案，因而不得不在政府的壓力之下將核電站改為常規電廠，給整個核電站帶來了重大損失。基建工程作為一項重大而龐雜的工程，耗資大、歷時久、專業面廣、涉及的單位和人員多。而基建檔案作為工程項目建設的第一手資料，能夠有效維護企業權益，為電力企業的設計施工、設備維修、技術創新等提供重要依據，減少不必要的重復勞動和人事物的浪費。

2 基建檔案管理存在的問題

2.1 建立基建檔案意識不健全

由于過度聚焦于經濟利益，或受工期限制，工程建設人員往往太關注工程項目，而忽視建立全面的工程檔案，導致基建檔案在管理過程中出現了一系列問題，如有的工程檔案找不到原件，有的工程檔案會在參建單位撤出時被隨手帶走或丟棄，還有圖物不符或缺少圖章簽字等，這些問題都導致了基建檔案的整理和歸檔工作大幅落后于工程建設的進度。加之電力企業各部門對基建檔案工作普遍重視不足、宣傳不夠，不能保證基建檔案建設工作的順利開展，制約了電力企業經濟及檔案管理工作的可持續發展。

2.2 檔案人員業務素質有待提高

現如今，大部分電力基建單位的專業檔案管理人員極度匱乏，兼職檔案管理人員眾多，造成管理隊伍存在著業務素質差、操作不熟練、工作經驗欠缺、缺乏責任心等問題，管理人員內部總是存在著“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任務面前，他們往往懷有較重的畏難情緒，解決問題的方法不多，導致基建檔案的收集和歸檔不規范、不及時、不健全；加之施工隊伍的流動性較大，人員很不穩定，工程人員與檔案人員相互生疏，彼此缺乏溝通，致使檔案資料管理工作出現脫節現象，或者檔案資料的去向不明情況，使各工程參建部門檔案管理工作無法真正落實。

2.3 基建工程檔案管理模式相對陳舊

許多單位基建檔案管理還是陳舊的模式，沒有健全相關管理制度，不能采取合規的管理方法和操作流程；管理措施不完善，對現代管理方法缺少合理的利用；由于工程參建單位多，檔案工作標準長期得不到統一，使得基建檔案管理部門對檔案管理監督、檢查和指導工作不能及時實施，造成基建檔案質量參差不齊無法正常歸檔，或者格式和內容不標準，阻礙檔案管理工作的正常開展。

2.4 基建檔案管理體制不夠完善

考慮到人員過多及經費支付等因素，許多電力企業內部對專門的檔案管理機構和管理人員設置不夠完善，往往在檔案工作場所設置上不夠健全。基建檔案管理不健全的網絡將會導致基建檔案質量、資料安全均無法保障的問題。甚至還有些基建部門由于不健全的檔案管理設施設備而無法滿足檔案管理的最基本的需要，比如檔案保管達不到“八防”要求，沒有相應的保管庫房等。某些基建檔案管理部門的現代化程度極度滯后，基建管理人員計算機應用水平僅僅處于能打字的水平，不能與當今工程建設快速發展的需要相適應。

3 加強基建工程檔案管理的建議

3.1 提高認識，完善制度，健全機制

基于基建檔案邁向社會化、市場化的大方向，檔案人員需要樹立可持續發展的科學理念，深刻重視基建工程檔案管理工作，真正落實檔案管理。要不斷健全基建工程檔案管理體制，從工程項目要求和檔案管理工作要求方面來加強檔案管理機構的建設，增加專職人員，排除兼職工作，將檔案管理人員與工程人員的溝通渠道暢通，實現基建檔案管理的體系化建設。此外，還要建立起一整套科學合理、適用性強的基建檔案管理制度，包括組織領導、管理體系、職權范圍、獎懲措施等都要條條細化，事事分明。對檔案材料的收集、歸檔、分類、整理以及竣工驗收、評優選優等工作均做出具體要求，進行標準化、制度化、規范化管理。

3.2 抓好基建工程檔案的管理工作

各參建單位要狠抓檔案管理的“四同步”，實現基建檔案工作與基建工程立項工作、基建建設進度工作、基建檢查工作、基建工程竣工工作及基建工程驗收工作同步進行。要將基建檔案工作納入基建工程軌道中去，將檔案工作的每一個工作環節全程貫穿到基建工程規章制度當中，將項目檔案工作與項目建設同等對待，不可偏廢，甚至可以將檔案管理工作納入崗位責任制，嚴格執行基建檔案管理工作的內容。實施基建文件的收集、整理和審查工作要盡可能早，最好在項目籌劃、開工時就進行檔案管理的導入工作，并持續到項目竣工驗收，使基建工程檔案形成首尾相接、全程控制的完整記錄體系。

3.3 加強基建檔案管理人員的業務培訓

加強檔案人員的業務培訓工作，提升其業務素質，是改善基建工程檔案管理現狀的有效途徑。參建單位要積極組織檔案人員進行檔案業務培訓，幫助員工掌握整理、歸檔等檔案管理基本工作內容，提高其業務能力；同時還要通過培訓，對有關程序和專業知識充分掌握和了解，通過不斷完善知識網絡，優化知識結構。此外，還要隨著時代的發展完善培訓課程，做到與時代同步，領導檔案管理人員學習管理的先進理論和方法以及網絡技術知識，培養適應現代企業需要的檔案管理人才。

4 結語

企業檔案是企業發展奮斗的結晶，對電力企業而言，只有加強基建檔案管理，才能實現企業“出精品、出人才、出效益”的目標，使基建項目檔案更好地作用于企業的科學發展。因此，電力集團必須把基建檔案視作企業的一筆珍貴財富來保護和開發，改進工作方式方法，不斷提升員工素質，認清形勢，搶抓機遇，開拓創新，只有這樣才能保證基建檔案管理工作的正常開展。

參考文獻

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