疾控中心檔案信息化建設初探

趙堅

【摘 要】疾控中心檔案的信息化建設，對于疾控中心檔案的保存、管理與利用具有重要意義。然后目前檔案信息化過程中存在著重視程度、人員素質、安全問題以及系統落后等多方面不足之處，本文試圖針對這些現狀對發展提出有針對性的建議，為疾控中心檔案信息化建設盡一份微薄之力。

【關鍵詞】疾控中心;檔案;信息化

疾病預防控制中心是我國承擔疾病預防控制和公共衛生服務的公益性事業單位。而疾控中心的檔案資料，不但能為預測疾病流行和趨勢，還能為疾病預防控制提供可靠的依據，有著重要的參考研究價值，對于提高疾病預防控制工作的整體水平、保障人民的健康有著重大的意義。隨著當今信息化技術的普及和發展，以往的檔案手工管理模式已經逐漸無法滿足現今的檔案管理需求了。因此疾控中心檔案管理的系統化、信息化已經是大勢所趨，如何通過信息化建設來提高檔案管理水平，已經成為提升疾控中心檔案管理水平的一個重要環節。

1 疾控中心檔案信息化建設的重要性

由于疾控中心的機構歷史比較悠久，從疾控的前身防疫站時期就留下了大量的紙質檔案，伴隨著國家對我國公共衛生事業的重視，由疾控中心負責的業務量還在不斷的增加。在這樣的背景下，每年都將會產生數量巨大的疾控檔案資料，如果繼續沿用傳統單一的紙質管理模式，既浪費了人力和時間，降低工作效率，更可能會因落后的管理方式而造成重要信息丟失，給疾控事業帶來無法挽回的損失。而采取檔案信息化建設則可以杜絕以上情況的發生，更可以通過檔案管理軟件提供的關鍵字檢索、數據庫分類、文件自動整理歸檔等功能，對疾控檔案進行管理和利用，大幅度提高了工作效率并減少人力和物力。

2 疾控中心檔案信息化建設現狀

目前，各地的疾控中心都或多或少的采用了相關的信息化平臺來開展工作，在檔案管理工作方面也不例外，以作者所在的南通市疾控中心為例，在檔案管理的硬件配備有臺式電腦，掃描儀，光盤刻錄機等數字化設備，并配備有專門的檔案管理人員;軟件方面有中心于幾年前采購的清華紫光檔案管理系統單機版，也出臺了相應的檔案管理制度。但是就目前的情況來看，已經無法滿足中心不斷發展的業務需求，檔案管理信息化的升級已經迫在眉睫。

3 疾控中心檔案信息化建設存在問題

3.1 重視程度不夠

目前疾控中心對信息化建設進行的投入還遠遠不足。以筆者所在南通疾控中心為例，盡管各級政府、有關部門投入大量資金提高業務部門實力，但對于疾控中心檔案的管理還處于紙質文件為主、電子檔案為輔的階段。疾控中心對與檔案管理有關的信息化制度建設還未展開，尤其是對電子檔案的規章制度制定幾近為空白。而疾控檔案所需要的相關配套設施和環境，如數字化網絡、檔案存儲與安全、檔案數字化加工等硬件設備都需要大量的資金投入，而從國家到省、市、縣的檔案信息的連通與共享網絡建設更是缺乏政府和有關部門的重視和資金投入。因重視程度不夠，疾控中心檔案信息化建設存在制度建設不完備、資金投入不充足的問題。

3.2 人員素質較低

信息化時代檔案管理需要有一支專門專業的檔案管理隊伍，但是目前管理人員不論是工作能力或者是思想意識還較為滯后。目前疾控中心的檔案工作人員要么是由醫療衛生的專業人員來兼職從事，要么是由檔案管理專業人員來從事。由于其所學專業不完全對口，醫學專業人員缺乏對計算機有關軟件和系統的熟練操作，容易導致檔案出現安全問題;而檔案管理專業人員缺乏對醫學防疫等方面的專業知識，在對檔案進行收集、分檔和整理時，往往不能快速準確的進行專業數據處理。缺乏“全才”直接影響到疾控中心檔案信息化管理的效率和效果。

3.3 安全存在隱患

疾控系統這類檔案，如科研檔案、疫情信息資料、突發性流行病、傳染病、艾滋病及公共衛生等信息資料涉及到國家、省、市及病人等多方面，因此具有高度保密性和特殊性。而信息化條件下的電子檔案容易受到物理安全、網絡安全、系統軟件安全及人員安全等多重威脅，具體比如硬件故障、網絡病毒襲擊、文件被泄露篡改、監守自盜等，檔案信息化管理中存在不可避免的安全隱患。

3.4 檔案管理軟件落后

目前各地的疾控中心所使用的檔案管理軟件幾乎都是面向各行業的通用版本，并沒有針對疾控中心的業務特點進行過優化，導致很多軟件提供的功能用不上，同時又有很多疾控業務檔案所需要用到的功能軟件不提供。尤其是目前市面上的檔案管理軟件幾乎都沒有提供外部接口來與疾控中心獨有的如疫情網絡直報、傳染病監測等信息化平臺相連接，所以相關的業務檔案還需要檔案管理人員進行專門的整理歸檔，造成了極大的人力財力的浪費。

4 疾控中心檔案信息化建設對策

4.1 重視檔案信息化建設，加強制度建設與資金投入

疾控中心的領導及有關部門，必須意識到檔案信息化建設這一工作在對疾病流行和趨勢預測以及疾病預防控制等方面有著深遠的意義，因此要在符合相關法律法規的基礎之上，結合本地疾控中心的工作特征和實際情況，制定出操作性強、合理有效的檔案信息化管理制度，尤其是對電子檔案的收集、整理、儲存等操作制定嚴格的規章制度，并通過績效考核這一辦法，加強檔案信息化管理，充分發揮管理制度的優勢。

此外，政府及有關部門必須增加檔案信息化管理資金投入以增加檔案管理的基礎設施建設。這主要包括了檔案部門硬件設施建設（如指物理環境良好的檔案館、安全的電路）、檔案管理硬件配套設備及軟件（計算機及其操作系統、防火墻、殺毒軟件、文件加密軟件）。而檔案管理系統從長遠來看更是實現省、市、縣疾控中心檔案連通的重要媒介，這離不開政府及有關部門投入資金進行系統設計、試驗、運行及維護。

4.2 加強檔案人員培養，引進復合型人才

檔案信息管理人員的道德水平和專業素養的高低對疾控中心檔案信息化工作有著重要的影響。因此引進、培養高素質的檔案管理專業人員是當務之急的一項工作。針對擁有專業背景但缺乏計算機有關技術的檔案管理人員，通過開展定時系統培訓的方法提高其操作能力;對擁有檔案管理能力及一定計算機能力的人員來說，可以通過疾控中心各部門舉辦的定時講座、學術討論等科研活動增加醫學專業知識，同時經常性的與各業務部門進行交流溝通。此外，加大對具有專業化背景與豐富信息技術經驗的人才的引進也是一個重要的檔案信息化人才建設渠道。

4.3 落實安全管理制度，強化安全管理技術

解決檔案管理的安全問題必須從安全管理制度這一根本入手。除了加強檔案管理人員的培訓，還應該落實工作責任制，實行賞罰分明原則，對于系統安全運作可以實施雙人負責原則或最小權限原則。此外應該對各類文件進行安全級別劃分，對一些機密檔案可以實施物理隔離，與外網隔絕，對一些網絡檔案或內部傳輸檔案，可以加強對密鑰的管理。對有關系統的運行實行跟蹤制度，自動生成系統日志以監督、維護分析、故障恢復。最后，還要重視各類系統軟件的日常維護和病毒防范。

4.4 開發檔案管理軟件，提高檔案管理效率

結合當地疾控中心實際情況，開發出一套簡潔實用又針對疾控中心使用的檔案管理軟件模塊，而且軟件能夠提供外部接口，可以方便的與疾控特有的網絡直報系統和OA系統相聯接，對相應的業務檔案進行管理。既杜絕了信息孤島，又大幅度的提高了檔案管理效率。

【參考文獻】

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[責任編輯：薛俊歌]