新時期如何做好水利檔案工作

孫愛華 時婷

摘 要：加快水利改革發展，不僅事關農業農村發展，而且事關經濟社會發展全局；不僅關系到防洪安全、供水安全、糧食安全，而且關系到經濟安全、生態安全、國家安全。在水利發展的新時期同樣做好水利檔案工作，為水利發展建設服務同等重要。本文主要從檔案工作保障體系建設方面介紹新時期如何做好水利檔案工作。

關鍵詞： 水利 水利檔案 信息系統

1.前言

水利作為國民經濟基礎設施的重要組成部分，在防洪安全、水資源合理利用、生態環境保護、推動國民經濟發展等方面具有不可替代的重要作用。要把水利工作擺上黨和國家事業發展更加突出的位置，著力加快農田水利建設，推動水利實現跨越式發展[1]。水利檔案是記載水利發展歷史的重要途徑，是歷代水利人從事水行政管理及進行勘測、設計、科研、基本建設等科技活動的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分，是維護水利工作歷史真實面貌的重要資料，為以后水利建設服務提供重要的信息資源，對以后的水利工作及經濟建設起著越來越重要的作用。水利檔案已成為領導實行科學決策的重要依據，是水利系統提高工作效率和質量的重要條件。這就要求水利檔案工作者在新時期必須認清檔案工作的新特點，了解水利建設對檔案工作的新要求，使檔案信息開發利用工作能夠滿足和適應水利發展建設的新需要。如何適應新形勢、新任務，為新時期的水利建設更好的服務，是擺在當前水利檔案管理工作者面前的首要任務。

2.水利檔案工作現狀

長期以來，對于水利檔案管理工作沒有科學的管理意識，沒有把檔案工作滲透到水利工作的各個環節之中，檔案資料積累殘缺不全，文件材料不規范、不完整、不準確檔案整理不規范；建設期檔案保管條件差，保護意識弱，造成檔案損毀、散失；檔案收集制度不嚴格，收集不及時，造成文件散失等問題都給檔案的整理歸檔帶來了困難；另外，由于水利建設項目自身特點工程檔案意識薄弱，重視程度不高；工程檔案專業性較強等特點也為檔案工作帶來了困難。本文從加強水利檔案工作的保障措施介紹如何在新時期做好水利檔案工作，并使水利檔案管理規范化、標準化。

3.水利檔案工作開展的保障措施

3.1加強水利檔案基礎設施建設

水利檔案基礎設施主要指為水利檔案的保管、保護條件及開展檔案工作所必需的設備、設施。首先要有檔案專用庫房、辦公室和閱覽室，室藏檔案室等滿足檔案工作的場所，并按規定配置檔案管理服務器，微機，配用檔案管理軟件、掃描儀、刻錄機、數碼攝像機、復印機等檔案收集、存儲和用戶查閱平臺等。這是確保水利檔案安全保管與有效利用的不可或缺的物質條件。水利系統各單位應予以高度重視，尤其是檔案保管與保護條件較差的單位，要徹底改變現狀，為檔案部門提供符合要求的辦公場所和辦公設備，為水利檔案工作的開展創造良好的工作環境。

3.2做好水利檔案工作組織保障

水利系統各單位應成立水利檔案管或綜合檔案室，明確水利檔案工作的分管領導和檔案工作歸口部門，并配有專職檔案管理人員，制定《檔案人員崗位責任制》。各單位應組成的檔案管理網絡，并明確相關負責人并落實相關人員責任制的文件或依據。大型水利工程建設要建立檔案室，落實檔案專職人員，負責集中統一管理工程建設的全部檔案資料。并將水利檔案工作列入單位績效考核內容。

3.3完善單位檔案工作制度

水利系統各單位應制定檔案管理制度或辦法，例如：檔案整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度等各項管理工作制度。明確規定各責任部門的職責與任務，并有相應的控制措施；制定項目文件材料歸檔范圍和保管期限；制定實用的檔案分類方案和檔案整編操作規程；制定檔案接收、保管、利用、安全及統計等內部工作制度。對檔案制度和保管中存在的問題，一經發現要及時提出建議并盡早完善制度。同時建立各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。

3.4建立健全水利檔案安全規章制度

水利檔案安全是檔案工作的重中之重，水利檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的態度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，增強檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既要保證檔案不丟失、不損壞，又要保證檔案信息不失密、不泄密。

3.5切實保障水利檔案工作經費

水利系統各單位應落實檔案工作所需經費，保障檔案工作的正常開展，檔案業務工作經費應列入工程總概算或年度預算。

3.6提高水利檔案工作人員的綜合素質

各單位水利檔案管理人員的數量和學歷應滿足檔案管理工作的需求；從事水利工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關的一些專業類別檔案。應定期對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓，講解水利工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化，作詳細的講解，使大家對檔案內容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有一個切實的保障。

3.7加強水利檔案信息系統建設

水利檔案信息系統是水利工作的重要基礎，是水利現代化的重要體現，無論防汛抗旱、水資源配置、水環境管理，還是水利信息采集和發布、水利行政資源管理等，都離不開水利檔案信息系統的支持。要克服輕視水利檔案信息系統建設的思想，健全組織機構，加強組織領導，籌集建設資金，培訓水利檔案管理人才，營造水利檔案信息系統保障環境，全面建設防汛抗旱指揮決策支持系統、水土保持監測與管理信息系統、水資源管理決策支持信息系統、水文水質監測與評價信息系統、水利行政資源管理系統、水利網站等，基本形成水利檔案信息系統綜合體系，為水利工作自身和社會公眾提供水利檔案信息服務。

4.做好水利檔案的利用工作，為查閱者提供優質服務

對全部檔案實行集中統一管理，編制《水利檔案借閱規定》。為最大限度地提高檔案的利用率，充分發揮檔案的作用，檔案員要熱情、及時、主動地為各單位提供所需的一手檔案資料。這些原始資料能有效地解決水利各項工作中的問題，為工程建設、灌溉管理、水事糾紛等各項工作的協調處理起到很大的作用，為水利建設提供重要依據和可借鑒的資料。

5.結語

總之，積極探索促進水利檔案工作均衡發展、可持續發展的有效方式，形成一種長期行之有效的監管評價機制。對實體檔案的規范管理，要做到家底清楚、檔案齊全、利用便捷，不出安全問題。不斷提高檔案管理工作的科技含量，適應信息化、現代化管理發展需求。

參考文獻：

1.中共中央國務院關于加快水利改革發展的決定。

孫愛華：1982年8月，山東水利職業學院水利工程系教師，主要從事水利工程管理方面的教學和科研工作