論工程中合同管理的重要性

黃鑫

合同作為業主和承包商在工程建設中的最高行為準則，雙方的一切活動均需按合同進行，可以說合同管理是工程項目管理的核心，它貫穿于整個工程項目的始末。通過合同管理，業主有效控制工程項目投資、質量、工期等目標，承包商實現工程價格成本、質量和工期等系列目標。雙方只有通過加強合同管理，才能取得效益，更好的完成合同目標。

第一章合同管理作用、整體策劃

1.1工程項目合同的作用

1）合同是建設項目管理的核心

2）合同是當事人雙方的最高行為準則

3）合同是處理建設項目實施過程中各種爭執和糾紛的法律依據

1.2工程項目合同管理整體策劃

現代工程項目是一個復雜的系統工程、技術復雜、建設周期長、投資額大、不確定因素多、項目參與方眾多、合同種類和數量多，有的大型項目甚至由上千份合同組成，每份合同的成功履行意味著項目的成功，只要有一份合同履行出現問題，就會影響和殃及其他合同甚至整個項目的成功。因此合同整體策劃主要應站在項目業主角度或咨詢公司角度，在項目實施項目合同方案預先作出科學合體的安排和設計，以確保整個項目在不同階段、不同合同主體之間眾多合同中順利履行，從而實現項目的總體目標和效益。

第二章 工程項目合同管理過程和各階段的管理要點

2.1合同準備環節

以分包工程為條件合作投標的，在協商投標合作事宜時，必須首先考慮其施工能力及施工隊伍的來源問題，必須具備合法分包資格。中標后的工程分包必須堅持合格分包商評價制度，未經評審認定合格，不得與其進行實質性談判。物資設備供應方必須由項目部業務部門對其資信情況全面進行考察，拿出初步考察意見，由項目部集體選定，簽約準備環節是合同管理的源頭。

2.2合同談判環節

認真嚴禁的合同談判是合同管理的關鍵一環。在這個環節，要著重注意一下幾種情況：一是分包合同談判，無論標的額有多大，都必須報請企業成本管理部門安排人員參與研究合同條款，要結合對方的資信、人員狀況、談判的難易程度等具體情況和工程具體特點，因事、因人、靈活應用恰當的策略措施；二是物資設備采購合同必須按照企業現行的物資設備管理制度，由項目部物資設備管理領導小組成員共同參與，達到規定數額的還必須報請企業物資設備部門派員參與談判；三是勞務用工合同必須由項目部勞資、財務、計劃等人員參與談判；四是合同談判地點必須選擇在項目部辦公地，以最大程度地減少不透明因素，消除可能出現的貓膩，從源頭上防范不必要的合同糾紛。

2.3合同文本起草和審查環節

合同雙方經過談判就各項條款達成基本一致意見后，就進入合同文本起草和審查環節。這也是合同簽訂和實施前的最后一道關口。合同文本應盡可能選用由國家頒發的通用性合同文本，再根據擬建工程的特點和招標文件以及發包人、承包商雙方談判結果來起草。在文本起草工作中，工作人員應就雙方商定的部分條款、簽訂合同的各個環節，包括整個履行過程可能出現的種種情況，都要進行充分的估計，并預先采取對策，確保每一個履約行為都于己有利、占到先機，既要避免因采用一些自制的、籠統的、不規范的文本進行簽約，回避義務，避重就輕，向對方轉嫁風險，更要防止因為自家考慮不周，使合同文本出現漏洞和隨意性，而在履約過程中處處受制于對方的被動不利局面。合同文本初步形成后，應提交項目經理辦公會審查，重大合同則必須由項目管理委員會集體審查，有條件的，要盡可能安排學過民商與經濟法和勞動法規的專業人員或有法律工作經驗的人員參加審查，文本通過審查后，報企業業務主管部門復審或備案。

2.4合同的簽署和保管環節

合同文本經企業業務主管部門復審后，方可按企業授權由相關人員簽署。簽署的合同文本除了及時報企業對口業務部門備案外，均應交由項目部業務對扣部門負責人保管留存，并向項目部財務部提交一份原件作為付款依據。其他任何人包括項目經理在內，不得保管任何已經簽署生效的合同文本，以避免有關人員違規操作、業務部門情況不明乃至合同丟失、違法違紀等不良現象給項目部和企業帶來的被動局面。某項目就曾發生過項目經理與材料供應商簽署合同后，將合同文本長期私自存放，一直不與業務部門見面，結果造成了文本丟失。該經理中途調離后，也未對此事進行通報和補救。

2.5合同的履行環節

這是一個周期較長而且復雜的環節，不可預見的情況多，最容易出現各種各樣的問題，是合同管理至關重要的控制環節。要做好這一環節的工作，必須要做到：一是教育項目全員明確項目管理的根本任務是全面、嚴謹、高效地履行該工程項目的所有合同、協議，而不是施工生產。二是項目部要定期組織召開會議，綜合評價分析各項合同的履行情況，圍繞高效履行合同義務、行使合同權利來組織施工生產，不斷改善和提高履約水平。三是項目管理人員必須要牢固樹立有利于企業的證據意識，認真清除。

2.6合同的結算與支付環節

項目上的任何合同行為都是企業的經濟行為，其履行過程中的核算、階段性結算和最終決算，是項目經濟活動的最后一個關口，直接決定著企業的經濟效益。企業一般都對此有具體、明確、嚴格的規定，項目部財務部門必須按照企業有關規定辦理，審核及簽批手續不完備者不得付款。項目主管會計必須明確自己對此所付的監督責任，嚴格把好支付關。如果有人企圖強行支付，或者化整為零由出納變通支付，項目管理會計必須在第一時間向企業總會計師報告，必要時直接向企業行政主管領導報告，努力堵住一切漏洞。對明知手續不完備且面臨違規支付而不報告的，企業要視情節對主管會計進行處罰，同時對項目經理予以從重處罰。

第三章 合同管理中應注意的問題

3.1建立合同管理的保證體系

建立合同管理的保證體系，是未來保證合同管理過程中的日常事務性工作有序地進行，使工程項目的全部合同管理時間處于受控狀態，以保證合同目標的實現。首先要建立合同管理組織機構，有效的組織機構是組織管理目標得以實現的保證，應設專職或兼職的合同管理人員。其次要建立合同管理的工作程序。由于合同管理的日常事務性工作很多，要協調好各方面關系，應使合同管理工程程序化、規范化。

3.2工程合同變更與索賠

合同管理貫穿于工程實施的全過程和各個層面，而合同管理的重要組成部分就是合同變更管理和施工索賠。合同內容的頻繁變更是工程合同的特點之一，同時合同變更又是索賠的重要依據，因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統。合同變更管理應在工程項目合同管理工作中貫徹并體現出來。對工程變更的責任分析應明確工程變更起因及工程變更處理過程，它是確定索賠與反索賠的重要且直接的依據。

合同索賠工作難以實現，索賠時合同和法律賦予受損失者的權利，對于承包商來講是一種保護自己、維護正當權益、避免損失、增加利潤的手段。而建筑市場的過度競爭，不平等合同條件等問題，給索賠造成了許多干擾因素，再加上承包商自我保護意識差、索賠意識淡薄，導致合同索賠難以進行，受損害者往往是承包商。

第四章 結論及展望

工程項目的合同管理，是工程項目順利進行的根本保障，是當時各方維護切身利益的依據。目前，我國施工企業普遍履行合同的意識不強、管理素質不高、缺乏有效的管理規范機制，違約和不履行合同的現象非常嚴重。

合同管理是建筑施工企業中的一項重要工作。它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理，現代企業若能對合同實施有效管理，將對企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。

參考文獻：

[1] 成虎.建筑工程合同管理實用大全[M].北京：中國建筑工程出版社

[2] 王卓甫、楊高升.工程項目管理—原理與案例[M].北京：中國水利水電出版社