淺談新時期干部檔案管理存在的問題及解決措施

李佳佳

摘 要：隨著機構改革，城建管理體制進一步理順，各類管理事權逐一下放，在這一新時期，干部檔案工作也將面臨新的要求。本人結合自身工作實踐探討了新時期干部檔案管理存在的問題及解決措施。

關鍵詞：機構改革 干部檔案管理 存在問題 對策措施

干部檔案是國家檔案的重要組織部分，是組織人事部門按照黨的干部政策，在培養和選拔任用干部工作中，形成的記載干部政治品德、個人經歷、工作實績、任免獎懲等內容的文件材料，是歷史地、全面地了解干部的重要依據[1]。在干部審查考察、核定待遇等方面起著不可替代的憑證作用。隨著機構改革，城建管理體制進一步理順，各類管理事權逐一下放，在這一新時期，干部檔案工作也將面臨新的要求。本人通過參加一些干部檔案檢查、干部檔案移交接等管理工作發現，不同單位不同程度的存在著一些問題。主要表現在以下幾個方面：

一、干部檔案管理存在的問題

（一）檔案歸檔材料不夠完整。個別單位干部檔案管理人員責任心不強、業務不熟練，未能將每個人的檔案材料及時歸檔，影響干部檔案的完整性和系統性。如調入的高級工程師，可調轉來的檔案材料中卻沒有被批準的專業技術職務呈報表；接收的大中專畢業生有的檔案中缺少高校畢業生登記表和成績單等等。

（三）檔案內容前后不統一。在重復出現的檔案欄目填寫上，個人填寫欄目前后不統一。有的干部年齡越填越小，參加工作時間越填越早，任職簡歷也不完全一致，致使真實情況難以確定，給干部的工資調整、離退休等工作帶來了諸多不應有的麻煩。

（三）檔案保護力度不夠。檔案保護是檔案工作中的重中之重。在現實工作中，有的個別管理檔案單位出現檔案蟲蛀現象、檔案內容模糊不清現象、甚至丟失檔案材料現象，從而給干部檔案管理工作造成了嚴重被動。

（四）檔案內容缺乏個性特點。很多干部檔案并不能客觀反映一個人的情況。現實工作中，在評價各類人員時，千人一面的現象較突出，套話常用不厭，缺少個性特點，既反映不出干部的個性特征，更反映不出干部的真實思想動態。

二、干部檔案管理應采取的措施

鑒于上述問題的存在，我認為要加強干部檔案管理工作，應采取以下五方面措施：

（一）加強檔案管理者的責任意識。“檔案工作是各項工作發展的一個基礎，這個基礎不牢固，將來我們是負有歷史責任的”。[2]所以作為干部檔案管理者，要樹立高度責任感和歷史使命感，認真自覺維護和宣傳《檔案法》，《干部檔案工作條例》，把干部檔案作為黨和國家的一筆寶貴財富管好用好，充分發揮其作用，為城市建設服好務。

（二）建立健全檔案材料歸檔制度。沒有規范的、完善的、切合實際的工作程序，就沒有規范的檔案管理工作。健全的歸檔制度，應包括明確的干部檔案材料收集范圍，嚴格的歸檔要求和準確的歸檔時間。

1.收集范圍：分為九個大類：一類是干部履歷材料；二類是自傳材料；三類是干部考察、考核材料；四類是有關學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料；五類是政審材料；六類是加入黨團材料；七類是獎勵材料；八類是懲處材料；九類是干部工資、任免登記材料；十類是其他可供組織參考有保存價值的材料[3]。

2.歸檔要求：一是歸檔材料必須是辦理完畢、審批通過的正式材料。材料齊全、真實，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。二是歸檔材料，凡規定由組織審查的，須有組織蓋章。規定要同本人見面的（如審查結論、處分決定）一般應由本人簽字。本人見面未簽字的，可由組織注明。

3.歸檔時間：必須做到月報送、季歸檔、年整理。月報送—檔案材料后30日內，將其材料送交干部檔案管理部門；季歸檔—檔案材料審批接收后3個月，完成目錄登記和散材料入袋；年整理—每年及時將檔案材料裝訂歸檔案，更新打印檔案目錄。

（三）優化檔案管理隊伍素質。檔案工作內容的新內容、新變化對干部檔案工作人員的素質提出了挑戰。從事檔案工作人員一定要有豐富、廣博的知識。要提高自身的工作能力必須增強以下幾方面的素質：

1.政治素質。干部檔案工作是政策性、專業性很強的工作。要實現干部檔案工作的制度化、規范化、科學化，檔案管理者必須具備政治上的堅定性，堅持不懈地學習馬列主義、鄧小平理論，深入貫徹落實科學發展觀，努力提高政治思想水平。

2.職業道德。全心全意做好檔案服務工作概括為三種精神：埋頭苦干的敬業精神；精益求精的工匠精神；恪盡職守的獻身精神。檔案工作比較清苦，要具備足夠的耐心耐性；要對歷史負責，要對他人負責，更要對自己負責，工作既熱心服務又有堅持原則，還要有專業保密意識，有效地發揮檔案的使用價值。

3.專業素質。作為一名干部檔案管理者，首先應當是檔案專業的行家里手。掌握檔案工作的理論、原則與方法，是對檔案工作者的基本要求。要通過檔案專業的嚴格培訓，系統地掌握檔案工作的理論、方法和原則，才能適應現代檔案工作發展的需要。

4.相關技能。檔案管理者不僅要具有檔案專業的基礎知識和相應的工作能力，而且應具有比其他各專業人員更加廣博的知識。這是檔案工作的性質、內容和要求所決定的。在知識經濟時代，檔案人員應是“基礎厚、口徑寬、能力強、素質高”的復合型人才。既提高計算機軟件應用能力，積極研究電子檔案新技術，又要注重現代技術的應用，縮微技術等現代管理手段也要有所掌握。

（四）強化創新觀念。在檔案事業的發展過程中，形成了許多好經驗好做法。堅持這些傳統做法，是我們做好檔案工作基礎。但當前檔案工作所面臨的許多新情況、新問題，又要求我們必須具備創新觀念，不斷探索檔案管理的新途徑、新方法。

（五）強化法制意識。積極開展檔案行政執法工作，是加強檔案工作的重要措施和手段。《檔案法》的頒布，標志著我國檔案管理工作開始走上法制軌道。各級檔案管理部門，要嚴格依法管理和指導檔案工作，真正做到依法管檔。

參考文獻：

[1]干部檔案工作條例（一九九O年修訂），總則第二條、第三條.

[2]汪傳昌.檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎[J].檔案管理，2013，（5）.

[3]干部檔案工作條例（一九九O年修訂），第三章第十條.