高職院校教學檔案歸檔的思考

周宗相

【摘 要】高職院校教學檔案的歸檔具有系統性、規范性、科學性。要保證歸檔的真實、準確、完整，就必須了解如何進行歸檔收集與鑒定。本文闡述了教學檔案歸檔的幾點思考。

【關鍵詞】高職院校；教學檔案；歸檔；思考

近幾年以來，我國的教育發展取得了舉世矚目的成就。隨著高職院校教育教學不斷深入的改革，辦學層次的多種形式化和教育活動領域的延伸，專業建設的加強，科學、系統、規范的教學檔案在教育教學、科學研究和信息查證查閱中發揮的重要作用，同時，也產生了許多新型的內容。為了確保教學檔案歸檔的真實性、準確性、完整性這一生命線，歸檔顯得及其重要。

1 教學檔案的歸檔內容

教學檔案是指在教學管理和實踐活動過程形成的、具有考察和參考價值并經過歸檔整理的多種載體的文件資料。是反映高職院校學術水平和教學質量的重要材料。其內容歸檔主要包括以下十二個方面的文件材料：

1.1 教學管理歸檔綜合材料

主要包括上級下達的教學工作方面的規劃、指示、規定，辦法，學校制訂的各項教學文件和教學規章制度。

1.2 招生歸檔文件材料

主要包括上級有關招生工作的文件材料，學校的招生計劃、規定、生源計劃、合同及新生錄取材料及新生名單。委培，代培，自費生招生計劃、宣傳、工作總結、合同、新生名單，以及單獨招生形成的各種文件材料等。

1.3 教學運行歸檔文件材料

主要包括校歷表、教學運行表、總課程表等。

1.4 教學計劃和質量歸檔文件材料

主要包括學校各專業人才培養方案，課程建設，教學大綱、改革方案和經驗總結，典型教案，重要備課、檢查記錄，教師情況調查表，電子課件教育中的錄音、錄像磁帶、磁盤、光盤，各系各專業課程試題庫、試卷分析材料等。

1.5 實踐教學歸檔文件材料

主要包括實驗、實訓（室）的規劃、論證、建設材料，教學實習，生產實習的計劃、大綱、總結，實習指導書、教案、結果鑒定，有代表性的報告等。

1.6 學科建設歸檔文件材料

主要包括上級有關學校學科、專業設置文件材料，有關專業、評估、申報、審批材料，重點學科、專業建設材料，計劃、簡報、總結材料等。

1.7 教材歸檔文件材料

主要包括自編、主編、主審教材的正本，補充教材，自編、主編教學、課程設計、實習指導書，試題集和答案以及各專業教材使用目錄。

1.8 師資管理歸檔文件材料

主要包括教師教學、業務考核材料，培訓的計劃、考核、總結、學習成績等文件材料。

1.9 學籍管理歸檔文件材料

主要包括新生入學登記表、學生學籍卡片、學生名冊，學生學籍變更（升級、留級、休學、復學、轉學、退學）材料及學生獎懲材料等。

1.10 就業指導中心工作歸檔文件材料

主要包括上級有關畢業分配的文件材料，大學生就業工作規章制度、畢業生工作計劃、決定、報告、總結、重要統計，畢業生正式分配方案及調配派遣名冊，畢業生質量跟蹤調查和信息反饋材料等。

1.11 高職院校兼辦有成人教育的學校材料

主要包括上級關于成教工作的文件、計劃、總結、統計材料，規劃、會議記錄、調研報告，學校制訂的各項教學文件和教學規章制度。

1.12 畢業歸檔文件材料

主要包括上級有關畢業分配的文件材料，畢業生工作計劃、分配方案、總結、派遣證和畢業證書存根，思想品德表、畢業生登記表等材料。

2 教學檔案歸檔的收集

收集是教學檔案工作的起源，是整個歸檔基礎。只要做好教學文件資料的收集工作，就能確保歸檔的完整、準確、系統、齊全、更好地為教育教學服務。

2.1 教學歸檔的特點

歸檔與其它檔案歸檔一樣，具有“自然形成”、“歷史記載”、“利用價值”的一般規律性。具體體現在：

2.1.1 教學活動的記載者具有成套性

從每一屆新生的招收到學生畢業的整個循環過程中，有規律地形成了招生，教師教學，學習成績材料，畢業設計或論文、教學總結材料等，這些歸檔材料都有一定的程序銜接、互相制約的內容在關系。

2.1.2 時間周期性

歸檔的周期性分別表現出學期、學年，學制周期。教學檔案歸檔一般不采用公元年度，而采用教學、學制年度。各階段既界限分明，有緊密銜接，具有完整循環的周期。

2.1.3 來源分散性

歸檔是由教學文件材料轉化而由來的。教學文件有的來源于教務、學生等教學管理機構，有的來源于系、部、室等教學單位，有的來源于從事教學活動的教師。有的分散在各個相關部門和教師與輔導員個人手中。這些都給歸檔的增加了難度。

2.2 加強檔案歸檔的法制建設

“依法治檔”是做好歸檔收集工作的關鍵性。根據《中華人民共和國檔案法》與《普通高等學校檔案管理辦法》等一系列法律、法規的制定，歸檔工作的每個方面、每個環節、協調檔案事務中各種關系，都已有了基本的法律依據。除大力宣傳、貫徹、執行《檔案法》和《檔案管理辦法》，提高全校師生員工的歸檔意識和法制觀念外，還必須根據教學的特點制定出相應的管理辦法，確保歸檔制度、科學、標準化，方便收集和接收歸檔。同時，要定期開展歸檔執法檢查，對先進單位和個人應予以表彰，對存在問題要限期整改，對問題嚴重的要通報批評，責令整正，對違法的要追究法律責任，從而有力地推進歸檔的“依法治檔”程序。

2.3 把握歸檔收集時間

從教學檔案的特點可以分析，教學文件材料的形成，是以教學年度與學制年度形成的周期性。教學文件材料的收集、歸檔時間，可選定在每年的10月前后為宜。因為上一學年度已結束幾個月，立卷準備工作基本完成，特別是它處于開學準備和期末考試這兩個緊張工作時期的中間，時間比較充足。

3 教學檔案歸檔的鑒定

歸檔鑒定就是歸檔工作者按照一定目的和標準對教學文件進行鑒別、處置和整理，才能把有查考利用價值的文件材料根據教學歸檔范圍和保管期限進行系統整理，把零碎的教學文件編組在一起，形成一個文件數量不等的綜合體案卷。

3.1 教學檔案歸檔鑒定的內容

結合本校教育工作任務和教學活動形成材料的具體情況及它們的使用價值，參照國家檔案局、教育部的有關歸檔管理規定，應制定本校的歸檔范圍和保管期限。按照教學周期定時收集各類歸檔材料并進行整理鑒定，主要是檢查教學文件材料的完整、準確、真實性，有關的材料審核手續必須齊全。如歸檔的教學計劃、大綱應當有主管領導簽名，以表明是執行文件。成績單要有教師簽字確認。對歸檔文件要分別確定保管期限，有研究和史料價值可定為永久，有證據價值一般定為長期，其它根據時效定為長期或短期。

3.2 教學檔案歸檔鑒定的程序

3.2.1 歸檔的初期鑒定

初期鑒定是非常重要、最基本的步驟，它直接關系著答卷的質量，一般結合立卷進行，是由文件形成、使用與管理部門負責。確定“歸檔”和“不歸檔”，確定文件密級與使用范圍，確保完整、真實和記載質量。歸檔的重點是本校在教學工作過程中，特別是教學實踐每個環節活動中形成的文件材料。對于上級普發的文件，有關教學未定稿的文件、重復的文件、無查考利用價值的事務性臨時性的文件等，可以作為自行暫存的材料。

3.2.2 歸檔的后期鑒定

后續期定主要為對初始鑒定的結果進行調整和對保管期限已滿的歸檔文件進行銷毀前的再次鑒定。這項工作需要根據鑒定規定有組織的專門進行。從事教學檔案的價值和社會需要作想，用全面的、歷史的、發展的觀點，判定檔案價值，確定檔案的保存銷毀和保管期限。凡是涉及重大活動，能反映基本職能活動和歷史面目，對今后工作查考利用具有重要依據參考作用的，并對將來的歷史、科學研究具有史料價值的均應確定為永久保存。凡涉及一般性工作活動，在較長時間內有查考利用價值的應確定為長期。涉及到較具體的一般工作活動，在短期時間內有查考作用價值的檔案確定為短期。

3.2.3 歸檔的淘汰鑒定

教學文件材料大部分有一定時效，每年又有不斷產生的新材料，因此要定期對歸檔進行淘汰性鑒定。這項工作采取三結合鑒定的形式，由主管教學領導和教學管理人員和檔案人員組成。先從整體上對某項目歸檔確定去留，然后對不準備保存的項目材料直接鑒定，一般采取選樣保留或主件保留的方法，繼續保存其中的部分材料。例如，短期保管的培訓班材料可將其中的學員名單，成績登記表，結業照，通訊錄，招生簡章留下，它們有歷史查考價值。早年的各專業教學計劃、大綱，如果數量很大，可以選樣保存。對于證據性材料如畢業成績登記表，即使年代久遠，也宜長留。凡是剔除銷毀材料要經銷毀成員確定，確無使用價值，經過審核批準，方可列入銷毀。

綜上所述，盡管歸檔內容十分龐大復雜，只要有規律、特點和制度建設入手，就能完整、準確、真實地收集到教學文件材料：只要用全面、歷史、發展的觀點對歸檔進行鑒定，就能真正地判斷確定歸檔的價值，使歸檔更好地為教學、科學研究、參考價值和信息查證服務。更能為歸檔奠定堅實的基礎和重要依據。

【參考文獻】

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