企業檔案管理的創新服務模式探討

張璐

【文章摘要】

企業檔案管理是企業管理工作中重要的一部分，在檔案管理工作中業務人員技術水平以及專業素養關系到檔案管理工作能否順利開展，企業領導者要對檔案管理工作充分重視，對于工作中出現的問題要及時修正，克服效率低、檔案泄密、丟失等問題的出現，因此對于當前出現的問題就要采取有效的措施提升企業檔案管理的機制和技術水平，加強人員的職業素質，建立并完善電子檔案中心，創新檔案管理服務模式，充分整合檔案資源，這樣才能真正實現企業檔案管理水平的提升，讓企業經濟效益與管理水平同步提升。

【關鍵詞】

企業檔案管理；團隊；創新；服務模式

1 企業檔案團隊的管理及檔案管理的創新

1.1建立檔案管理小組

企業要做到創新檔案管理工作首先要做到的及時建立一個配合得當的團隊，因為在企業中任何一項工作都不是人能獨立完成的，只有借助團隊的力量，才能將工作做完善，對于企業龐雜的檔案管理來說更是如此，單純依靠檔案主管的力量是不能做好整個工作的，因此專業的檔案管理團隊對于企業來說至關重要，它能幫助企業檔案有效地組織和落實，檔案小組能有效監督檔案管理工作。在收集檔案的過程中，要確保檔案小組責任的落實，讓每一個成員都能發揮自身的作用，合理分工，并在組長的帶領下有序的開展工作，在收集檔案資料并整理記錄后，將資料遞交到檔案室，還要記錄好交接檔案的情況。

1.2提升管理人員素養

在企業的檔案管理小組中，主管要不斷參加專業學習活動，完善自身業務水平和管理水平，同時要對企業中負責和參與管理檔案的人員進行培訓，培訓不僅包括到崗之前的培訓，還包括在崗人員的定期培訓，幫助工作人員提升職業素養，提升檔案管理的創新工作，另外，管理人員還要在實際工作中結合企業信息化發展趨勢，提升信息技術的應用能力，培養管理人員對于信息技術的適應性，讓他們成為適合企業需要的全方位人才。

1.3創新管理理念和方式

一個企業的發展離不開創新意識，檔案管理團隊只有具備充分的創新觀念，才能真正促進企業檔案管理工作的完善和發展，對于檔案管理小組中的主管來說，要完善檔案管理工作在企業發展中的重要地位和管理機制，同時應指導各檔案小組的工作人員拓寬工作思路，樹立現代化的管理意識，堅持“走出去”的工作作風，真正將創新的思想融入到檔案管理工作中去，并且將信息化管理方式融入到檔案管理工作中，實現網絡化管理檔案的方式。在整個管理過程中，要本著“以人為本”的管理理念，以先進的工作理念指導企業檔案管理工作，實現檔案利用率最大化，促進企業發展。

1.4 完善企業規章制度

企業要做好檔案管理工作除了要設立檔案管理小組，具有創新理念外，還要建立完善的企業規章制度，保證企業檔案管理工作有規章可循，對于不同的檔案要采用不同的歸檔方式，確保檔案能準確、完整的保留。在進行檔案移交歸檔時，負責人要與被移交人對資料進行審核和記錄，特別是企業基建檔案和企業重要數據的資料，要做好詳細的記錄登記和資料歸檔工作，嚴格按照歸檔范圍以及歸檔要求經雙方確認后簽字，完成移交手續。這樣才能嚴格保證檔案資料的真實以及完整性，促進企業文化的發展。

1.5 加強企業會計檔案的管理

企業會計檔案室對于企業生產經營方面的數據記錄，因此要想提升企業的管理水平，保存和管理好會計檔案對于科學發展來說非常重要，檔案管理部門要完整保存檔案以備審計部門審查，企業完善的會計資料對于會計師事務所審計核算有關鍵作用，企業必須嚴格遵守國家的政策方針，對企業財務預算、決算的真實性負責。企業的會計檔案對于提供企業真實的資金及經營情況有著重要作用，也是打擊經濟犯罪的必要手段。

1.6 完善聲像檔案管理

聲像檔案管理對于企業發展的記錄有著重要的作用。要確保設備要與時代主流相吻合，要與工作人員的水平相適應，要充分發揮聲像檔案管理工作者的價值，要把設備、人員與企業的日常公共活動有效的搭配在一起，要使資料處理、收集、保管的人緊密配合。企業領導要重視聲像檔案管理的服務工作，不能以公謀私，要根據企業的實際情況配備聲像設備，讓企業的發展符合市場的發展需求。

1.7 借助信息技術

檔案主管應領導各檔案管理小組利用先進的計算機網絡技術建立統一的檔案平臺系統，通過創新對檔案資料及信息資源進行有限整合及管理。使檔案管理的各部門對檔案進行收集、加工及利用環節中都盡可能借助先進的計算機技術對檔案資料進行有效管理，使用計算機技術對檔案信息進行保存、分類及傳輸，以使檔案的信息資源的管理實現網絡化、智能化。

2 企業檔案服務模式的創新

2.1 在信息化平臺上進行創新

在WEB平臺的基礎上，建立完善的檔案管理服務模式，以對企業的檔案工作進行全面開發與利用。使各小組的檔案服務向多元化發展，即根據企業的具體情況及市場需求，并利用信息化方法對傳統檔案的服務方式進行不斷優化及創新，通過對檔案的宣傳內容、方式進行適當改變，以企業檔案的服務功能不斷完善。

2.2 完善檔案管理目錄，實現資源共享

要實現檔案的資源互補，就要對企業的檔案資料進行充分利用，并通過先進的計算機技術進行互補與共享，實現遠程服務，讓企業檔案資源能充分得到利用。另外，還要保證合同檔案會計檔案、人事檔案、文書檔案等各小組的檔案管理朝專業化、系統化、特色化方面發展，以在最大程度上為企業的發展提供更好的服務。

3 結束語

企業檔案對于企業來說是十分重要的資料，不僅關系到企業的建立發展，還記錄了企業的經營管理水平，因此保存好檔案對于企業來說至關重要。而在如今信息技術不斷發展的情況下，企業應當不斷更新檔案管理管理理念、規章制度、方式方法，改善傳統檔案管理服務模式，本文對于當前企業檔案管理的創新方式展開了分析，希望能為企業檔案管理工作提供新的方向。

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