檔案征集工作規(guī)范化管理初探

幕立偉

摘要：檔案管理工作作為檔案管理體系中至關(guān)重要的組成部分，對于提高檔案征集工作效率有著關(guān)鍵性的影響。而就我國當(dāng)前檔案征集管理工作現(xiàn)狀來看，其中存在著很多的問題和不足，相關(guān)檔案館領(lǐng)導(dǎo)者并未真正意識到檔案征集工作規(guī)范化管理的重要性，從而導(dǎo)致大量有價值的檔案資源無法得到有效的利用，大大降低了檔案管理工作質(zhì)量，并從一定程度上，嚴重阻礙了我國檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。因此，筆者通過結(jié)合自身實踐工作經(jīng)驗，具體對檔案征集工作規(guī)范化管理進行了研究討論，同時提出了相關(guān)有效的建議措施。

關(guān)鍵詞：檔案征集工作;規(guī)范化;管理措施

相比于檔案管理中其他工作環(huán)節(jié)來說，檔案征集工作自身具備了明顯的技術(shù)性與政策性的特點，其中存在著很多偶然性因素。所以，在實際的檔案征集工作過程中，檔案館應(yīng)該采用更多先進有效的管理方法，對其進行規(guī)劃化的管理，制定出科學(xué)合理的檔案征集工作流程，依法對檔案征集工作進行梳理。同時，還要加強建立一套完善的檔案征集管理體系，確保所有檔案資源的最大化價值得以展現(xiàn)，進一步提高檔案征集工作水平，促進我國檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。對此，本文重點對檔案征集工作規(guī)范化管理進行了探討分析，從而總結(jié)出以下相關(guān)結(jié)論，以供參考。

1、檔案征集工作的流程

檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據(jù)具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象，通過規(guī)范的程序征集對象進入館內(nèi)，將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環(huán)節(jié)：首先是征集計劃的編制;其次是征集對象明確后，檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程;第三是對已選的征集對象進行評估鑒定和征集批準的過程;第四是和征集對象持有人進行征集手續(xù)的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關(guān)文件遞交給館內(nèi)相關(guān)部門的過程。我們可以將檔案征集工作的這五個環(huán)節(jié)細化為幾個工作步驟，即檔案征集計劃的制定、檔案征集意向的提出、征集對象的評估、基于征集對象開展相關(guān)專家鑒定會、檔案征集的審批、締約，征集檔案的接收、征集檔案的移交處理、針對征集對象構(gòu)建財務(wù)檔案、把征集對象移交庫房、業(yè)務(wù)檔案的構(gòu)建，檔案征集工作可根據(jù)這一流程順利的運轉(zhuǎn)。

2.檔案征集工作規(guī)范化管理的途徑

2.1 提出檔案征集的意向

在開展檔案征集工作之前，應(yīng)該事先由兩名或兩名以上的工作人員提出明確的檔案征集意向。同時，相關(guān)的檔案征集人員還要提交檔案申請表、檔案征集意向書等有關(guān)資料。其中，檔案征集意向書是非常至關(guān)重要的，因此，上級部門將會通過這份文件資料真實了解到檔案持有人是否資源出讓征集對象。所以，在實際的檔案征集工作中，檔案征集工作要將征集對象的家庭住址、數(shù)量等基本信息情況認真填寫到檔案征集意向書中。并且，還要對出讓價格以及分配情況進行清楚詳細的記錄。另外，還要留下征集對象的聯(lián)系方式，以免日后出現(xiàn)問題，方便解決。最后，工作人員在對檔案征集申請表進行制定時，應(yīng)該將有效的征集想法和意見告知給檔案征集人員，從而確保檔案征集工作更加規(guī)范化。

2.2檔案征集計劃的制定

檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續(xù)對征集對象予以準確評估與鑒定的最有力依據(jù)。檔案征集計劃內(nèi)容具體應(yīng)涵蓋征集方式、征集原則、入藏標準、征集范圍等諸多的內(nèi)容" 檔案征集工作人員主要擔(dān)任歸檔人一職，財務(wù)人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內(nèi)容$征集對象評估報告（副本），征集對象專家鑒定會會議紀要（正本）、檔案征集協(xié)議（正本）、征集經(jīng)費支付憑證（正本）、征集檔案點交記錄表等。

2.3征集對象評估

通常情況下，在實際的檔案征集工作中，主要是對征集對象進行了全面的評估，而在這一環(huán)節(jié)中，相關(guān)檔案征集工作人員應(yīng)該充分準備好相關(guān)材料，具體包括了申請表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對征集檔案評估專家的選擇上，將會由檔案館領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一制定。

2.4檔案征集審批

在進行檔案征集審批過程時，檔案征集工作人員應(yīng)該實現(xiàn)準備好所需的相關(guān)材料，其中具體有檔案審批意向書、審批表、申請等。之后，檔案持有人會將征集檔案交給征集對象。并且，雙方還要簽訂一份檔案征集費用支付的憑證文件，以免以后發(fā)生不必要的經(jīng)濟糾紛。

2.5檔案征集締約

在這一環(huán)節(jié)的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協(xié)議也要一式三份。其中，檔案持有人將會保留一份，另外兩份將由檔案館統(tǒng)一保管。在這一環(huán)節(jié)過程中，要將檔案數(shù)量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協(xié)議清單中。

2.6 基于征集對象開展的專家鑒定會議

開展專家鑒定會過程中，檔案征集工作者要準備好所需的材料，具體有：檔案征集意向書、申請表、征集對象原件等。擔(dān)任鑒定會的鑒定人員應(yīng)從檔案征集的專家?guī)熘谐槿?，最后將形成文件作為專家基于征集對象而開展的鑒定會議的會議紀要。相關(guān)整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進行轉(zhuǎn)交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀要等諸多資料的正本。同時，還有征集資料的有關(guān)資料與圖片以及征集的經(jīng)費支出憑證的副本。

2.7征集檔案的移交整理

檔案持有人把征集檔案及其相關(guān)資料移交到征集人員手中，涵蓋了征集檔案意向書。審批表合同評估報告、移交目錄等諸多資料的正木，同時，還包括征集對象的相關(guān)資料和圖片以及經(jīng)費支出憑證的副木。形成文件是征集檔案的點交記錄表與文件清單。

2.8構(gòu)建財務(wù)檔案

主要是把征集對象的評估報告、專家鑒定會的會議紀要和審批表這三方的副本、征集協(xié)議與經(jīng)費支出憑證的正本予以歸檔處理。

2.9移交庫房

檔案整理人員擔(dān)任移交人，由庫房管理人員接收。移交之前，要保證檔案已經(jīng)根據(jù)相關(guān)要求進行了著錄和整理。主要移交檔案目錄、征集檔案，要構(gòu)建移交目錄和庫房接收登記表、

2.10構(gòu)建業(yè)務(wù)檔案

整理工作人員要把有關(guān)的檔案資料移交到業(yè)務(wù)檔案管理部門。移交的內(nèi)容不僅要涵蓋檔案申請中移交的資料，還應(yīng)涵蓋庫存接收登記表的正本。

3.規(guī)范檔案征集人員行為

現(xiàn)有的行政規(guī)章，如《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規(guī)定：“檔案館征集檔案，應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊?！薄皺n案征集人員將征集的檔案據(jù)為已有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館，并依法給予行政處分。

征集工作是一項政策性、技術(shù)性都很強的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準則》和《國際博物館協(xié)會職業(yè)道德準則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求

4.結(jié)束語

綜上所述，可以得知，想要做好檔案征集工作并不是一件簡答的事情，由于檔案征集工作的特殊性和復(fù)雜性，也給檔案征集工作人員造成了很多的不便，致使檔案征集工作效率和質(zhì)量無法得到有效的保障。因此，為了確保檔案征集工作的順利開展，進一步提升整體檔案管理水平，檔案館領(lǐng)導(dǎo)者必須高度重視對檔案征集工作的規(guī)范化管理，建立健全的檔案征集管理體系，從而充分保障檔案征集工作質(zhì)量。

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