淺談提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑

劉艷 張寧

國網(wǎng)冀北大城縣供電有限公司 065900

摘要：隨著電力企業(yè)改革和形勢的發(fā)展，辦公室的工作任務(wù)日益加重，要求也越來越高。企業(yè)辦公室作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)體系中一個(gè)十分重要的部門，既是企業(yè)的參謀部、指揮部，也是企業(yè)的綜合管理部門，在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)揮著參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運(yùn)轉(zhuǎn)保障、督促檢查等多重職能。作為企業(yè)辦公室工作人員，要用心謀事、用心做事，做到參之有道、謀之有方。

一、電力企業(yè)秘書工作的重要性

1、是領(lǐng)導(dǎo)工作的鋪墊

秘書工作中很多事務(wù)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作作鋪墊。如領(lǐng)導(dǎo)決策前秘書的信息收集處理工作、領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議前，秘書的會(huì)前籌備，會(huì)中服務(wù)，會(huì)后整理工作。領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書的出差事務(wù)準(zhǔn)備工作、領(lǐng)導(dǎo)批閱文件前，秘書的文件處理擬辦工作等等。秘書的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程及其效率和效果。因此，秘書一定要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程的環(huán)節(jié)，明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程各環(huán)節(jié)的時(shí)間要求、任務(wù)內(nèi)容與各相關(guān)方面的關(guān)系，以及要取得的階段性效果等。還要明確領(lǐng)導(dǎo)在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準(zhǔn)備，并且要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。

2、是領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展和伸延

領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展與伸延，具體表現(xiàn)在，領(lǐng)導(dǎo)作出決策以后，秘書要草擬決策文件，將領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容用文字準(zhǔn)確表達(dá)，制成文件，下發(fā)各單位；文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握執(zhí)行動(dòng)態(tài)、反映及效果；領(lǐng)導(dǎo)召開的會(huì)議結(jié)束后，秘書要做會(huì)議文件的立卷歸檔工作，會(huì)后的落實(shí)、催辦工作；領(lǐng)導(dǎo)出差以后，秘書要整理領(lǐng)導(dǎo)帶回的有關(guān)材料，辦理后續(xù)事務(wù)等。對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延，要以保證取得領(lǐng)導(dǎo)工作的預(yù)期效果為目標(biāo)，嚴(yán)格按照要求辦事，在注重整體連續(xù)性和承繼性的同時(shí)，注重適變和應(yīng)變，使工作落在實(shí)處，產(chǎn)生實(shí)效。

二、當(dāng)前電力辦公室文秘工作存在的問題

1、缺乏解決問題的能力

針對辦公室集文秘、服務(wù)、企業(yè)文化、接待等綜合職責(zé)，文秘人員經(jīng)常沉浸于紛繁復(fù)雜的事務(wù)中，沒有把握住工作重點(diǎn)，有時(shí)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問題的能力不高，以至于出現(xiàn)上下溝通不夠，協(xié)調(diào)不暢，起草文稿材料思路不清，難以起到參謀助手作用。

2、文秘人員的綜合素質(zhì)較低

由于電力企業(yè)的工作要求越來越高，辦公室文秘人員現(xiàn)有的專業(yè)知識(shí)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢下對文秘人員的要求。許多文秘人員專業(yè)知識(shí)欠缺，現(xiàn)在的文秘人員基本是半路出身，沒有系統(tǒng)學(xué)過文秘專業(yè)知識(shí)，不能滿足工作的需要。另外，文秘人員的知識(shí)更新過慢，思路不寬。辦公室人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，視野不開闊，工作思路不寬，知識(shí)更新慢，無論是辦文、辦會(huì)、辦事都與領(lǐng)導(dǎo)的要求還有差距。

3、文秘人員工作負(fù)擔(dān)重

目前，電力企業(yè)主要從事文秘工作的人員相對不足，加之工作比較繁雜，很多時(shí)候出現(xiàn)頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳，顧此失彼的現(xiàn)象。雖然還要經(jīng)常加班，但效率不高、質(zhì)量不好、領(lǐng)導(dǎo)不滿意，嚴(yán)重影響了辦公室工作的開展。

4、缺乏敬業(yè)精神

對應(yīng)了解和掌握的辦公常識(shí)和業(yè)務(wù)技能，只知大概，不能精益求精，領(lǐng)導(dǎo)吩咐的工作，只滿足于過得去的完成，不求過得硬，不能積極提高成效。從而忙于現(xiàn)狀不求創(chuàng)新、安于現(xiàn)狀不愿 創(chuàng)新，導(dǎo)致了辦公室工作的惰性、無計(jì)劃性和延后性，使辦公室工作常處于被動(dòng)應(yīng)付位置。

5、深層次服務(wù)不夠

由于辦公室工作的綜合性、復(fù)雜性較強(qiáng)，辦公人員多忙于事務(wù)性工作，對于信息、督察、調(diào)劑等繁瑣的工作做得還不深刻，不扎實(shí)，以致于不能全面的為領(lǐng)導(dǎo)提供深層次服務(wù)，對提出的意見和建議不能恰到 好處的謀在點(diǎn)子上，謀在關(guān)鍵處，不能充分發(fā)揮參謀助手的作用。

三、加強(qiáng)辦公室文秘人員工作的對策

1、提高文秘人員綜合素質(zhì)

工作方式的創(chuàng)新來源于勤奮學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)。我們要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展的中心，按照“超前謀劃、提前落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)對集團(tuán)公司和油田重要政策、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)等方面的學(xué)習(xí)，提高思想認(rèn)識(shí)和政治敏銳性，學(xué)會(huì)從政治的角度來辯證地分析問題和解決問題。“吸眾家之長，補(bǔ)一己之短”，把提高自己的寫作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)來勤學(xué)苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”。另外，要加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對于其他業(yè)務(wù)部門來說培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，文秘人員現(xiàn)有的知識(shí)很難滿足工作的需要。因此，要著力加強(qiáng)辦公室人員的“三基本”建設(shè)培訓(xùn)，即：基本思路訓(xùn)練、基本能力培養(yǎng)、基本素質(zhì)教育，進(jìn)一步提高文秘人員的思維能力、履職能力、執(zhí)行能力，做到履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節(jié)奏”上超前，在“精實(shí)”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

2、理清思路，做好本職工作

辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，還要善于思考，別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的我們要考慮到。要運(yùn)用自己的智慧提高工作效率，運(yùn)用自己的智慧調(diào)動(dòng)各方面積極性，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，而無時(shí)間抓信息宣傳工作和調(diào)研工作。尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考，按工作的輕重緩急來依次處理。

3、抓住重點(diǎn)，做好辦公室服務(wù)工作

辦公室文秘人員的工作重點(diǎn)主要是辦文、搞好信息宣傳。首先，要會(huì)議未開，文秘先行。文秘人員在起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿前，必須要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，認(rèn)真思考，精心構(gòu)思，閱讀相關(guān)資料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報(bào)送、重要事項(xiàng)督辦、重要會(huì)議和重大活動(dòng)籌辦，確保萬無一失。其次，做好文件的上傳下達(dá)工作。要在嚴(yán)格做好公文處理及發(fā)文審核工作的同時(shí)，努力做好文件的上傳下達(dá)工作，尤其是一些重要文件的上傳下達(dá)工作，防止因錯(cuò)誤領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，錯(cuò)傳錯(cuò)發(fā)文件。最后，積極主動(dòng)，做好信息報(bào)送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業(yè)工作動(dòng)態(tài)，交流工作情況，展示工作成果，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效服務(wù)的媒介和載體。信息的基本報(bào)送原則就是有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂、憂喜結(jié)合。所以，在報(bào)送信息的時(shí)候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意。

4、注重細(xì)節(jié)，加強(qiáng)溝通

“細(xì)節(jié)決定成敗”。辦公室工作接觸面廣，在工作中我們要按照“超前謀劃、系統(tǒng)落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的工作方針，堅(jiān)持“嚴(yán)、細(xì)、快、實(shí)”的工作作風(fēng)，低調(diào)做人、潛心做事、謙虛謹(jǐn)慎，以更加認(rèn)真、更加負(fù)責(zé)的態(tài)度，強(qiáng)化大局意識(shí)，積極思考，投入100%的精力，一絲不茍；同時(shí)要正確認(rèn)識(shí)和對待組織、自己和他人，以實(shí)際行為來感染和帶動(dòng)其他同事，這樣才能真正協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，有利于各項(xiàng)工作的開展。

結(jié)語

文秘人員是聯(lián)系企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層工作最為重要的紐帶，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的左肩右膀，文秘崗位在辦公室以及整個(gè)企業(yè)的工作中一直都占據(jù)著十分重要的地位。新的歷史時(shí)期，知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，這對于文秘工作提出了更高的要求。只有提高電力企業(yè)文秘的工作能力，才能更好的發(fā)展電力企業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張紅娥.淺談企業(yè)文秘工作人員素養(yǎng)[J].陜西煤炭.2008（06）.

[2]杜立新.現(xiàn)代秘書如何為領(lǐng)導(dǎo)提供主動(dòng)性服務(wù)[J].職業(yè).2012（11）.

[3]蔡永國.淺談基層文秘人員如何提高公文寫作能力[J].黑河學(xué)刊.2010（0）.

[4]尤榮.淺談如何做好企業(yè)文秘工作[J].商場現(xiàn)代化.2013（10）.