對檔案館的查閱接待工作的思考

劉亞華

陜西省府谷縣檔案局 719400

摘要：檔案館是一個向社會提供檔案信息資源的場所，接待查閱工作是踐行檔案工作服務性的重要窗口。本文就檔案館的接待查閱工作進行了簡單的分析。

關鍵詞：檔案館；查閱；接待

一、檔案館查閱接待的類型及特點

1、社會各界人士來查閱。社會各界人士來查閱是檔案館查閱者的主要類型。此類查閱者是出于各種原因訪問查閱檔案，其中有為提高工資待遇、有為辦理退休、補辦戶籍等等涉及個人利益而特地查閱檔案的人員，有出于自身職業或愛好查閱檔案的人員。這類查閱者查閱的檔案范圍較廣，年度跨越較大，隱蔽性較深，查閱難度較大。

2、以單位或部門出面來查閱。這類型的查閱多以全宗為單位查詢。查閱者往往帶著問題而來，急于解決自己單位或部門面臨的難題，提出的問題往往有的放矢，直指問題核心和關鍵，目標性較強，查閱檔案門類專一，但查閱量卻極大。

3、領導考察查閱指導工作。上級領導、同系統或相關系統單位領導、本單位領導等由于工作的目的，或為了調研檔案工作，掌握檔案工作實踐情況，或是其他原因到檔案館進行考察，指導工作。各級領導到檔案館出于不同的目的，希望了解的目標也不盡相同，有想了解檔案館的硬件設施，有的對檔案館機構設置，人員編制感興趣，有的希望了解檔案館歷史，有的希望掌握檔案館特色、下一階段發展重點，應根據不同的查閱需求，有側重地進行介紹，解答領導疑問，滿足領導的考察需求。

4、受邀到訪查閱專題展覽。這種類型的查閱者是指檔案館為滿足社會對檔案信息的特定需求定期或不定期，在本館或臨時確定的場所進行檔案專題展覽，受到檔案館邀請查閱展覽的特定群體。這種類型的查閱者情況復雜，比如愛國主義教育專題檔案展覽受眾廣泛，各行各業人員都可能成為查閱者；而比如某學校校史展等則受眾針對性更強，需要對專業、專題進行分析以了解查閱者需要，有針對性地進行查閱接待。

不管是哪種情況，檔案館都應該重視接待工作，將檔案館的友好、開放的胸懷展示給公眾，改變和重塑檔案館的社會形象。

二、查閱接待的實施步驟

1、查閱前的準備階段

查閱者來訪之前，大多都會提前與檔案館進行聯系。檔案館要做好查閱前的準備工作，掌握主動權，積極應對查閱接待工作。尤其是查閱量過大的首先要與查閱者約好時間，了解查閱的規模，搞清楚查閱者的類型和特點。根據不同的查閱者的不同目的的、不同重點，應制定相應的接待方案及查閱方式。對未開放檔案的進行查閱，需向相關單位或部門開據查閱檔案介紹信，然后向檔案館出具介紹信方可進行查閱。

2、查閱中的接待階段

在查閱過程中，檔案館應該根據接待方案的重點、難點，實施相應的接待工作。在這個過程中，檔案館應該講究態度、方法，針對不同的查閱者類型，按照接待方案的安排，有計劃、有步驟地開展接待工作。注重對不同查閱者進行有區別的介紹，合理安排查閱的主次、先后、詳略。在接待的過程中，接待人員的儀表應該大方得體，態度應該親切自然，講解應該認真細致，提高接待質量，樹立檔案館良好社會形象，實現愛國主義教育基地的功能。

比如兄弟單位查閱者，檔案館接待此類查閱者應強調最新措施，最新技術，最新工作思路或是工作中的得失、經驗，介紹可以借鑒的做法等等，同時應該利用交流的機會，虛心向兄弟單位的查閱者學習，達到促進工作、促進感情的目的。再如學生查閱者，檔案館接待此類查閱者可以突出具體的檔案整理流程，向學生們演示檔案如何從文件一步一步轉化為檔案案卷的過程，使學生們對檔案館的工作有一個清晰而直觀的了解。引起學生對檔案的興趣，為檔案館吸引潛在的人才打下良好基礎。另外，針對其他社各界、上級部門來訪查閱者，可對檔案館與當地的歷史淵源、建設歷程、變遷沿革等情況作為重點進行介紹；查閱庫房檔案時，應對記載地區、單位歷史變遷有重大意義的實物類、聲像類檔案進行著重介紹，以加大對檔案館及檔案的影響與重視。

3、查閱后的意見反饋

查閱接待工作完成后還需要收集查閱者的意見和建議，這對衡量當前工作、制定下一階段工作重點、改進方向、發展趨勢都將起到重要的作用，也更好的起到宣傳檔案館及檔案的作用。意見反饋主要從幾個方面進行采集，一是對查閱服務工作的評價，主要包括對服務人員態度、內容、水平的評價；二是對檔案館的評價，主要包括檔案館的總體印象、對檔案館需要改進的地方、檔案館發展的趨勢和方向等問題的意見和建議等；三是了解查閱者對所查檔案的利用情況及查閱后的利用效果。

三、查閱接待需要注意的問題

1、思想重視，態度認真，搞好接待工作。檔案館工作人員應該認識到查閱接待工作的重要性和必要性，在思想上重視這一工作，認識到這一工作對自身形象的塑造和提高社會地位的重要性。這樣才能在態度上認真，在接待工作進行的過程中耐心細致，做好解釋答疑工作，積極與來訪人士進行友好交流，促進雙方了解，加強雙方友誼，給查閱的人士留下良好的印象，產生良好的社會效益。

2、爭取領導重視和支持，優化檔案館資源。檔案館接待各界人士不是一個部門的事情，而是整個單位的事情，需要單位領導的重視和支持。有時還需單位領導出面參與接待，給與查閱者相應的接待規格。檔案館要向單位領導積極宣傳，提高單位領導的檔案意識，讓領導認識到檔案館的窗口宣傳作用，讓領導認識到檔案館能夠為單位增光添彩，從而提高檔案館在單位的地位，優化檔案館的對外交流的環境，提高檔案工作水平。

3、注意宣傳，吸引眼球，樹立良好社會形象。檔案館的接待工作需要主動擴大影響，引起本單位乃至社會廣泛關注，利用接待查閱這一對外交流的契機，宣傳檔案、宣傳檔案工作、提高本單位檔案意識。檔案館要改變默默無聞的傳統作風，嘗試高調做事，亮出自我，在接待好查閱者的同時，不忘進行自我宣傳。目的是為了重塑檔案館社會形象，改變過去冷漠、高高在上或埋沒于故紙堆的的傳統形象，樹立熱情、周到、開放、與時俱進的新時期形象。可利用媒體和網絡，用簡訊、快報、動態信息等形式廣而告之。

4、合理安排，周詳規劃，加強接待人員素質。檔案館進行查閱接待工作需要認真細致的事前準備、過程中的周到服務和事后的總結反饋，是一系列前后貫通、聯系始終的工作，需要接待人員高度的責任心和較高的公關水平。目前檔案館的實際狀況，接待人員極少可能是專門的公關人員，一般都是本館工作人員，接待的方式方法和服務態度上難免有所欠缺。解決的方法，一方面是在查閱前的籌劃方面下功夫，做到盡可能的合理和周詳，考慮各方面因素，結合對查閱者的了解制定接待方案，并在實施接待的過程中多一份耐心；另一方面檔案館要加強、提高工作人員綜合素質，特別是加強服務意識的樹立以適應各式各樣的查閱者。必要時應給與工作人員培訓的機會，學習禮儀、形體、公共關系、溝通、演講等方面的知識。

參考文獻：

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