提升高校干部人事檔案利用工作水平的途徑

洪涓

摘 要：高校干部人事檔案管理是高校管理的一個分支，也是人事工作的一個重要組成部分。高校干部人事檔案是人事部門了解人、任用人的主要信息來源。人事檔案較全面、公正、客觀地反映每個人、每個階段的德、才、勤、績、查閱人事檔案既能了解其長，也能了解其短，既能了解過去，也能了解現在，對合理選人用人具有可靠的依據參考。同時，它具有很強的憑證價值，能為落實政策、調整工資、考察任免、晉升、外調、培訓、入黨、出國和確定或更正有些同志參加工作時間提供詳細可靠的依據。因此，高校干部人事檔案管理的最終目的就體現在對檔案的利用上。

關鍵詞：高校干部；人事檔案

1 強化各層面對干部人事檔案利用工作的認識與重視

為了更好地開發和利用高校干部人事檔案，高校務必要首先從認識和觀念上強化和提升全校各個部門和師生對干部人事檔案工作的知曉和重視。

（一）要提高各級領導的認識

隨著《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》的深入貫徹執行，學校各級領導對干部人事檔案工作的重視與支持也在逐漸加強。那么如何重視，在哪些方面支持，是擺在各級領導面前的一項重要工作。

（1）轉變觀念，正確認識干部人事檔案工作

當前高校干部人事檔案的管理模式與方式，管理理念已經隨著時代的發展，發生諸多的變化，帶來諸多新的訴求和挑戰。這些都需要高校領導干部要主動了解高校干部人事檔案的發展現狀和存在的問題，不斷學習現代檔案管理的專業知識和相關法律法規，積極掌握現代化的檔案信息化管理技能。

（2）積極創造條件，為干部人事檔案部門創造良好的工作環境

高校干部人事檔案工作事關學校全局發展 ，關系到學校領導組織的發展，因此，學校主管領導應該從多視角多方面著手，將學校干部人事檔案的建設發展納入學校日常工作應該重視的范疇；帶頭協調好學校干部人事檔案部門與其它部門的關系，積極爭取學校各個部門對高校干部人事檔案的重視和關心支持；從職稱、待遇、工作條件等方面，積極關心高校干部人事檔案管理工作人員的成長發展。

（二）全力提高干部人事檔案管理工作人員的各種檔案意識

鑒于高校現代化和國際化信息化發展，高校服務社會的需要，高校干部人事檔案管理工作人員務必要從自身檔案工作意識、工作能力和工作精神等方面全力提升自己。

（1）強化政治意識，把握好必要的政治性工作原則。這就要求高校干部人事檔案管理工作人員應該抱著對黨和人民負責的態度，以社會主義核心價值觀為引領，構建自己科學的、健康的人生觀、世界觀、價值觀，依照干部人事檔案管理法律法規和具體的政策要求，調整好自己的工作心態，以熱情和飽滿的精神投入到高校干部人事檔案管理的各個環節，提供工作績效。

（2）牢固樹立責任意識，力求實事求是與求真務實。這就要求高校干部人事檔案工作人員樹立要不斷強化自己的責任意識和責任精神，因為高校干部人事檔案管理工作事關黨的干部成長，事關黨的教育事業和組織的發展。為此，高校干部人事檔案工作務必要對歷史要負責，要對黨和學校負責，對高校干部負責。

（3）強化法制意識，依法管理高校干部人事檔案。這就要求高校干部人事檔案管理者認真學習和貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，切實增強依法治檔的自覺性；同時，高校干部人事檔案工作人員還要堅持學習和把握干部檔案的管理工作辦法，推動高校干部人事檔案工作的各個環節制度化運行。

（4）強化自身的大服務觀念，務必做到高校干部人事檔案工作力求精益求精。這就要求高校干部人事檔案工作者要甘于奉獻和甘于寂寞，及時更新自己的檔案管理水平和不斷豐富自己的檔案專業知識，不斷學習現代化的檔案管理知識，提高自己服務的知識基礎和能力基礎；要拓展干部人事檔案有效利用的范圍；及時進行整理、編目，方便單位領導和上級組織人事部門調閱。

（三）要提高全體公民對干部人事檔案工作的認識。

高校干部人事檔案部門要充分利用新舊媒體，大力開展干部人事檔案管理工作的宣傳，在高校中努力營造一種大家都關心與支持高校干部人事檔案管理工作部門的良好氣氛和環境，努力提升全校廣大干部教職工對干部人事檔案工作的認識；同時，高校應通過舉辦一系列與干部人事檔案相關的校園文化活動，走近大眾，吸引大家參與，引起全校干部和師生重視高校干部人事檔案，以此提高高校干部人事檔案的知曉度和利用度。

2 扎實做好高校干部人事檔案的基礎工作，提供優質服務

高校除了在認識和觀念上強化全校各個部門和各類人員對高校干部人事檔案工作的知曉和重視，更為重要的是要努力落實到高校干部人事檔案工作運行的實際過程中，具體應該做好以下工作：

（1）材料收集上，要做到及時、完整和有效。這就要求高校干部人事檔案管理工作人員根據干部人事檔案材料的源頭，采用多種方式做好全面的收集工作，打好高校干部人事檔案建設的基礎工作。

（2）在材料的歸檔上，要做到科學鑒別與科學化歸類整理。這就要求高校干部人事檔案管理工作人員在既有的干部人事檔案材料基礎上，及時整理新的干部人事檔案資料，利用現代信息技術手段，做好編目和入庫工作，力求綱目分明，便于準確查找。

（3）檔案管理上，做到科學化和規范化，推動服務優質化。這就要求干部人事檔案的科學管理要有檔案員的責任心和相應的物質條件保證，建立科學管理的秩序及有關規章制度，推行崗位責任制與實行目標管理，使管理工作有科學的程式與依據。

3 提升高校干部人事檔案服務利用工作水平的途徑

在提升認識和加強檔案建設的基礎工作上，高校干部人事檔案工作要不斷根據時代的發展和檔案的發展，努力拓展干部人事檔案利用開發的途徑。

（一）與時俱進，更新觀念。這就要求高校干部人事檔案工作人員務必要及時把握大眾對干部人事檔案的需求，為全社會提供檔案信息的有效利用，建構方便人民群眾的檔案利用體系；努力轉變觀念，強化服務宗旨，通過建立檔案服務管理模式及強化人才培養等多種方式，不斷提高高校干部人事檔案的服務水平。

（二）面向社會與公民個人，轉變服務觀念。這就要求高校干部人事檔案工作人員始終牢記服務是自己工作的最終目的，盡可能使用現代信息技術，不斷拓展服務領域和服務范圍，為各項工作服務。

（三）充分利用現代信息技術，不斷推動高校干部人事檔案管理自動化和信息化發展。

（1）學校層面應該從經費上加大投入，不斷購買配備先進的檔案管理技術設備，引進國外先進檔案管理技術和經驗，建立一套完整健全的網絡信息管理系統，提高人事檔案信息化管理工作的效率。

（2）從檔案資源的標準化建設上 ，不斷推動干部人事檔案信息資源的數字化和國際化建設。這就要求高校干部人事檔案管理部門要積極學習西方發達的人事檔案信息化系統，建立全國范圍的人事檔案信息數據庫，實現人事檔案信息資源的數據化，力求檔案信息共享化。

（3）注重高校干部人事檔案信息的安全。這就要求檔案管理部門采取嚴密地安全保護措施，做到嚴格執法，確保人事檔案信息的真實性；提高檔案管理人員的政治素養、管理能力以及現代網絡辦公能力，對人事檔案信息進行及時備案，明確檔案信息數據庫的使用權限，嚴格按照規章制度辦事。

（4）全力提高高校干部人事檔案管理工作的現代化服務水平。這就要求利用計算機技術將檔案的文字、圖像、聲音、視頻等信息資料進行數字化和標準化處理，通過計算機網絡平臺實現檔案信息資源的遠距離傳輸和交流，從而提高高校干部人事檔案管理工作的服務水平。

總之，高校干部人事檔案管理利用工作是一項非常重要而系統復雜的工作，需要各個部門的協作和支持。目前最重要的是要高校要認識、宣傳、制度建設、經費人員等上全力構建起高校干部人事檔案開發利用的長效機制，從而推動高校干部人事檔案管理工作可持續發展。

參考文獻：

[1]陳蕙蘭.高校干部人事檔案管理工作中存在的問題與對策[J].江西技術師范學院學報，2010（5）.

[2]賀未英.新時期高校干部人事檔案利用探析[J].韶關學院學報，2007（9）.