電子檔案管理淺析

尹君

摘 要：隨著電子信息技術和互聯網技術的發展，電子檔案成為了檔案存儲的一種新的形式。基于電子檔案自身的特點，要想提高電子檔案管理質量，就要認真分析電子檔案特點，制定具體的管理措施，從電子檔案的特殊屬性和優勢及特點出發，采取多項管理措施，保證電子檔案管理取得實效。結合當前電子檔案管理實際，在電子檔案管理中，應做好電子檔案管理標準的建立、嚴格控制電子檔案的可轉換性、做好電子檔案的安全性管理。同時還要把握電子檔案管理原則，提高電子檔案管理的整體效果。

關鍵詞：電子檔案管理；標準建立；安全性；管理原則

1 前言

從目前檔案存儲手段的發展來看，電子檔案以其獨特的優點，在檔案存儲和利用中得到了廣泛的應用。基于檔案管理需要，提高電子檔案管理質量和水平，是滿足電子檔案管理需要的重要措施。為此，我們只有認真分析電子檔案的特點，并從多方面入手，制定具體的電子檔案管理措施，才能保證電子檔案管理取得積極效果。因此，我們要立足電子檔案使用和管理實際，優化電子檔案管理流程，把握電子檔案管理原則，保證電子檔案管理取得積極效果。

2 電子檔案的主要特點

從當前電子檔案的實際應用來看，電子檔案由于采用了先進的存儲方式，在存儲容量和信息共享性方面有著突出優點，相對于傳統檔案有著廣闊的應用前景。為此，正確分析電子檔案的特點，是做好電子檔案應用和管理的重要手段。

2.1 依賴性和不可識別性

電子檔案要依賴于計算機軟硬件和數據庫與網絡系統，和傳統的檔案在載體質量上是根本不同的。使用磁介質和光介質的電子檔案采用的是數字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識度記錄。

2.2 信息存儲的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，有海量存儲之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

2.3 信息共享性

傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場，但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實現了局域網和互聯網后，人們在辦公室和家中就可以利用檔案信息了。

3 電子檔案管理應做好管理標準的建立

在電子檔案的管理過程中，要想保證電子檔案管理取得積極效果，就要從管理標準的建立入手，具體應做好以下幾個方面工作：

3.1 電子檔案管理應認識到建立管理標準的重要性

對于電子檔案管理而言，只有建立明確的管理標準，使電子檔案管理有可靠的依據，才能保證電子檔案管理的整體效果滿足實際需要。因此，只有認識到建立管理標準的重要性，才能為電子檔案管理提供有力支持。

3.2 電子檔案管理標準的建立應覆蓋整個管理流程

在電子檔案管理標準建立中，需要對每一個管理流程都進行明確和規定，使管理標準能夠起到較好的指導作用，為電子檔案管理提供有效的支持和指導，保證電子檔案管理的整體效果滿足實際需要。

3.3 電子檔案管理標準的建立應保證全面性和科學性

基于電子檔案的特點，在電子檔案管理標準建立過程中，我們既要保證管理標準的全面性，同時也要保證管理標準的科學性，使管理標準能夠具有較強的可操作性，滿足電子檔案管理需求，提高電子檔案管理的整體質量。

4 電子檔案管理應嚴格控制可轉換性

在電子檔案管理中，既要滿足檔案信息的正常調用需要，同時也要形成對電子檔案信息的有效保護，具體應從嚴格控制電子檔案的可轉換性入手，重點做好以下幾個方面工作：

4.1 嚴格控制電子檔案的轉換流程

由于電子檔案中包含有重要信息，因此電子檔案中的信息不能隨意進行轉換和傳播，為了保證電子檔案中信息的安全性，必須嚴格控制電子檔案的轉換流程，如不是因為特殊需要，盡量不要對電子檔案進行隨意轉換。

4.2 根據實際需要對電子檔案進行備份

在電子檔案的轉換過程中，如果出于電子檔案的備份需要，可以對電子檔案進行轉換和復制，但是必須要保證整個備份過程在可控的范圍之內，以此保證電子檔案備份的效果，滿足電子檔案的管理要求，提高電子檔案信息的安全性。

4.3 加強電子檔案備份文件的管理

對于電子檔案中存在的備份文件，應注意保管場所和保管流程，做到電子檔案備份文件臺賬式管理，提高電子檔案備份文件的安全性和管理質量，滿足電子檔案管理的實際需要，為電子檔案管理提供有力支持。

5 電子檔案應做好安全性管理

對于電子檔案而言，在管理過程中，要想保證電子檔案管理取得實效，就要對安全性管理引起足夠的重視，結合電子檔案管理實際，安全性管理主要應包含以下幾個方面內容：

5.1 電子檔案安全性管理應做好檔案信息的管理

在電子檔案安全性管理中，檔案信息的管理尤為重要，只有做好檔案信息的管理工作，才能保證檔案信息的安全性滿足實際需要，達到提高電子檔案安全管理效果的目的，提高電子檔案管理水平。

5.2 電子檔案安全性管理應做好檔案備份的管理

在電子檔案管理過程中，會根據實際需要進行電子檔案的備份，要想提高安全性管理質量，就要加強對檔案備份的管理，通過明確備份使用職責，建立備份的保管和使用制度，保證電子檔案備份管理達到預期目標。

5.3 電子檔案安全性管理應做好共享性的管理

在電子檔案管理過程中，由于電子檔案具有共享性的特征，因此只有做好電子檔案的共享性管理，規范電子檔案的使用流程，才能保證電子檔案安全性管理取得實效。因此，做好共享性管理是提高電子檔案管理效果的關鍵。

6 電子檔案應正確把握管理原則

從電子檔案的實際使用和管理過程出發，要想保證電子檔案管理取得實效，就要正確把握電子檔案管理原則，推動電子檔案管理工作不斷發展，結合電子檔案的管理實際，電子檔案應把握以下管理原則：

6.1 電子檔案管理應把握高效性原則

在電子檔案管理中，應將如何提高電子檔案的使用效率作為主要目標，并圍繞著電子檔案使用實際，制定具體的管理措施，使電子檔案管理能夠在高效性方面取得積極進展，滿足電子檔案的實際使用要求。

6.2 電子檔案管理應把握準確性原則

除了要保證電子檔案管理的高效性之外，保證電子檔案管理的準確性也是提高電子檔案管理整體效果的重要措施。為此，我們應準確把握電子檔案管理的準確性原則，提高電子檔案管理的整體效果。

6.3 電子檔案管理應把握安全性原則

從目前電子檔案的實際使用來看，安全性是關系到電子檔案使用的重要因素。因此，只有把握電子檔案的安全性原則，切實提高電子檔案管理的安全性，才能保證電子檔案管理取得積極效果。

7 結論

通過本文的分析可知，在電子檔案管理過程中，要想提高電子檔案管理的整體效果，就要做好電子檔案管理標準的建立、嚴格控制電子檔案的可轉換性、做好電子檔案的安全性管理。同時還要把握電子檔案管理原則，確保電子檔案管理工作得到有效開展。

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