電子檔案管理淺析

尹君

摘 要：隨著電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為了檔案存儲的一種新的形式。基于電子檔案自身的特點(diǎn)，要想提高電子檔案管理質(zhì)量，就要認(rèn)真分析電子檔案特點(diǎn)，制定具體的管理措施，從電子檔案的特殊屬性和優(yōu)勢及特點(diǎn)出發(fā)，采取多項(xiàng)管理措施，保證電子檔案管理取得實(shí)效。結(jié)合當(dāng)前電子檔案管理實(shí)際，在電子檔案管理中，應(yīng)做好電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的建立、嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性、做好電子檔案的安全性管理。同時還要把握電子檔案管理原則，提高電子檔案管理的整體效果。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)建立；安全性；管理原則

1 前言

從目前檔案存儲手段的發(fā)展來看，電子檔案以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，在檔案存儲和利用中得到了廣泛的應(yīng)用。基于檔案管理需要，提高電子檔案管理質(zhì)量和水平，是滿足電子檔案管理需要的重要措施。為此，我們只有認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)，并從多方面入手，制定具體的電子檔案管理措施，才能保證電子檔案管理取得積極效果。因此，我們要立足電子檔案使用和管理實(shí)際，優(yōu)化電子檔案管理流程，把握電子檔案管理原則，保證電子檔案管理取得積極效果。

2 電子檔案的主要特點(diǎn)

從當(dāng)前電子檔案的實(shí)際應(yīng)用來看，電子檔案由于采用了先進(jìn)的存儲方式，在存儲容量和信息共享性方面有著突出優(yōu)點(diǎn)，相對于傳統(tǒng)檔案有著廣闊的應(yīng)用前景。為此，正確分析電子檔案的特點(diǎn)，是做好電子檔案應(yīng)用和管理的重要手段。

2.1 依賴性和不可識別性

電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識度記錄。

2.2 信息存儲的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有海量存儲之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

2.3 信息共享性

傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場，但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)后，人們在辦公室和家中就可以利用檔案信息了。

3 電子檔案管理應(yīng)做好管理標(biāo)準(zhǔn)的建立

在電子檔案的管理過程中，要想保證電子檔案管理取得積極效果，就要從管理標(biāo)準(zhǔn)的建立入手，具體應(yīng)做好以下幾個方面工作：

3.1 電子檔案管理應(yīng)認(rèn)識到建立管理標(biāo)準(zhǔn)的重要性

對于電子檔案管理而言，只有建立明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案管理有可靠的依據(jù)，才能保證電子檔案管理的整體效果滿足實(shí)際需要。因此，只有認(rèn)識到建立管理標(biāo)準(zhǔn)的重要性，才能為電子檔案管理提供有力支持。

3.2 電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的建立應(yīng)覆蓋整個管理流程

在電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立中，需要對每一個管理流程都進(jìn)行明確和規(guī)定，使管理標(biāo)準(zhǔn)能夠起到較好的指導(dǎo)作用，為電子檔案管理提供有效的支持和指導(dǎo)，保證電子檔案管理的整體效果滿足實(shí)際需要。

3.3 電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的建立應(yīng)保證全面性和科學(xué)性

基于電子檔案的特點(diǎn)，在電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立過程中，我們既要保證管理標(biāo)準(zhǔn)的全面性，同時也要保證管理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性，使管理標(biāo)準(zhǔn)能夠具有較強(qiáng)的可操作性，滿足電子檔案管理需求，提高電子檔案管理的整體質(zhì)量。

4 電子檔案管理應(yīng)嚴(yán)格控制可轉(zhuǎn)換性

在電子檔案管理中，既要滿足檔案信息的正常調(diào)用需要，同時也要形成對電子檔案信息的有效保護(hù)，具體應(yīng)從嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性入手，重點(diǎn)做好以下幾個方面工作：

4.1 嚴(yán)格控制電子檔案的轉(zhuǎn)換流程

由于電子檔案中包含有重要信息，因此電子檔案中的信息不能隨意進(jìn)行轉(zhuǎn)換和傳播，為了保證電子檔案中信息的安全性，必須嚴(yán)格控制電子檔案的轉(zhuǎn)換流程，如不是因?yàn)樘厥庑枰M量不要對電子檔案進(jìn)行隨意轉(zhuǎn)換。

4.2 根據(jù)實(shí)際需要對電子檔案進(jìn)行備份

在電子檔案的轉(zhuǎn)換過程中，如果出于電子檔案的備份需要，可以對電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換和復(fù)制，但是必須要保證整個備份過程在可控的范圍之內(nèi)，以此保證電子檔案備份的效果，滿足電子檔案的管理要求，提高電子檔案信息的安全性。

4.3 加強(qiáng)電子檔案備份文件的管理

對于電子檔案中存在的備份文件，應(yīng)注意保管場所和保管流程，做到電子檔案備份文件臺賬式管理，提高電子檔案備份文件的安全性和管理質(zhì)量，滿足電子檔案管理的實(shí)際需要，為電子檔案管理提供有力支持。

5 電子檔案應(yīng)做好安全性管理

對于電子檔案而言，在管理過程中，要想保證電子檔案管理取得實(shí)效，就要對安全性管理引起足夠的重視，結(jié)合電子檔案管理實(shí)際，安全性管理主要應(yīng)包含以下幾個方面內(nèi)容：

5.1 電子檔案安全性管理應(yīng)做好檔案信息的管理

在電子檔案安全性管理中，檔案信息的管理尤為重要，只有做好檔案信息的管理工作，才能保證檔案信息的安全性滿足實(shí)際需要，達(dá)到提高電子檔案安全管理效果的目的，提高電子檔案管理水平。

5.2 電子檔案安全性管理應(yīng)做好檔案備份的管理

在電子檔案管理過程中，會根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行電子檔案的備份，要想提高安全性管理質(zhì)量，就要加強(qiáng)對檔案備份的管理，通過明確備份使用職責(zé)，建立備份的保管和使用制度，保證電子檔案備份管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

5.3 電子檔案安全性管理應(yīng)做好共享性的管理

在電子檔案管理過程中，由于電子檔案具有共享性的特征，因此只有做好電子檔案的共享性管理，規(guī)范電子檔案的使用流程，才能保證電子檔案安全性管理取得實(shí)效。因此，做好共享性管理是提高電子檔案管理效果的關(guān)鍵。

6 電子檔案應(yīng)正確把握管理原則

從電子檔案的實(shí)際使用和管理過程出發(fā)，要想保證電子檔案管理取得實(shí)效，就要正確把握電子檔案管理原則，推動電子檔案管理工作不斷發(fā)展，結(jié)合電子檔案的管理實(shí)際，電子檔案應(yīng)把握以下管理原則：

6.1 電子檔案管理應(yīng)把握高效性原則

在電子檔案管理中，應(yīng)將如何提高電子檔案的使用效率作為主要目標(biāo)，并圍繞著電子檔案使用實(shí)際，制定具體的管理措施，使電子檔案管理能夠在高效性方面取得積極進(jìn)展，滿足電子檔案的實(shí)際使用要求。

6.2 電子檔案管理應(yīng)把握準(zhǔn)確性原則

除了要保證電子檔案管理的高效性之外，保證電子檔案管理的準(zhǔn)確性也是提高電子檔案管理整體效果的重要措施。為此，我們應(yīng)準(zhǔn)確把握電子檔案管理的準(zhǔn)確性原則，提高電子檔案管理的整體效果。

6.3 電子檔案管理應(yīng)把握安全性原則

從目前電子檔案的實(shí)際使用來看，安全性是關(guān)系到電子檔案使用的重要因素。因此，只有把握電子檔案的安全性原則，切實(shí)提高電子檔案管理的安全性，才能保證電子檔案管理取得積極效果。

7 結(jié)論

通過本文的分析可知，在電子檔案管理過程中，要想提高電子檔案管理的整體效果，就要做好電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的建立、嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性、做好電子檔案的安全性管理。同時還要把握電子檔案管理原則，確保電子檔案管理工作得到有效開展。

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