探析實現醫院檔案管理信息化的措施

宋淑芹

摘 要：近幾年來，醫院檔案信息資源為醫生及病者提供了大量可使用信息，其作用也越來越受到重視。隨著知識經濟的提出和現代信息化的推進，作為傳統文獻領域的醫院檔案管理工作者也面臨著前所未有的機遇和挑戰。本文以醫院檔案管理信息化為中心話題，通過分析醫院檔案管理的現狀，探討了實現醫院檔案管理信息化的意義及措施，促進了醫院檔案管理水平提高。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化；措施

醫院檔案大部分是對醫院的內部人員提供的，例如設備檔案會在日常的設備修理和維護工作中發揮作用，基礎建設檔案主要包含了醫院的內部裝修、改擴建工程的詳細情況，醫療管理類檔案主要對醫院內部人員分配以及醫療事業管理方面進行詳細的記載。它蘊藏著豐富的信息資源，特別是醫院的檔案管理錯綜復雜，要提高管理水平，就需在創新上下功夫。

1 醫院檔案管理的現狀

檔案作為紀實的資料，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。這些文書檔案都會由不同的人員進行翻閱。科室主要是查詢自己過去的工作量以及收入情況，這些檔案可以為他們日后的工作提供經驗，為以后的增收拓寬思路。只有將這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現它們應有的價值，滿足工作人員對檔案信息的需求。目前傳統的檔案管理模式在醫院仍占主導地位，醫院檔案在管理手段上仍處于手工操作；在檔案收集整理上不及時不規范；在檔案管理人員上存在對檔案業務不熟悉，操作不熟練，管理不到位等問題，致使檔案不能適應醫療事業的發展需要，各醫院的檔案利用率仍很低。現階段，在計算機、網絡等高新技術的發展的今天，醫院檔案管理必須以新時期高度發展的電子科技為依托，增加一些現代化的管理設備，以及現代化的管理軟件，實現電子檔案管理。因此我們需要采取新的管理方式來整理檔案，改變被動的現狀，利用信息化管理，這樣才能夠在日后的工作中方便錄入、查閱。

2 醫院檔案管理實現信息化的意義

信息化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息，方便了醫院工作人員的錄入和查閱。隨著科技的發展進步，醫院檔案管理工作也需要不斷地勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段、吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，創新管理、樹立現代化的檔案管理觀念意識，適應檔案管理工作的新形勢，以全面、真實地反映醫院整體發展狀況成果，從而促進檔案管理工作實現現代化、科學化。當前，由于很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，不能充分認識到檔案管理信息化對醫院發展中的戰略作用和實際意義。醫院檔案管理實現信息化，一是為醫院管理人員及時了解整體經營狀況提供準確依據；二有利于社會各方準確認知醫院成果，為醫院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎，將檔案的管理成果同醫院的管理結合在一起，從而決定了資源配置的取向和模式，對不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，檔案管理實現信息化，加強了醫院對檔案管理工作重要性的認識，促進經濟社會的全面發展、提升醫院在同行業競爭力具有重要意義。

3 檔案管理信息化創新措施

由于現代信息化技術得到突飛猛進的發展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源，利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高醫院的綜合運作能力，作為企業的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業創新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，建立檔案信息網絡，實現醫院科技檔案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化。

1、管理理念創新。檔案管理工作者更新觀念，改變過去盲目追求、封閉自導的狀態，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。

2、管理內容創新。對醫院所有文獻資源，如：基建檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案，結合實際情況有目的、有重點、有計劃地采集，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

3、管理方式創新。隨著時代的發展，檔案管理主要應看檔案對資源的開發利用程度和服務效果。檔案的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理，要最大限度地實現檔案資源的開發與利用。

4、人才資源創新。隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案管理之中，人才檔案管理是新時代的新產物，加強知識管理的核心是以人為本管理。要提高檔案管理員學習培訓工作，以保證專業知識的更新和擴充，醫院人才隊伍的檔案集中管理有利于實現人才檔案信息現代化，科學化，和規范化，發揮檔案管理人員的主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。因此，應建立檔案管理人才競爭機制，鼓勵管理人員輪崗，帶動知識的流動，在工作中學習、成長，不斷把醫院檔案工作推向新層次、新臺階。如鼓勵管理人員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習計算機課程培訓、相關檔案文件等。

5、手段創新。長期以來，醫院檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，主動地把檔案工作重點與醫院中心工作結合起來，使醫院檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質化。

6、實踐創新。加強信息資源建設，開展資源整合，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數字信息的發掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。

4 結語

科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。檔案管理實現信息化可以不斷地提升醫院檔案的開發和利用管理，實現檔案信息化管理的價值，為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻

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