血站業務檔案的管理

秦春昕

摘 要：隨著無償獻血工作的不斷深入開展，醫學科學的不斷發展和社會法制化進程的加快，國家對采供血機構的管理越來越規范，如何管理好檔案并充分應用檔案進一步推動無償獻血事業的發展，提高血液質量，開展輸血科學研究和處理因輸血引起的醫療糾紛甚為重要。

關鍵詞：業務檔案；管理

血站業務檔案主要產生于血液的采集、檢驗、成分分離、儲存運輸等環節。記錄量大面寬、種類繁多，包括獻血者個人資料記錄，獻血者健康征詢、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫、發放記錄、血液保存記錄、血液制品質控抽檢記錄，采供血工作環境消毒記錄，采供血工作環境工藝衛生質控抽檢記錄，儲血冰箱、離心機等重點設備質控監測記錄，采血袋等一次性醫療用品及試劑等的生產廠家資質證明材料及質量檢測記錄，報廢血、醫療廢物的處理記錄等記錄。這些記錄隨著無償獻血的深入，臨床用血量及成分血品種的增多，以及對采供血工作要求的提高而越來越多，越來越細。

1 采供血機構業務檔案管理的重要性

1998年10月1日《中華人民共和國獻血法》的頒布實施，標志著我國的無償獻血走上了法制化軌道。隨著人們法制和自我保護意識的增強，以及醫療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，血站業務檔案必將成為分辨涉血各方責任的重要依據。血站無過錯，必須提供證據來證明。作為證據，應具有真實性、原始性、唯一性和不可更改性，而完整的業務檔案管理系統就是獻血者、血液檢測和血液質量情況的真實依據。血站的記錄，是在采供血操作過程中產生的業務工作的真實原始記載，既可反映獻血者的個人情況及其所獻血液的全部信息，可從來源追溯到去向，又提供每袋血液的經檢測證實為安全及保存、制備過程符合相關質量要求的證明。查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關文件資料，可以確定血液的質量是否適合使用，所以在涉及到采供血活動的醫療糾紛中，血站的業務工作記錄就是證實自己嚴格依法執業，在采供血業務工作中無過錯的重要證據。因此，血站業務檔案作為證據的嚴肅性和重要性毋庸置疑。

2 采供血業務檔案的管理

為充分發揮檔案在采供血工作中的作用，確保歸檔的文件材料系統和質量，根據《中華人民共和國檔案法》、《血站基本標準》、《血站管理辦法》的規定，應重點做好如下幾點：

2.1 明確歸檔范圍

歸檔是檔案室檔案的主要來源，凡是反映采供血工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。需要歸檔保存的主要材料有：有關采供血工作的法律、法規文件；獻血者個人資料記錄；獻血者健康征詢、體檢、采血記錄；血液初、復檢記錄；成分血分離制備記錄；血液入庫、保存、發放記錄；統計分析報表；醫院用血情況統計等原始記錄。每份血液或血液成分都要經過多個部門，每個部門只負責其中一項工作，交接環節多，這就

2.2 規范整理檔案

歸檔文件應按件裝訂。按年度—問題—保管期限分類。歸檔文件分類后，將歸檔文件依據分類，結合事由按時間順序進行排列。歸檔文件依分類、排列次序逐件編號。歸檔文件依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。歸檔的文件按照室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項目。按照所屬時間順序排列。編制案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件材料應齊全完整、質地優良、規格統一，并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

2.3 加大考核力度

血站的日常質量評審考核小組對全站各科室進行日常質量評審的同時，將業務檔案的立卷歸檔列入科室考核范圍，制定相應的考核指標，定期進行考核，對檔案中存在的不合格項，認真分析產生的原因，制定相應的整改措施，并進行跟蹤驗證，以體現“持續改進”建立質量管理體系的宗旨。此外，將業務檔案材料的歸檔列入全站專、兼職檔案管理人員年終考核評分標準中，從而真正確保業務檔案的規范化管理。