創新是保持檔案事業可持續發展的動力

劉雙艷

摘 要：檔案事業只有通過檔案工作的創新，才能使我們的檔案事業適應和服務于社會各項事業，才能使檔案工作充滿生機和活力，才能使檔案事業可持續發展。

關鍵詞：檔案事業；創新；特色

1 增強檔案工作整體創新意識

1.1 檔案工作管理思路的創新

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。創新行為，首先要有創新意識，有強烈的創新欲望，也只有如此才能有創新動力。科技要創新，體制要創新，檔案工作也要創新。長期單調而枯燥的工作方式、傳統而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望，他們墨守陳規，按傳統辦事，視傳統和經驗為“至寶”，視專家和權威為“上帝”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷、人、次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學科發展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和社會發展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會。而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力，又無目標的狀況，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。

1.2 檔案工作管理模式的創新

要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題搞一些小發明、小創造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發現在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

1.3 檔案工作管理機制的創新

長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，每個人都有隨時被淘汰的危機感，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。同時，要建立一些相應的創新激勵機制，如鼓勵創新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，進行考核，并與勞動報酬、晉職嚴格掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氣氛和環境，促進檔案工作良性循環。相反如果沒有制度的激勵和約束，沒有精神和物質條件作保證，檔案工作者創新的熱情就會被扼殺，也就不會自覺、主動地去創新。

2 檔案工作應在創新特色上下功夫

2.1 體現檔案工作服務特色

檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發所看管的檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優質“產品”。也可以根據老百姓休閑日增多，追求精神享受的特點，建立一些“檔吧”，使老百姓在優雅的環境中，一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學書籍等，多方開辟檔案服務的渠道。

2.2 體現檔案工作管理特色

在檔案工作管理的手段上，要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到基層，實行分級保管，總館只需在網上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免檔案館因館藏數量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案館人員有時間開發館藏信息資源、更好地做好服務工作。

2.3 體現檔案工作的宣傳特色

長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過上網、制作成DCD等，把館藏開放的檔案以動態的圖表形式展現給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。

綜上所述，當今社會和經濟生活處于快速發展時期，知識更新呈“爆炸”式發展，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新。只有不斷地創新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業才能真正實現可持續發展。