醫院文書檔案管理和利用

孫宏

摘 要：本文闡述了醫院文書檔案信息化管理與利用的意義，從規范文書檔案管理與利用的基本體系、提高各部門對檔案集合體的認知意識、加強信息傳輸絡化布局建設的力度，注重檔案資源的挖掘與持續性發展、樹立檔案資源為醫院工作和員工服務的理念五個方面，提出了提升醫院文書檔案信息化管理與利用效果的途徑。

關鍵詞：文書檔案；信息化；利用

科學技術的迅猛發展給醫院文書檔案的信息化管理帶來的很大的便捷，對促進醫院管理效果的提升發揮了巨大的作用。但由于我國很多醫院的文書檔案在信息化建設上起步比較晚，仍存在著不少的問題，制約了醫院檔案資源的開發利用。為此，有關部門必須高度重視文書檔案信息化管理與利用工作，促進醫院管理水平的持續提升。

1 醫院文書檔案信息化管理與利用的意義

1.1 提升辦公效率

傳統醫院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發生各種錯誤。而計算機擁有強大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環節都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。

1.2 共享檔案資源信息

文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發展到體系化管理，實現了檔案目錄與內容的合并管理。檔案信息同載體分離，實現了同其它醫療機構檔案信息的互聯互通，提高了檔案資源的利用效率，所調閱的信息能夠及時脫機處理和適時響應，查準率和查全率都得到了保證。

1.3 信息傳遞安全及時

傳統醫院文書檔案的傳遞受人為、距離、方式等的影響，容易發生丟失現象，給工作帶來的嚴重影響。而信息化管理以網絡作為傳遞平臺，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息傳遞的安全性與及時性。

1.4 信息資源保存穩定

電子文件載體的壽命比傳統紙質載體要長的多，在高溫、高濕等惡劣環境下，紙質文書檔案就會發生損失，而電子文件則不會發生這些情況。電子技術的發展異常迅猛，也給醫院文書檔案的存儲帶來的很大的便捷，可選用光碟、閃存、移動硬盤等各種載體，這些載體不僅信息儲存方便快捷，且不易受外部環境干擾，信息資源保存非常穩定。

1.5 充分發揮多學科檔案資源互補的作用

不同學科之間，由于各自學科的自身特色是不同的，造成在檔案管理上存在一些不同。且由于學科上的跨度，信息資源的調度存在不少的難度，檔案管理人員很難做到對每個學科的檔案信息都了如指掌。

而采取信息化手段，檔案管理人員通過操作電腦，進行簡單的平臺操作，就可以迅速調閱出不同學科的信息，發揮了多學科檔案資源的互補功效，管理效能大大提升。

2 醫院文書檔案信息化管理與利用中存在的問題

雖然醫院文化檔案的信息化管理利用的優勢非常明顯，但也存在著一些不可忽視的問題。

2.1 與其它學科檔案資源信息共享方面重視程度不高

管理者往往只是重視自身學科文書檔案的信息化建設，敝帚自珍，不同學科之間的信息資源很難做到及時調閱。這導致在信息資源利用中，無法實現資源的跨學科調閱利用，降低了工作效率，延誤了診治時間。究其原因，還是不同學科的檔案資源信息的共享重視程度不夠。

2.2 檔案管理軟件的橫向對接相對滯后

由于醫院檔案的種類和數量不斷提高，對其標淮要求也日漸提升，傳統檔案管理軟件的開發相對而言就顯得比較滯后，不同的檔案軟件，由于在開發技術環境、使用方式、接口上等的不同，導致其很難做到橫向對接，可擴張性和兼容性都不夠理想，影響了對檔案的管理利用效率。

2.3 文書檔案管理與利用宣傳力度不夠

當前，信息化系統的應用已滲透至醫院的方方面面，如文書檔案管理系統、單位內部助力辦公系統、科教管理系統、醫院基建、設備管理系統等，都已得到了廣泛的應用。但由于部分管理者的思維還停留在固有觀念上，并沒有將這些系統有機整合提高檔案管理，有效利用，導致其檔案資源整合管理利用效率不高，作用難以充分發揮。

3 提升醫院文書檔果信懇化管理與利用效果的途徑

面對醫院文書檔案信息化管理利用中存在的問題，必須采取切實有效的措施，才能不斷提升其管理利用效率。

3.1 規范文書檔案管理與利用的基本體系

醫院采用的檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內聯網和互聯網兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現良好的數據存儲、收集整理、權限控制、借閱管理、統計報表、檢索瀏覽、格式轉換、數據輸人輸出等功能，確保醫院文書、職能管理檔案的信息資源利用開發、業務流程管理和一體化管理，實現文書、職能管理檔案系統網、內部信息網三網間的互聯互通，建立科學的檔案管理利用基本體系。

3.2 提高各部門對檔案集合體的認知意識

醫院文書檔案管理者必須請醒的認識到，文書檔案管理工作不僅僅是管理者的責任，也不是醫院哪個部門、哪個科室的責任，所有人員和部門，如黨辦、護理部、醫務處、總務處、藥劑科、門診部、設備科、財務處等都是檔案資源來源和管理中的重要一環，哪一環出了問題，檔案信息資源發生了疏漏，都可能會對檔案資源的整體利用效率產生較大影響。為此，必須提高對檔案集合體的認知意識，共同為實現文書檔案的現代化管理而貢獻力量。

3.3 加強信息傳輸網絡化布局建設的力度

必須依托醫院已形成的內部網絡平臺，建立專門的檔案信息網站，提供信息的聯機、公共目錄的查詢、檢索服務。還應提供檔案信息咨詢服務，以定向和定題授權的方式，為員工提供交互式的信息查詢服務，便于其能夠及時了解到文書檔案及職能科室歸檔信息。利用現代化計算機技術，對檔案信息進行深層次提煉、加工與開發，從而擴展醫院檔案的服務功效和范圍，提升醫院的文書檔案，職能科室管理檔案的總體質量水平。

3.4 注重檔案資源的挖掘與持續性發展

文書檔案資源是醫院重要的戰略性資源之一，是醫院多年來發展成果的最寶貴結晶。在挖掘檔案資源內在價值的過程中，應將重點放在醫院管理、重大事件、重點項目、科學技術、會計憑證、設備儀器、科室文化、特殊載體等方面的檔案資源的歸檔整理利用上，從而提升其管理利用的潛力。同時，醫院各個部門和人員還應注意檔案信息的不斷更新，采取現代化技術手段改善檔案信息的管理質量，時刻保證檔案信息的實時性，確保檔案資源的可持續發展。

3.5 樹立檔案資源為醫院工作和員工服務的理念

文書檔案的信息化管理利用，有利干實現檔案的一次性輸出記錄，擴展了檔案檢索方法，提高了電子檔案查閱的快捷性和方便性。利用計算機對醫院各種載體和門類的檔案進行儲存，既利于醫務工作者的閱讀查找，同時也節省了傳統檔案管理方式下的造成了人力物力財力方面的浪費，確保了醫院工作效率，也為醫院創造出更高的經濟效益與社會效益，這也反過來推進了醫院文書檔案現代化管理的不斷發展。

4 結語

加快醫院文書檔案信息化管理與利用建設步伐，加強與職能科室的橫向信息化對接與管理，功能互補，注意檔案資源的開發利用，達到與醫院各項工作協調一致，可持續性發展的功能，對提升我國醫療衛生事業的現代化建設水平有著非常重要的意義。醫院管理者應高度重視這一問題，多措并舉、持續用力，不斷促進我國醫院文書檔案信息化建設利用水平邁上一個嶄新的臺階。

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