SY商貿公司采購成本內部控制研究

張艷平

摘 要：采購是企業經濟活動不可缺少的重要環節，控制采購成本對于增強企業競爭力具有重要的戰略意義。采購成本得到有效的管理和控制，就能降低企業生產成本、提升企業經濟效益，從而不斷提高企業的競爭力。本文主要通過調查分析采購管理的現狀，研究如何在實踐中應用采購成本內部控制的理論來分析目前采購成本內部控制存在的不足，并尋求加以改進的方法。

關鍵詞：采購成本；內部控制；供應鏈

隨著現代信息技術的不斷發展，采購在我國企業的經濟管理中，發揮著越來越重要的作用，尤其是對以靠賺取差價而獲得利潤的商業企業而言。但同時采購業務也出現了許多的新的內部控制問題，企業要想在競爭中取勝，就必須努力降低采購成本，提高采購成本的管理水平。

一、采購成本內部控制的基本理論

（一）影響企業采購成本的相關因素。采購是指購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動，采購環節是企業生產經營的起點，是企業“實物流”的主要組成部分，同時又與“資金流”密切相關。成本因素直接影響著企業最終回收利潤的高低。對企業采購成本造成影響的主要因素首先是物資采購的價格。第二是采購數量，第三是物流信息，第四是采購的策略，最后便是采購人員的綜合素質，因此，采購人員的專業素質與工作態度也深刻地影響著企業采購的成本控制。

（二）采購業務內部控制的總體要求。采購業務的總體要求采購業務的總體要求主要有兩點：一是要完善采購管理制度，即企業應當結合實際情況，全面梳理采購業務流程，完善采購業務相關管理制度，統籌安排采購業務，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環節的職責和審批權限，確保管理流程科學合理，能夠較好的保證物資和勞務供應順暢；二是嚴格執行和監控。企業各部門按照規定的審批權限和程序理采購業務，落實責任制，建立價格監督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節，采取有效控制措施，確保物資和勞務采購能夠經濟、高效地滿足企業的生產經營需要。

二、SY公司的基本情況

SY公司是一家以批發零售為主的商貿公司，該公司主營代理的食品主要是伊利奶粉、阿爾卑斯休閑糖果、洽洽食品、黃金酒、巴馬麗瑯天然活性水。同時，SY公司還是騎達休閑腳踏車的濮陽地區的代理商，另有公司還擁有媽咪寶貝和愛嬰坊兩家連鎖機構。目前公司的營銷渠道主要有兩種，一是終端渠道：百姓量販、綠城超市、銀座、聯華、普客隆等。 另一種是孕嬰渠道：自營愛嬰坊（清豐2家）、乖乖島（老城1家）、好孩子（2家）、天下奶粉、寶貝計劃、貝貝語、寶貝2+1、娃娃樂。SY公司始終堅持綜合廠方指導方針、客戶需求、消費者滿意，員工成長各方面因素，制定公司的運營策略，現已成為濮陽地區較大的商貿公司。

三、SY公司采購成本內部控制存在的問題及分析

（一）缺乏采購審批制度。公司沒有設立采購審批制度，采購部門采購前僅需向本部門經理匯報供應商和供貨的信息，部門經理依據采購計劃進行詢價，從而確定采購計劃和候選供應商名單并提交給財務部門申請付款，但實際上財務部門缺乏對采購前供應商的市場調研，因此不能判定相關銷售人員是否與供應商相勾結損害公司利益，而且當采購物資有質量問題時，權責難以劃分。從騎達車的銷售與采購情況可以看出，雖然它的毛利率為50%，但實際銷售僅為采購量的1/10，原因就在于此類車屬于山地車，每輛車的單價較高， 消費人群較窄，正是由于采購前缺乏深入市場調研，沒有制定嚴格的審批制度，導致公司流動資金被占用，影響了公司正常的資金周轉。

（二）供應商和采購方式選擇不當。供應商的選擇對企業從設計、制造、質量、服務等都是至關重要的，選擇一個適合本企業的供應商不僅可以減輕我們采購員的各種負擔，更有助于企業發展。對供應商進行有效的管理可以讓企業在未來的發展過程中達到降低成本、降低合作風險，同時也可以成為企業在危機中的得力助手。SY公司與多家供應商建立了合作關系，但同時也存在著缺乏供應商評估和準入制度及供應商關系系統和淘汰制度，供應商評估不嚴，采購物資質次價高，采購舞弊等行為，例如對王老吉系列飲品的采購就存在著這樣的問題，采購前缺乏對供應商評估，涼茶不太符合北方人的口味，且供貨商距離濮陽較遠，遠距離運輸增加了運輸成本。公司應該就近選擇供應商，因地制宜，選擇符合北方人口味的飲品來采購，例如，青島啤酒。

（三）驗收程序不規范。民以食為天，食以安為先。食品是人類賴以生存和發展的最基本的物質條件，食品安全涉及人類最基本權利的保障。在公司的存貨中，絕大部分是食品，食品的驗收更應該引起公司的關注，尤其是奶粉，其食用人群主要是嬰幼兒，一旦出現以奶粉作為對象的惡性破壞事件，會迅速造成消費者恐懼心理，給企業帶來災難性的甚至是致命性的打擊。三鹿奶粉案件影響應該警鐘長鳴。SY公司在存貨的驗收方面也存在漏洞，對合同、發票等原始單據與存貨的數量、質量、規格等是否一致關注不夠。當涉及技術含量較高的貨物比如奶粉時，也沒有委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收采購部門來驗收物品的質量，對于驗收過程中的異常情況，相關部門不能做到查明原因并及時處理。

（四）付款制度不完善，缺乏對預付款的管理。從流程可以看出，首先是公司的采購部經理接到供應商的催款指令，然后通知財務部進行資金的籌集，但實際是SY公司的采購部經理與財務主管存在著親屬關系，公司沒有設置專門的機構來對應收賬款的支付進行管理，如果二人串通合謀，在供應商并沒有催款的情況下支付了資金，將大大損害公司利益。同時公司還缺乏對預付賬款的管理，對于涉及大額或長期的預付款項，沒有定期進行追蹤核查、綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性，不可收回風險等情況，大大增加了壞賬損失的可能性。

四、改善SY公司采購成本內部控制的措施

在企業經濟活動的過程中，采購是不可缺少的重要環節，同時采購更是企業產品成本控制的重中之重，控制企業的采購成本對于不斷提升企業的綜合競爭實力來說具有高度的戰略意義。特別是在全球經濟一體化的背景下，企業要想在這樣激烈的市場競爭中立于不敗之地，就必須要做好企業采購的成本控制，采取積極的應對措施，通過控制采購成本來規避潛在的經濟風險，從而有效地促進企業的健康、可持續發展。針對以上公司采購業務內部控制存在的問題并進行分析后，我們可以采取以下措施來加強采購業務的內部控制的力度。endprint

（一）建立采購審批制度，明確職責權限。公司應該建立采購審批制度，依據購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的的職責權限及相應的請購和審批程序。同時公司還可以根據實際需要設置專門的請購部門，對需求部門提出的采購進行審核，并進行歸類匯總，統籌安排企業的采購計劃。具有請購權的部門對于預算內的采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續，并根據市場變化提出合理的請購申請。對于超預算和預算外的采購項目，應當先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。

（二）建立供應商評估制度，完善采購定價機制。物資采購是生產企業物資供應管理工作的一個重要環節，也是每一個企業不可缺少的經營活動之一，而供應商的管理又是整個采購體系的核心，只有與供應商保持良好的戰略伙伴關系才能確保物資采購工作高質量、高效率及低成本運行。要想使企業具有最佳的物資供應狀態，必須加強供應商的管理。公司應建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，并按規定的權限和程序審核批準后，將其納入供應商網絡。同時擇優確定供應商，與選定的供應商簽訂質量保證協議，建立供應商管理信息系統和淘汰制度，在采購過程中，企業應當根據市場情況和采購計劃合理選擇采購方式，建立采購物資定價機制，采取多種方式合理確定采購價格，最大限度的降低市場變化對企業采購價格的影響。

（三）建立采購驗收制度，明確驗收程序和標準。物資驗收是核對驗收憑證、對物資實體進行數量和質量檢驗的技術活動的總稱，是確保入庫物資數量準確、質量完好的最重要的一個環節。SY公司應建立嚴格的采購驗收制度，明確驗收程序和驗收標準，確定驗收方式，由專門人員對采購品種規格數量質量等驗收，出具驗收證明。涉及大宗和新、特物資采購的，還應進行專業測試。對于驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的人員應當立即向企業有權管理的相關機構報告，相關機構應及時查明原因并及時處理。同時若有不合格物資，采購部門應依據檢驗結果辦理讓步接收、索賠、退貨等事宜。

（四）完善付款流程，加強預付款的管理。隨著市場經濟的發展，商業信用的推行，企業往來賬的數額明顯增大，對往來賬的管理已經成為企業管理活動中的重要工作內容。SY公司應加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等，審核無誤后按照合同規定及時辦理付款。嚴格審查采購發票的真實性、合法性和有效性。發現虛假發票的，應查明原因，及時報告處理。重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發現異常情況的，應當拒絕付款，避免出現資金損失和信用受損。合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金的安全，超過轉賬起點金額的采購應當通過銀行辦理轉賬。同時，公司還應加強預付款和定金的管理。對涉及大額和長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可回收風險等情況。

公司采購成本的內部控制涉及多個部門和眾多環節，出現舞弊和差錯的風險較大，決定了企業的生存和可持續發展，企業應根據本公司的實際情況及《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》的規定，明確采購內部控制的風險點，提出相對應的控制措施。公司在構建采購管理體系時應提前做好準備工作，采購成本管理的全員化，健全內部控制制度，明確責任中心，實施合理有效的內部獎懲制度，并不斷進行采購成本管理模式改革創新，以適應變化中的環境。

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