試論高校教學秘書工作服務現狀與對策

余明友

摘 要：本文通過以我校教學秘書（我校教學秘書現改稱為教務辦主任和教學管理員）工作服務現狀為例，闡明了教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執行者，不可或缺，應得到領導和師生的充分重視和認可。同時，教學秘書自身也應嚴格并高標準地要求自己，不斷專研業務，研究教學規律，提升服務意識，主動積極地為教學為師生服務，從而為進一步提高我國高校教育教學管理水平和提升其教學管理的服務水平貢獻一份力量。

關鍵詞：教學秘書；服務現狀；解決對策

“教學是立校之本”說明學校的核心工作或者核心工作之一就是教學工作，從而確定了教學管理在高校中的核心地位，而教學秘書在這項工作中承擔著不可缺少的重要角色，可以說教學秘書是教學管理中的中堅力量，他既作為二級學院領導的參謀助手，承擔管理工作，同時又是師生在教學管理中的具體組織實施者，承擔服務職責。在學校教學管理中教學秘書崗位是一個非常特殊的崗位，這個崗位人員服務態度的好壞、素質的高低、能力的大小、作用發揮的程度等，都將直接影響教學管理工作水平和人才培養質量。因此，教學秘書必須從新時代教學管理工作的要求和特點出發，不斷提高自身綜合素質和業務修養，大膽創新，勇于進取，充分發揮助手參謀、組織協調、服務保障等作用，以適應我國高等教育事業發展的需要。

一、工作現狀

（一）工作責任強度與待遇沒有有機統一。教學秘書的主要工作職責宏觀來講就是上令下達、下情上報、日常教學管理、各種檔案資料管理以及配合主管領導處理日常事務。這些工作既涉及到全體教師，又涉及到全體學生；既涉及到自己學院師生及專業課程，又涉及到兄弟院系師生及公共課程；既要完成學校教務處下派的各項工作任務，又要完成本院系方方面面的工作任務。微觀來講就是具體參與和組織涉及教師的一些工作如教學計劃、教學實驗大綱、教學任務、教師課表、教學日歷、調停課、專業/公共考試、教師試卷收集和歸檔、教師工作量統計、課堂教學評估等；參與并組織涉及學生的一些工作如專業分流、新生注冊、選課、教材征訂發放、學生試卷收集歸檔、補考/重修、大學英語四/六級考試、計算機等級考試、期末成績、學籍異動、學籍檔案、學生獲獎材料、學生處分材料、畢業資格審查、畢業生電子學籍、畢業論文整理歸檔、畢業重修、畢業生質量調查、畢業證書/學位證書發放、實習生工作體驗座談記錄等。但是，長期以來，大家往往對教學秘書工作沒有給以正確的認識和評價，輕視教學秘書在教學管理中的作用，認識不到優質的管理也能出質量，出效益。

（二）隊伍不穩定。教學秘書崗位平時工作任務重、責任和難度大這是不爭的事實，學校在很多方面也給與了相當的重視。然而，還是有個別教學秘書工作熱情任然不高，加之壓力大，精神負擔重，心理失衡，不安心教學秘書崗位，離崗、轉崗、換崗時有發生，教學秘書隊伍呈現不穩定狀態。

（三）工作呈現被動服務狀態。教學秘書服務在教學第一

線，工作千頭萬緒，看似平常，其實十分繁重而細致，他們常常陷于各種具體事務的糾纏之中，精神長期緊繃，稍有疏忽，還會出現教學事故。如果工作付出得不到認可，主動積極性得不到保護，弦緊則斷，就可能走向另一端，要么工作懶散，要么換崗。這是目前個別教學秘書工作熱情不高，呈現被動服務狀態的主要原因。比如：個別教學秘書在日常管理工作中，表現為事情來了能推就推，能拖就拖，能踢就踢，除非有些工作再不做會影響整體工作推進了不得已才去完成，工作狀態忙亂而被動。

（四）工作尚缺科學管理意識和創新精神。由于個別同志思想上認識不到位，在實際工作中不主動去研究工作和去思考工作，時時處于無科學管理意識狀態，加之個別同志本身就缺乏科學管理意識，做事分不清輕重緩急，理不出頭緒，找不到重點，沒有預見性和超前性，工作就更加一堆亂麻。這種狀態除了缺乏科學管理意識以外，還缺乏服務創新精神，常常依靠一些常規方法和過去經驗，不去尋求新的工作思路，不去掌握新的工作手段，不去創造性地開展工作。

二、對策

教學管理工作是一個神圣的事業，從事這個工作的人員應該具有良好的政治思想素質和高尚的職業道德情操，不僅如此，還要有高度的責任感和強烈的事業心。在教學管理中，教學秘書要認真貫徹落實黨的教育方針，愛崗敬業，無私奉獻，淡泊名利，兢兢業業，任勞任怨，全心全意為黨的教育事業服務。有了這個基礎，就從思想根本上解決了認識問題，再加之輔助于激勵機制，一定能激發教學秘書們工作的主動性和積極性，為穩定好隊伍和完成好這項特殊、艱苦、具有挑戰性的工作任務打下堅實基礎。

（一）提高待遇，穩定隊伍。教學管理需要多個部門配合，教學秘書需要得到各級領導從日常工作、學習和生活上關心關懷，無論是在獎金發放、職務晉升、職稱評定方面，還是在教學管理、科學研究等問題上，都要建立相應的激勵機制，通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂。同時，在教學管理活動中，還必須要充分肯定教學秘書的地位和作用。對于那些責任心強、業務水平高、管理經驗豐富、工作業績突出的教學秘書，學校要在適當的時候，給以一定的獎勵和鼓勵。目前教學秘書隊伍不穩定，一是工作任務確實較為繁雜，二是與待遇不盡對等，要解決這個問題除了從思想上給以引導以外，就是學校要真正重視這個崗位，從行政上，從榮譽上，從收入上直接提高他們的待遇。思想通了，待遇基本跟上了，真正做到獎勤罰懶了，人員就會留下來，之后才談得上工作和管理上的可持續性。不然，人員流動頻繁，走一批來一批，時時都是管理新手，就會直接影響學校整體教學工作推進進而影響學校管理質量，降低學校教學管理水平。

（二）實現科學管理。高校教學管理要實現科學化管理，從事這項工作的人員也就是這支隊伍最關鍵。而學校要真正做到重視這項工作，實現管理的科學化，首先就是要重視這支隊伍，而重視這支隊伍首先就是要提高他們的業務素質和業務能力，更新他們的現代教育觀念，增強他們在教學管理中處理復雜問題的應對能力。要做到這樣，一是可以組織內部培訓，二是可以送出去學習和交流進修，提高他們的管理水平。同時，教學秘書自身也應該在工作實踐中不斷地學習，不斷地摸索，不斷地總結經驗，提高自己的管理能力。教學秘書從事的工作是教學行政管理即教學管理，是對教學計劃實施過程中的常規管理，其主要目的是維持正常的教學程序、保證教學任務的順利完成。在日常的教學管理工作中，要管出質量，管出效果，就一定要注重科學管理和管理的科學性，要認真研究高等教育教學管理的規律，繼承地取舍傳統的教學管理理念和模式，科學地使用現代管理方法和手段去為教學管理服務。同時，每位教學秘書還必須養成要完成這個艱巨工作必須養成的良好的工作習慣，那就是在任何時候做任何一件事情前，首先要理清工作思路，找出工作關鍵點，分清輕重緩急再動手的好習慣，同時事情完成后還要做好工作細節記錄，做好資料歸檔等后續工作，讓管理工作科學而有序地向前推進。endprint

（1）常規工作超前計劃。要做好管理的科學性，就必須注重工作的超前考慮。杜絕工作沒有前瞻性和預見性，杜絕工作的隨意性，杜絕工作既無原則，又無計劃，干到哪黑就到哪歇。同時克服工作不下深水，不認真研究工作規律，日常管理工作的處理總是跟著感覺走的惰性習慣。教學工作大多都必須在動手之前就準備就緒，講究效率，不做無效勞動，不做重復勞動。比如：期末結束前就必須把下期的教學任務做完，把教師排定，把教材征訂好，假期中老師才可以提前備好課，才好準備下期上課的資料，學生也才可以做好下期的學習計劃。這類似的工作一旦不提前考慮就會帶來后續的諸多麻煩，有些還會造成教學事故。（2）抓好關鍵環節。在日常的管理工作中尤其在安排教學任務時，一定要統籌兼顧、反復核對、仔細檢查，假如某個環節稍有疏忽，就會造成教學混亂，嚴重影響教學秩序。所以，要實現教學工作的科學管理，除了思想上的問題外，除了需要一定的工作經驗和技巧外，抓好一些關鍵環節也是至關重要的。（3）突擊任務講究技巧。教學管理有其內在規律和周期性。一般一學期有開學準備階段、開學階段、穩定教學階段、過程管理階段以及期末考試階段。周而復始，期期如此。有些工作需要理出輕重緩急，有些工作需要突擊加班，有些工作需要巧干加實干。一般來說，急緊的工作在開學做任務計劃時就要有所考慮，就要有安排和分工，最好提前做成計劃書或電子文件以免到時手忙腳亂甚至忙中出錯。比如期末考試，開學時將其列為工作重點，考試安排前一周時要對領導、教師、教室、時間、水電、多媒體使用情況、錄音磁帶等摸底檢查一次，考務安排及考務工作才能確保順利進行。這個提前摸底，可以提前有計劃地輕松地完成，這就是技巧，缺省了這一步還真就不行。

（三）淡泊名利主動熱情為師生服務。主動熱情為師生服務就是把工作做得人性化一些，解決問題時不要死搬教條，僵化呆板，而是要根據具體事件和實際情況作出具體分析并采取靈活相應的措施。工作中，想老師所想，急學生所急，隨時準備為師生提供幫助和服務，同時，還要善于聽取大家意見，求同存異，善于協調各方面關系，養成尊重他人的良好習慣，在日常管理中主動承擔責任，對待師生態度和藹，對待工作不推諉，不踢皮球。

教學秘書工作歸根到底就是個服務工作，就是為教學為師生服務，因此，我們要把這項服務工作當成一項事業，當成我們的天職。永遠把服務和奉獻放在第一位，把待遇和榮譽放在第二位，熱愛這種服務，熱愛這個崗位，俯下身子，扎實工作，不斷探索，為高等教育事業的改革和發展奉獻自己的才智。

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