淺談如何搞好檔案工作

魯忠麗

胡錦濤總書記指出：“檔案事業是黨和國家事業發展一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。”做好檔案工作，我們能夠更好地了解過去的歷史，也能幫助人們做好現在的事情，更對社會主義現代化建設事業起到了非常重要的影響。因此，我們要不斷地探索和研究檔案工作，面對當今社會經濟發展的新形勢，該怎樣推進檔案事業的科學發展呢？

一、加強檔案工作法制化建設，開展規范化管理

沒有規矩，不成方圓。只有建立健全完備的檔案工作制度，進行規范化的管理，才能規范人們的行為，取得較好的效果。因此，在檔案部門的工作中，要做到三點：

1.加強檔案工作法制化建設。要加強對檔案相關法律法規的宣傳和教育，如《檔案法》《檔案條例》，并且針對新形勢下的檔案工作的新變化制定新規則，讓檔案管理工作有法可依，為檔案工作的健康發展提供強有力的法律保障。

2.對檔案工作開展規范化管理。對檔案工作的規范化管理是檔案部門工作的重點，要對檔案工作的每一個細節做出具體的規定，權責明確、責任到人，保證檔案工作不會出現重復、漏洞等瑕疵，減少檔案工作的隨意性，最大限度地提高檔案工作效率，保證檔案工作順利開展。

3.隨時做好監督檢查，落實檔案管理的各項措施。有效的測評監督是促進檔案工作深化發展的重要途徑，因此，要有組織、有目的地做好監督檢查工作，定期對各項工作進行嚴格檢查，總結優點、改進不足，規范工作體制，促使檔案建設的規范化水平不斷提升。

二、強化檔案管理意識，建設一支高素質的檔案工作隊伍

檔案工作離不開人的參與，而工作人員的素質對檔案工作也會產生重要的影響。因此，必須要強化檔案管理意識，重視檔案工作隊伍建設，只有這樣，才能促進檔案工作的順利開展。

1.利用宣傳手段強化檔案工作人員的管理意識。在很多單位，檔案部門成為安置家屬的好去處，導致很多檔案工作人員業務能力不高，管理意識薄弱，造成了檔案工作時有疏漏。因此，要利用各種手段、各種方式，大力宣傳檔案工作的重要性，學習檔案管理的法律、法規，讓工作人員在頭腦中形成高度的檔案管理意識，進而才能提高檔案管理的責任心，才能以對人民負責的態度積極主動地做好檔案管理工作。

2.通過多種途徑提升人員素質，建設一支高素質的檔案工作隊伍。檔案工作人員是檔案管理的經辦人員，對于檔案管理有著不可推卸的重要責任。因此，提升檔案工作人員的綜合素質，重視檔案隊伍建設勢在必行。

首先，加大培訓力度，提升工作人員的業務素質。檔案部門要加大對員工的培訓力度，或是請來專家講解專業知識，或是把員工送出去學習，提升工作人員的業務素質，以便滿足新形勢下檔案工作的需要。

其次，培養檔案工作人員的政治素質和文化素質。加大思想政治宣傳教育，使工作人員具備一定的政治素養，有較強的責任感和職業道德修養，還要具備較高水平的文化素質。只有綜合素質高的管理人員，才能做好檔案管理工作，也只有這樣高水平的隊伍，才能促進檔案管理工作有序、健康地發展。

三、推進檔案信息化建設

信息化的浪潮席卷全球，給眾多行業帶來了翻天覆地的變化，檔案管理工作也不例外。隨著信息技術越來越廣泛地應用，檔案信息化建設也在如火如荼地進行。雖然檔案信息化建設千頭萬緒，但是總體而言，主要包括以下兩點：

1.資金支持，加強基礎設施建設。硬件設備和技術條件是檔案信息化建設的必要前提，因此，在硬件上，要購置相關的計算機設備滿足工作需要，引進相應的軟件技術和網絡技術，構建高水平的檔案管理平臺；在軟件上，做好檔案管理的系統管理、網絡維護工作，保證網絡信息的安全，提高檔案管理的信息化程度。

2.做好檔案的收集、轉化工作，建立檔案管理數據庫。要及時收集檔案相關信息，及時歸檔，做好檔案收集工作。同時，對于一些紙質檔案，要根據情況進行數字化處理，將其轉化為電子檔案，以方便以后的存儲和查閱。同時，建立一個檔案管理的數據庫，在這個數據庫中，做好圖像數據、視頻數據、文字材料的采集、管理，及時更新，及時整理，將信息化建設的優勢淋漓盡致地展現出來。

四、重視檔案安全管理工作

檔案安全是檔案管理的重中之重。檔案安全是檔案管理的基礎性工作，具有非常重要的意義。影響檔案安全的因素有很多，如自然災害、硬件設施不足、管理體制漏洞、管理人員疏忽、網絡隱患等等。因此，檔案管理人員必須要抓好檔案管理工作：

1.要強化檔案安全意識，重視檔案安全管理。不論在什么場合，面對什么人，都要注意保密性，不該泄漏的一字不漏，以認真負責的態度確保檔案的安全。

2.改善檔案保管條件。加強硬件建設，配置相關的設施，如空調、抽濕機等，加強人員的巡邏檢查，盡力滿足檔案管理的各種要求，達到防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防高溫、防有害氣體等標準。

3.提高檔案信息網絡防御能力。網絡信息環境越來越復雜，安全隱患增多，對于檔案信息的網絡風險防范，必須要到位，如引進先進的網絡技術，安裝具有實時監控功能的防毒軟件、建立備份與恢復系統等。當然，我們不能因噎廢食，不能因為網絡隱患就不進行檔案信息化建設，一方面要進行檔案信息化建設，一方面要加強檔案網絡信息管理，確保檔案安全。

（責編 金 東）