關(guān)于強化檔案信息管理促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展的若干思考

李大志

摘 要：醫(yī)院檔案管理主要對醫(yī)院各科室具體情況進(jìn)行記錄，記錄醫(yī)院舉辦的所有醫(yī)療活動。檔案管理在醫(yī)院中占據(jù)重要位置，不僅是醫(yī)院歷史的見證者，還能推動醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展。本文首先指出了醫(yī)院檔案管理中存在的問題，其次提出了強化檔案信息管理促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問題；措施

醫(yī)院檔案管理詳細(xì)的記錄了醫(yī)院發(fā)展歷史，為醫(yī)學(xué)研究工作提供了重要保障，在醫(yī)院的宣傳教育方面有著極為顯著的說服力。做好醫(yī)院檔案管理工作，不單單只服務(wù)于醫(yī)院，更重要的是為廣大的人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，保證醫(yī)院具有較高的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定健康發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系制度

當(dāng)前，雖然大部分醫(yī)院都相繼實施了分級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但實際運行效果卻不盡人意，有的工作人員缺乏必要的檔案意識，有的工作人員不知道檔案材料的重要性，直接將其存于自己的辦公抽屜中，歸自己所有，最終造成檔案材料出現(xiàn)丟失或者損壞情況。日常中，也沒有安排相關(guān)人員對國家頒布的檔案法規(guī)、規(guī)章制度、檔案業(yè)務(wù)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)與掌握，也忽視了檔案管理宣傳工作的重要性，對于這種特殊的、不可再生的珍貴信息資源，醫(yī)院上上下下員工均表示漠視態(tài)度，給醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展造成了影響。

1.2 強化電子檔案管理人員的培訓(xùn)

隨著電子檔案管理的涌現(xiàn)，對檔案工作者有了新的要求，不僅要熟知紙質(zhì)文件管理知識，同時在現(xiàn)代社會的快速發(fā)展與科技的不斷進(jìn)步下，要求檔案管理工作者充分運用計算機軟硬件的知識、技術(shù)，通過分批分期的方式對檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)的電子檔案知識培訓(xùn)。

1.3 檔案管理制度有待健全

沒有清晰的界定所要歸檔的材料信息內(nèi)容，未將檢查督促考核工作貫徹到實際中，收集檔案資料過程中通常根據(jù)衛(wèi)生行政部門的規(guī)定構(gòu)建與醫(yī)院相符、比較完善的管理制度和準(zhǔn)確劃分相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限，單忽視了構(gòu)建檔案管理制度及職責(zé)劃分，缺乏匹配的制度與檢查考核措施。電子檔案的原始性不僅屬于一個認(rèn)定問題，還屬于一個法律問題。法律是其前提保障。我們從醫(yī)院制定的目標(biāo)管理考核方案中也未看到檔案管理方面的信息內(nèi)容，出現(xiàn)了科室與職工無視檔案資料的情況，未將檔案資料納入到管理范疇中。明確具體的檔案保管期限，醫(yī)院由于弄丟了患者的檔案而面臨關(guān)司糾紛的現(xiàn)象時常發(fā)生，患者的檔案是醫(yī)院的另一種檔案，其中詳細(xì)的記錄了患者的病癥，是患者就醫(yī)的重要憑證，然而醫(yī)院一些科室對此重視度不高，給患者帶來了嚴(yán)重的損失，而且醫(yī)院現(xiàn)行的制度不健全，相關(guān)人員也未樹立正確的意識，工作敷衍，因此培養(yǎng)人員的工作責(zé)任感，加強監(jiān)管十分必要。

2 強化檔案信息管理促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展的措施

2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系和檔案管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院在構(gòu)建完善的檔案管理制度時所要考慮的內(nèi)容眾多，比如構(gòu)建檔案利用、檔案保管制度、明確歸檔范圍、構(gòu)建檔案收集、歸檔制度等，同時還要把這些制度落實到醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法范疇中。我們都知道，醫(yī)院檔案工作的內(nèi)容量大且復(fù)雜、涉及的部門多且較分散、機密程度高低不同等，所以需要結(jié)合醫(yī)院具體情況構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理制度，規(guī)范工作人員的行為，嚴(yán)厲禁止他們隨意的將重要的檔案資料儲存于自己的辦公抽屜內(nèi)，對醫(yī)院各科室的工作制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與完善。醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，均不同程度產(chǎn)生文件材料檔案，這樣分散而形成的材料將給檔案收集工作帶來不小的影響。因此構(gòu)建一套完善的檔案收集制度必不可少，在培養(yǎng)醫(yī)院全體員工檔案意識、與檔案部門配合協(xié)作積極歸檔的同時，基于檔案材料制定有效的傳遞與登記制度，朝著動態(tài)管理方向發(fā)展，只要發(fā)現(xiàn)了檔案有遺漏或者丟失的情況，應(yīng)第一時間開展查找補救工作，保證檔案材料真實完整，維護(hù)患者合法利益及就醫(yī)時的方便，始終以為患者良好服務(wù)為中心。

2.2 加強檔案管理人員的培養(yǎng)

在醫(yī)院檔案規(guī)范化管理過程中，檔案管理人員發(fā)揮不可替代的作用，所以這就需要培養(yǎng)一批綜合素質(zhì)高、專業(yè)的檔案管理人員。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作中最常碰到的問題就是檔案作業(yè)人員對有關(guān)的電子文件管理規(guī)范、計算機基礎(chǔ)知識掌握不夠，操作能力低下。對于此情況，醫(yī)院必須加大檔案工作人員的培訓(xùn)力度，傳授其現(xiàn)代化的檔案管理知識，提高檔案管理人員的專業(yè)水平及素質(zhì)，熟知醫(yī)院現(xiàn)行的檔案管理工作內(nèi)容，同時要求醫(yī)院全體員工具備良好的檔案意識與規(guī)范的法制觀念，開展相關(guān)法律的宣傳教育活動，使他們工作中嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)、制度辦事，充分認(rèn)識檔案管理的價值及為醫(yī)院創(chuàng)下的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，保管好患者的病案史，為患者下次就醫(yī)提供方便。對于從事檔案管理工作的人員，必須積極主動的參與到檔案管理與利用過程中，推動檔案管理工作有序運行。

2.3 推行檔案管理現(xiàn)代化

將先進(jìn)的電子計算機技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的作用發(fā)揮，通過電子計算機對檔案信息收集、傳遞、開發(fā)及利用環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理。現(xiàn)階段，計算機管理是最為理想的現(xiàn)代化管理手段，其可細(xì)致的把檔案內(nèi)容按患者信息、黨群工作、基本建設(shè)、行政管理、儀器設(shè)備、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)等進(jìn)行分類，不會出現(xiàn)遺漏及科室無視檔案資料的現(xiàn)象。構(gòu)建專門的電子檔案可以及時有效的檢索所需信息，大大節(jié)省了檢索時間，能夠迅速的幫患者找到自己的病例。這不僅減輕了相關(guān)人員的勞動強度，而且工作質(zhì)量也十分可觀。開展電子檔案管理宣傳教育工作，能使檔案信息在先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備中及時有效的再現(xiàn)，從而保證檔案信息實現(xiàn)較高的處理和傳輸效果。

2.4 強化服務(wù)理念

現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院都做到了檔案軟件單極化管理，構(gòu)建了專門的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和電子文件數(shù)據(jù)庫，在醫(yī)院檔案管理工作中的作業(yè)突出。通過網(wǎng)上服務(wù)可為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和臨床一線醫(yī)務(wù)工作人員提供完整準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)查找、利用工作的透明化、公開化。電子文件是近年來產(chǎn)生的新型信息載體，在磁性與光學(xué)材料載體基礎(chǔ)上形成電子檔案，替代了醫(yī)院最初的紙質(zhì)檔案，臨床醫(yī)護(hù)人員和職能科室人員不用東奔西跑，只要把歸檔文件掃描到檔案服務(wù)器中即可歸檔，檔案室按文件保密程度，適當(dāng)?shù)拈_放密級窗口，保證各級各類人員迅速、便捷的找到所需的文件，再不用像以往那樣必須到檔案室查找目錄。對于醫(yī)院檔案室，也能開展在線服務(wù)，結(jié)合具體的文件材料掃描件匯編合適的專題，落實數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，為所需者提供查詢與咨詢服務(wù)。

3 結(jié)論

綜上所述可知，醫(yī)院檔案信息管理應(yīng)滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，充分挖掘檔案信息資源，貫徹落實社會化大生產(chǎn)的目標(biāo)，以促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的不斷提升。現(xiàn)階段，隨著醫(yī)療改革的深入發(fā)展，檔案信息資源開發(fā)過程中除了要重視社會效益與經(jīng)濟(jì)效益外，還應(yīng)保證檔案信息管理效率，將效益與效率有機結(jié)合，方可發(fā)揮檔案信息資源的價值，為醫(yī)療、教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展，在競爭激烈的市場中用處不敗之地。

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