探討事業單位檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：檔案管理是事業單位中一項基礎性工作，同時也是一項復雜重要的工作，在事業單位管理中發揮著重要的作用。當前，隨著信息技術的不斷發展和事業單位改革也正在大力推進，傳統的檔案管理已經不能適應現代社會多元化的需求，急需進行管理上的創新與改革。本文針對事業單位檔案管理中的一些問題進行了分析，并給予了解決這些問題的措施，旨在能為事業單位檔案管理改革發展做出一份貢獻。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；改革；發展

檔案管理是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，包括了行政檔案管理、人事檔案管理、財務檔案管理、業務檔案等。這些檔案管理的核心是以社會實踐服務的目的，為事業單位改革發展的作保障，在我國的社會經濟發展中發揮著重要的作用。從上世紀八十年代起，我國事業開始了漫長的改革之路，檔案記錄改革的艱辛與成果，也為新的改革方案的出臺提供了資料。2011年3月23日，中共中央 國務院發布了《關于分類推進事業單位改革的指導意見》。2011年4月初，中央確定了一張事業單位分類改革的時間表，涉及機構超過126萬個，4000余萬人，并預計到2015年將在清理規范基礎上完成事業單位分類，到2020年，中國將形成新的事業單位管理體制和運行機制。事業單位檔案管理工作使命重大！

1 事業單位檔案管理工作現狀與問題

1.1 檔案管理工作重視程度較低

這是一個普遍存在的問題，仔細研究我們就可以發現，這些問題大都是由于對檔案重要性缺乏認識，不能看到檔案管理對事業單位改革發展所起到的重要作用。主要有兩方面，第一，是領導者的不重視。由于檔案不能直接產生經濟效益，不會對領導者的政績考核產生重大的影響，因此很多事業單位領導者在并沒有在檔案管理方面投入過多的精力，缺乏對檔案管理工作資金的投入，檔案管理設施不足，檔案管理人員培養不夠，不利于事業單位的改革發展。第二，是檔案管理者自身的不重視。一些事業單位里的檔案工作者自身素質不高，缺乏理論知識和管理水平，認為檔案管理繁瑣而無用，領導者又不重視，所以在工作心態就出現了偏差，導致了檔案信息的遺漏與丟失。

1.2 檔案管理信息化水平不高

當前，檔案管理已經進入了信息化時代，很多事業單位也都建立了自己的數字化檔案系統。但有些事業檔案由于領導的不重視，信息化設備并沒有及時進行更新升級，很多單位在檢索時依然還在使用手工檢索的方式，增加了員工的工作負荷，也容易出現錯誤，給檔案數字化發展帶來了一定的障礙。有些人的計算機水平較低，對電子檔案的存儲管理和信息安全沒有較強的操作能力，對現代化管理方法的學習和掌握程度不能滿足事業單位改革發展要求，阻礙了現代化檔案管理發展。

1.3 檔案管理無法及時更新到位

檔案的更新是檔案工作的重點。但從目前事業單位檔案管理工作中來看，檔案無法更新主要有兩方面的問題。第一，離職退休人員的檔案不能及時達到檔案部門，檔案收集與整理存在一定的難度，不能在第一時間進行封存處理。第二，不能及時將新進員工的檔案加入到檔案信息數據庫中，這給員工今后的工作帶來了不小的麻煩。這兩個方面如果不進行解決，檔案會由于周期過長而轉變為死檔、棄檔，檔案部門的工作量將會大幅度增多，也不利于檔案部門的進一步發展。

1.4 檔案管理人員的綜合素質不高

事業單位的檔案管理工作是一項非常專業化的系統工程，檔案管理人員不僅需要專業的理論知識，還必須對事業單位內部情況有較深的理解，并能夠擁有良好的職業道德素養。但在很多事業單位當中，還有相當一部分檔案管理人員的專業技能較差，甚至還有一部分人對檔案材料的收集、整理、裝訂、歸檔等一些基本的業務流程也不夠熟悉，嚴重影響了檔案管理工作的成效；一些檔案工作者對事業單位沒有深入的了解，對其它部門的工作也不夠了解，不能夠對檔案信息進行深層次分析與開發的能力，不利于檔案工作今后的發展；一些檔案人員缺乏應有的職業道德，工作不夠認真仔細，自我要求較低，甚至有些人故意損害或竊取檔案資料，機密泄露的現象都時有發生。

2 事業單位檔案管理的改進措施

2.1 充分重視檔案管理工作

各級領導要充分認識到檔案管理工作在事業單位改革中所發揮的重要作用加大對檔案管理工作的支持力度，加大資金投入，確保檔案管理工作的科學化、信息化和系統化。領導者還要以身作則，關心檔案管理者的工作和學習，把重要檔案的管理要納入日常的工作議題中，及時地對檔案管理工作進行監督和考核。檔案部門要定期開展檔案管理的宣傳工作，擴大檔案管理工作的影響范圍，使事業單位全體人員都能熱情地配合檔案管理人員的工作，激發檔案管理人員的工作熱情，將事業單位的檔案管理工作提升到一個新的臺階。

2.2 加強檔案管理信息化建設

計算機網絡技術的飛速發展已經使檔案管理工作發生巨大的變化，也為檔案信息管理的完善和發展創造了契機。檔案管理的信息化已經成為了事業單位檔案管理工作未來發展的必然趨勢，所有工作人員必須清醒地認識到這一點，并積極地投入到事業單位信息化建設當中。首先事業單位要加大對信息化設備的資金投入，并逐步將其完善，使檔案管理工作更加的高效、方便和快捷。其次事業單位要加強檔案工作人員的計算機系統培訓，使其能夠熟練地操作計算機設備，使檔案管理工作更加的安全、可靠。然后要加強網上檔案管理系統的建設，利用網絡平臺，實現資源的共享，提高資源利用的效率和檔案部門的服務水平。最后是要不斷提升檔案管理的信息化水平，如可以引進云技術進入到檔案管理領域，這種新的管理方式將大大提高檔案管理的科學性和效率。

2.3 加強檔案管理制度化建設

制度化管理是事業單位檔案管理有序發展的基礎，也是其高效運轉的有力保障。在檔案管理制度的制定過程中，必須要結合事業單位的實際情況，進行針對性的制度調整。前提是保證依照國家的相應標準，并以此為檔案管理工作制定相應的約束力或強制性的條款，依據事業單位自身的人員數量、經營規模來進行一定程度的調整，以便于制度能夠更加適合單位的運行，提高檔案管理的效率和效果。對人事變更出現的死檔、棄檔現象，要從制度上進行杜絕，對于新進人員的檔案應該及時記錄，對于離退休人員的檔案應該按照程序整理歸類，對于轉調人員的檔案，應制定嚴格的檔案轉接制度，保證檔案在轉接的順利。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的素質高低直接影響到檔案管理工作的質量和成效，因此事業單位需要不斷提高地對檔案管理人員的綜合素質，建立一支高素質、高水平的檔案管理隊伍。首先要提高檔案管理人員的專業技能，這是檔案管理人員的一項基礎素質。事業單位要多組織技術培訓，在理論知識培訓的同時，進行實踐操作的考核。檔案管理者要在工作中不斷提高對自身的要求，加強對檔案數字化的學習，力爭能在事業單位檔案數字化發展中發揮更大的作用。然后是職業道德素質的培養。領導們要以身作則，兢兢業業工作，踏踏實實做事，引導員工們樹立正確的世界觀、人生觀和價值管理，避免員工因工作馬虎而造成的資料受損丟失，避免因員工一時糊涂而造成的檔案盜竊行為，真正使員工以飽滿熱情、認真負責的態度來開展檔案管理工作。

3 結束語

隨著信息技術的不斷發展和事業單位改革的不斷深入，傳統的檔案管理模式暴露出的問題越來越多，每一個檔案人都應該對此有清醒的認識。如果不緊跟時代發展，不努力學習先進的思想與知識，檔案管理工作也就無非發揮應有的作用和價值。今后，我們每一個事業單位的檔案管理人員，都應該在今后地工作中不斷地研究與探索，不斷創新符合事業單位發展的檔案管理工作方法，使檔案管理工作能夠與時俱進，更好地服務事業單位的改革與發展，為我國的社會經濟建設做出更大的貢獻。

參考文獻

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作者簡介

湯玉燕，威海市市政建設公用事業管理處，本科。endprint