探析當前做好人事檔案管理信息化的幾點建議

李衛東

摘 要：隨著科技的不斷發展，計算機技術的應用已經得到了普及，它逐漸改變了人們的生活和工作方式，社會的各行各業也在不同程度上受到了計算機技術的影響，數字信息化的新時代已經來臨。人力資源作為企業在市場競爭中的重要資源，對它的管理工作有很重要的意義，員工的人事檔案對于企業來講是很重要的一部分，做好人事檔案的管理工作，可以幫助企業更加系統地管理公司的人員資源，增強企業的市場競爭力。因此本文將對人事檔案管理的問題進行研究，對目前人事檔案管理方面存在的一些問題和缺點進行分析，對人事檔案管理的信息化建設提出一些看法和建議，希望本文的研究對今后的人事檔案管理工作有所幫助。

關鍵字：人事檔案管理；信息化；現狀；建議

1 前言

人事檔案是對某個人的全部人事信息的詳細記錄，包括一個人的求學經歷、獎懲記錄、政治面貌、任職記錄等等，具有一定的法律作用，是企業對求職人員進行選拔的重要參考資料，也是企業對員工進行管理的重要依據，是企業發展的重要戰略資源保證。人事檔案的管理是指對員工的人事檔案中的信息進行系統化管理的過程，隨著數字信息化新時代的來臨，人事檔案的管理工作也由傳統的人工手動管理進入到了信息化自動管理的新階段，但是目前人事檔案信息化管理的技術應用的時間比較短，發展還不成熟，在管理系統中還存在著很多的問題，因此，為了企業或其他單位對其員工的人事檔案進行更好的管理，就要對人事檔案管理信息化建設進行改革和優化，本文將從對人事檔案管理信息化的現狀分析結果出發，對人事檔案管理信息化的建設提出具體有效的解決方案。

2 人事檔案管理的現狀

人事檔案管理作為一種人力資源管理手段，不管是對于企業、政府部門，還是其他單位都是非常重要的工作，然而，由于當下的人事檔案管理信息化建設還處于初級階段，發展水平并不高，我們發現其中還存在著存在著很多的問題，首先，人們的信息化意識比較薄弱，檔案管理人員長期的人工管理檔案所養成的習慣不是馬上就能改過來的，他們對人事檔案管理的理解只停留在對檔案進行保存，供他人查閱的層面，不了解人事檔案的其他有用用途，他們認為人工管理就可以滿足這些需求，沒有必要進行信息化管理，信息化管理的意識比較不足，對信息化管理不夠重視。其次，檔案管理的設備基礎不夠，要想對人事檔案實現信息化建設，就需要一套完整的信息管理設備，計算機，掃描儀，共享的網絡系統等，可是現在大多數的企業或單位的信息化管理設備不齊全或者過于落后，無法滿足檔案管理信息化的要求。還有，現在的人事檔案管理工作沒有形成一定的系統，管理比較混亂，沒有嚴格的管理標準，造成形成電子信息的人事檔案資源不能很好的實現資源共享。最后，人事檔案管理的工作人員很多都是還在沿用以前人工管理檔案時的人員，缺乏信息化管理數據的專業知識，專業素養比較低，不能很好的完成人事檔案管理信息化的工作，阻礙了人事檔案管理信息化建設進程。

3 做好當前人事檔案管理信息化的建議

對人事檔案進行信息化管理對于有效的利用人事檔案中的信息來講有很多的好處。首先，對人事檔案實行信息化管理，可以更加方便、快捷的查閱員工的個人信息，提高了工作效率，同時，還可以把員工在本單位的工作表現記錄在里面，對員工的人事檔案進行及時的更新，使其檔案更加全面；其次，人事檔案信息化，可以實現檔案信息的資源共享，管理時更加方便，有條理，保存時間長，不受紙質檔案缺點的限制。由于其上兩點原因，做好當下人事檔案的管理工作對于企業或三位的人力資源管理來說有很深遠的意義。下面，我們將對這項工作提出幾點建議

3.1 強化人事檔案管理的信息化意識

要想提高人事檔案管理的信息化建設水平，首先就要讓檔案工作人員接受人事檔案管理信息化的觀念，強化他們人事檔案管理信息化的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對人事檔案管理人員進行信息化意識的培養，營造信息化管理的氛圍，工作人員對人事檔案管理的信息化有深入的理解和認識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統的人工管理檔案更加順利的轉變為人事檔案的信息化管理，為人事檔案管理的信息化建設打好思想基礎。

3.2 完善人事檔案信息化管理的設備基礎

完整、先進的信息管理設備是對人事檔案進行信息化管理的物質基礎，因此，為了提高人事檔案管理的信息化建設水平，企業或政府單位一定要加大對人事檔案管理的經費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設備，改善、優化網絡環境，形成一個設備齊全，且能滿足檔案信息化管理要求的管理設備系統，有了優越的環境基礎和技術支持，人事檔案管理的工作效率將會大大提高，人事檔案管理的信息化建設進程的步伐也會加快。

3.3 提高檔案管理人員的專業素質

人事檔案的管理的主體是相關的工作人員，他們是對人事檔案進行管理的主宰，他們決定著人事檔案管理信息化進程的速度，要想提高人事檔案管理的建設水平，一定要想辦法提高檔案管理工作人員的專業素質，豐富他們信息管理的相關知識，提高他們的理論水平，對他們進行一定的計算機操作技術、信息管理技術等相關的培訓，幫助他們熟悉網絡環境操作，還可以引進一些檔案信息管理的專業人才，他們擁有深厚的理論基礎和高水平的管理技術，創新意識強，在他們的帶動下，把檔案管理部門建立成高水平、高素質的管理團隊，實現人事檔案管理的專業化，加快人事檔案管理信息化進程。

3.4 實現所有檔案數據化

有了思想基礎、物質基礎和專業和技術基礎作保證，人事檔案管理的信息化建設接下來要做的，就是把所有的檔案都形成信息數據，現在的人事檔案管理部門存在著大量的紙質檔案，需要經過工作人員的努力，把這些材料的原始信息都經過掃描、錄入電腦，還需要設計一個合理的、完善的人事檔案管理系統，將單位內的所有人的檔案進行統一的信息化管理，通過資源共享，在全國范圍內，所有企業的人事檔案數據之間可以互相參考，建立起全國性質的人事檔案信息管理系統，提高人事檔案信息化管理的建設水平和高度。

4 總結

對人事檔案進行信息化管理將會提高檔案管理工作人員的工作效率，實現檔案資源的共享，方便了企業對人力資源的管理和有效利用。本文對人事檔案管理系統現存的一些問題進行了分析，從思想基礎、物質基礎、技術基礎、數據基礎等四方面提出了相關的建議，希望對當前的人事檔案管理信息化建設有所幫助。

參考文獻

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