論高校新生學籍檔案的管理與完善

[摘 要] 本文對目前我國高校的學籍檔案管理方案進行研究，了解新生學籍檔案的形成和管理，并深入研究了如何將新生檔案整理、歸納、總結、立卷，最終確立權威的學籍檔案系統，也為建立高校學生信息數據庫奠定了堅實的基礎。因此，將新生學籍檔案妥善處理并歸納整理，屬于高校對人才培養的有效方案之一，此外，用人單位也能根據此類信息選擇優秀人才。本文就對上述要點進行研究，探索高校新生學籍檔案管理的重要性和完善方案。

[關鍵詞] 高校新生；學籍檔案管理；優化完善

我國高校逐年不斷擴招，同時還伴隨著畢業生就業制度變化、教學改革推廣等現狀，我國高校學籍檔案在管理方面的缺陷和不足逐漸體現，也涌現了部分新難題。針對該現狀，也為了應對近年來假學歷現象增多問題，企事業單位只有通過高校相關部門的學生檔案直接了解其詳細情況，這對學校檔案管理也提出了更高的要求。那么如何應對目前的社會現狀，確保高校的檔案管理與社會形勢接軌，不斷完善、優化管理機制，是本文嘗試研究的主要問題。

一、我國高校新生學籍檔案管理現狀特點

高校學籍檔案的積累和發展需要一定時間，對學籍檔案的管理也屬于長時間的特殊工作，尤其是對高校新生而言，檔案管理屬于一個開端，也是一個重要的環節，有了完備的新生學籍檔案管理制度，學生的信息就能夠被安全、有效、可靠收錄、保存，利于后期的查閱、調用，其特點有以下幾種。

1、高校新生學籍檔案具備原始性

高校新生學籍檔案屬于和學校相關聯的管理機構在長時間的教育、管理過程中總結出的具有歷史性、原始性的材料，例如新生入校時的錄取名冊，在校期間所留下的考核成績，學籍變更等，上述資料都應該確保其原始性，且應該為最初的原件。

2、新生學籍檔案具有明顯的交互性

學籍檔案中存有對應學生的考核成績、獎懲記錄，但與此同時，上述內容又會被歸納至學校的教學檔案中，那么類似于上述情況的雙重歸檔，就很容易造成檔案的重疊和交互。因此，高校相關部門可以針對新生的檔案情況，制作多分材料并分別保存，這樣能夠確保檔案交互性不會帶來負面作用，使得每一個收納檔案的部門都能拿到正確的、第一手材料。

二、完善我國高校新生學籍檔案管理的對策

通過了解目前我國高校新生學籍檔案的現狀和缺陷可知，高校相關部門應該逐步提升高校檔案管理效率，將阻礙檔案學籍管理的不良因素及時廢除，做到與時俱進，管理與新生發展同步。完善檔案管理制度有如下建議性措施。

1、加強學籍檔案部門工作人員的專業素養

學籍檔案部門的工作人員是為學生的檔案、學籍進行全面服務的，同時還伴隨著較強的業務性。在目前高校的檔案管理過程中主要運用的是現代化辦公設備，傳統的管理方案逐漸被淘汰，那么就要求相關人員學習并應用計算機技術，順應無紙化辦公的新要求；此外，要定期開展專業技能培訓，補充自身的不足，學習更多的管理知識，在管理上坐到完善和創新。

2、擴大宣傳范圍

作為高校的學籍檔案管理部門，要定時定期系統學習我國《檔案法》的相關要求和規定，確保高校新生檔案被高度重視，相關人員的工作覺悟也應有所提升。例如檔案管理部門應該積極與其他部門交流、互通有無，將新生入學后的檔案切實、妥善管理，以免最終影響到學生的畢業和就業，做好了上述幾點，學校在社會中的威望會有所提升，同時也確保了教育的公平、合理。

3、促進新生學籍檔案管理的合理化

新生入學后，在學籍檔案處理方法上需要嚴格依據規定執行。新生的學籍檔案在高校中應該有對應的部門專門管理，例如學校學籍檔案辦公室，辦公室的工作就是在規定的時間內統一總結并下達學校對于學生檔案戶籍的規定，收集可靠的原始資料備檔上傳至數據庫，將管理的職責嚴格落實到每一個人，歸檔也需要走規定的程序，并在規定的時間內交付完畢，最后送至領導處簽字、蓋章。

4、分類管理學籍檔案，提升其利用效率

將新生入學后的學籍檔案分類管理，就是將其檔案進行編號、統計、上傳，最終合并到數據庫中，依據類別的不同進行不同權限的管理。一般高校都會要求學生檔案具備正確的姓名、性別、專業、學號等重要項目。將這些項目輸入電腦制作成檢索依據，就能在第一時間查閱到準確的檔案分類信息，提高工作效率。

結束語

綜上所述，高校新生學籍檔案系統的管理處在不斷進步和完善過程中，但與此同時，計算機技術的進步，也為檔案管理帶來了一定困難和挑戰。作為高校檔案管理部門，可以通過信息技術的普及為管理帶來便利，向社會提供正確、真實的檔案信息，確保學籍檔案對學生的有效作用；相關管理人員需要從根本上轉變工作思路，完善自身，提高工作能力，從根本上促進高等教育向著更加合理、更加完善的方向發展。

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作者簡介：陳霞，吉林省長春市，長春工程學院教師，研究方向：檔案管理。