淺談高校檔案管理的創(chuàng)新型實踐

王艷

摘 要：一個學(xué)校的檔案反映了這個學(xué)校建校以來的歷史，它記載了不同崗位的教育工作者進行教育教學(xué)的各類資料，也記載了學(xué)校管理進程中遇到的各類重要事件，更如實記錄了許許多多優(yōu)秀學(xué)生在校的各方面表現(xiàn)情況。做好高校檔案管理工作，是對新的教育方針的有力執(zhí)行。高校檔案管理是一項系統(tǒng)而全面的工程，它主要涉及管理模式、管理思路以及管理手段三個方面。本文將圍繞這幾大方面探究高校檔案管理的創(chuàng)新型實踐。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；創(chuàng)新型實踐；教育方針

在新的教育方針的指引下，學(xué)校檔案無疑成為了考核教師和學(xué)生最具價值的參考因素。另外，學(xué)校在辦學(xué)過程中，必將接受來自社會各界的監(jiān)督，而檔案有利于高校向社會展示自我形象。綜合來看，高校檔案已成為學(xué)校管理的重要組成部分。所以，進行高校檔案管理的創(chuàng)新型實踐顯得很有必要。本文對此進行了探討。

一、高校檔案管理應(yīng)分層次、有步驟地進行

1在管理模式上開展創(chuàng)新型實踐

從高校檔案管理部門的設(shè)置和基本職能來看，它通常是學(xué)校統(tǒng)一管理下的某個科室，而科室中工作人員的綜合素質(zhì)又參差不齊，在現(xiàn)代教學(xué)實際不斷發(fā)展變化的背景下，這種弊端逐漸被放大，嚴重影響了學(xué)校檔案管理工作的順利進行。所幸的是，當(dāng)下不少學(xué)校充分認清了這一實際，先后在學(xué)校機構(gòu)改革中加強對檔案管理部門的改革力度，將該部門從其他附屬機構(gòu)中獨立出來，升級為職權(quán)明確的直屬單位。這意味著，高校檔案管理部門將有更多自主權(quán)進行相對獨立的決策。

在確立了檔案管理部門的主體地位后，學(xué)校還應(yīng)繼續(xù)探索檔案管理未來的方向。促進檔案管理模式的創(chuàng)新是一項基礎(chǔ)工程，學(xué)校應(yīng)立足高校的基本實際，圍繞檔案管理的幾大主要因素進行全面的創(chuàng)新嘗試。要推動模式創(chuàng)新，就要有破舊立新的勇氣和決心。相關(guān)工作人員應(yīng)在平時工作中注重量的積累，抓準時機，積極推動質(zhì)變。如此，高校檔案管理模式才能探索出“新意”來。

2在管理思路上開展創(chuàng)新型實踐

（1）拓寬管理思路需創(chuàng)新管理觀念。

檔案管理的創(chuàng)新型實踐重在一個“新”字，體現(xiàn)在管理觀念上就是要破除舊傳統(tǒng)，樹立新觀念。傳統(tǒng)的檔案管理模式將檔案變成了“藏書”，檔案的用途得不到施展，便難以在學(xué)校教育教學(xué)過程中發(fā)揮它應(yīng)有的作用。創(chuàng)新高校檔案管理觀念要充分結(jié)合當(dāng)下實際，以全新的視角審視檔案管理工作。相關(guān)工作人員應(yīng)充分認清科學(xué)技術(shù)在社會發(fā)展進程中的作用，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)拓寬檔案管理的范疇，提高檔案管理的質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)化已成為一股不可阻擋的大潮，高校檔案管理如果再故步自封，堅持陳舊的管理觀念，勢必將被這股大潮所淹沒。因此，高校檔案管理必須緊跟時代步伐，發(fā)揚人文精神，以社會發(fā)展和被服務(wù)者的實際需求為最終導(dǎo)向。

（2）拓寬管理思路需創(chuàng)新管理方式。

傳統(tǒng)的評價檔案管理水平的方式存在一定片面性。這種評價方式大多關(guān)注檔案管理工作的表面，比如存放檔案的場館、管理檔案的設(shè)備以及檔案的數(shù)量等，卻忽視了自身的內(nèi)部建設(shè)。提升檔案管理水平的核心在于“人”，以及對檔案資源的挖掘和開發(fā)。因此，創(chuàng)新檔案管理方式需實現(xiàn)“工作重心”的轉(zhuǎn)移，即實現(xiàn)重視檔案管理外部建設(shè)向重視其內(nèi)部建設(shè)的轉(zhuǎn)移。總而言之，高校檔案管理工作要體現(xiàn)服務(wù)大眾的宗旨，不能“關(guān)起門來搞建設(shè)”。

（3）拓寬管理思路需創(chuàng)新人才引入機制。

人才永遠是第一位的，當(dāng)今世界，各國之間的競爭歸根到底是人才的競爭，從社會各行各業(yè)對人才的渴求中可見一斑，在其發(fā)展過程中，引進人才始終被視為最為重要的環(huán)節(jié)之一。高校檔案管理自然也需要更多素質(zhì)過硬的人才加入，進而壯大工作隊伍，提升整個隊伍的工作水平。因此，在選拔人才的環(huán)節(jié)中，相關(guān)工作人員應(yīng)勇于突破陳舊體制的束縛，“不拘一格降人才”。具體表現(xiàn)為，在考察人才的過程中，我們應(yīng)更加關(guān)注他們的綜合能力，而不是緊緊盯住某一個方面。另外，學(xué)校應(yīng)倡導(dǎo)檔案管理人員終身學(xué)習(xí)，讓他們不斷用新知識、新技術(shù)、新思維武裝自己，并將這些新知識、新技術(shù)、新思維應(yīng)用到工作中去。

3在管理手段上開展創(chuàng)新型實踐

高校檔案管理在一定程度上仍然存在著因循守舊傾向，在如今市場經(jīng)濟的大潮下，傳統(tǒng)的管理模式越來越顯現(xiàn)出弊端。傳統(tǒng)的高校管理方式多采取行政模式，很多并不在行政工作范疇之類的部門也都深受行政因素的影響，導(dǎo)致其在探尋發(fā)展模式的過程中常常受到制約。在充分認清市場經(jīng)濟發(fā)展大潮的前提下，高校檔案管理要注重引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作和現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合。要用現(xiàn)代管理手段取代傳統(tǒng)手段，實現(xiàn)檔案保存的規(guī)范化，提高檔案檢索的精確性，進而優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，提升該部門的工作質(zhì)量和水平。在學(xué)校的整體工作中，檔案管理部門的職能應(yīng)得到凸顯，并逐漸成為占據(jù)主要地位的系統(tǒng)性、一體化的教育教學(xué)工作。另外，在強調(diào)檔案管理工作主體性的同時，智能辦公系統(tǒng)應(yīng)成為管理檔案的有力工具。實現(xiàn)自動化辦公無疑是探索高校檔案管理創(chuàng)新性實踐的又一重大舉措。

二、開展高校檔案管理創(chuàng)新型實踐的綜合表現(xiàn)

（1）發(fā)揚人文精神。從事高校檔案管理的工作人員應(yīng)有足夠的耐心和細心，并且要具備相應(yīng)的知識素養(yǎng)。因此，檔案部門的人才隊伍建設(shè)應(yīng)引起我們的充分重視。加強人才隊伍建設(shè)，要求我們積極關(guān)注每一位工作人員的成長和發(fā)展，并通過建立獎勵機制，激勵他們更加積極地工作。

（2）檔案管理繁冗復(fù)雜，這就需要工作人員善于利用資源，進行資源的優(yōu)化整合。而有效整合資源的手段豐富多樣，關(guān)鍵是要善于利用科學(xué)工具。比如，先進的資源管理軟件可以實現(xiàn)檔案深入、有序的管理。

（3）建立科學(xué)有效的人力資源管理模式。①崗位升遷和工資發(fā)放要分級進行，鼓勵員工競聘上崗，采取不同手段調(diào)動員工的工作積極性。②鼓勵員工積極進行內(nèi)部交流，建立員工之間互助合作的長效機制，經(jīng)常組織員工參與不同形式的學(xué)習(xí)活動，用知識武裝他們，提升他們的工作能力。③關(guān)注工作人員的再教育情況。由于工作中面臨的情況復(fù)雜多變，有時甚至需要專業(yè)的知識基礎(chǔ)，檔案管理人員如果沒有進行再學(xué)習(xí)，就會顯得手足無措。因此，檔案管理部門應(yīng)積極鼓勵工作人員進行自我深造，用先進科學(xué)知識不斷武裝自己。④高校檔案管理尤其要處理好不同利益主體之間的關(guān)系。學(xué)校工作應(yīng)始終將服務(wù)學(xué)生放在第一位，要首先考慮社會效益。作為學(xué)校工作主要組成部分之一的檔案管理工作更要堅持社會效益優(yōu)先的原則。

三、總結(jié)

高校檔案管理工作涉及學(xué)校教育教學(xué)的各個方面。作為檔案管理部門，檔案管理要與學(xué)校其他工作合作進行。比如，記載學(xué)校周年慶典活動的相關(guān)資料時，檔案管理部門要與校宣傳部門及其下屬宣傳組織密切配合，收集最完整豐富的資料，記錄下學(xué)校發(fā)展過程中每一個重要的時間節(jié)點。而作為管理檔案的工作人員，要特別注重檔案質(zhì)量的提高，不斷優(yōu)化管理方法，提高工作效率。在實際工作中，檔案管理人員還應(yīng)積極分析各種反饋信息，及時糾正工作中的錯誤，培養(yǎng)自己科學(xué)嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。高校檔案管理工作的意義不僅體現(xiàn)在學(xué)校發(fā)展過程中，還體現(xiàn)在社會發(fā)展進程中。學(xué)校和社會是一個密不可分的整體，學(xué)校的健康發(fā)展將為社會的不斷進步提供精神動力和智力支持。因此，關(guān)系學(xué)校發(fā)展的檔案管理工作也將對社會產(chǎn)生一定影響。

參考文獻：

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