怎樣做好高校檔案工作執法自查——以四川建筑職業技術學院為例

王雅南

（四川建筑職業技術學院 檔案館，四川 德陽 618000）

為深入貫徹實施檔案法律法規，切實加強高校檔案工作，四川省檔案局于2013年9月6日，發布了《四川省檔案局關于開展高校檔案工作執法檢查的通知》，啟動了高校檔案工作執法檢查。省檔案局在全省各高校自查的基礎上，于10月底至11月初，組成三個檢查組，分別對西南民族大學、成都中醫藥大學、綿陽師范學院、成都信息工程學院、成都紡織高等專科學校、四川大學錦江學院、四川農業大學、成都工業學院、成都師范學院、成都學院等十所高校進行了執法檢查[1]。雖然四川省檔案館沒有抽查到四川建筑職業技術學院，按照要求，四川建院對檔案工作執法情況認真開展了自查，主要從以下幾個方面做好高校檔案工作執法自查。

1 組織學習、貫徹執行法規

檔案館平時就認真組織全員學習、貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》及《高等學校檔案管理辦法》、《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則（試行）》等法律法規和規范性文件的情況，并進行了數據統計。

檔案館不定期對各系、各部門檔案工作貫徹執行法規情況進行監督、檢查和指導，檔案館是具有一定行政管理職能的業務管理部門，履行檔案管理職責，并對全校檔案工作進行組織、協調和管理。我院檔案館館長及專職檔案員，負責對對各部門、各院系及附屬單位檔案工作進行監督、檢查和指導。2010年以來，檔案館到各歸檔部門與檔案分室進行監督、檢查和指導有記錄的共計68 次。

2 加強檔案工作的組織領導

四川建院檔案工作實行綜合管理，做到統一領導、統一機構、統一制度。實行院長領導，主管副院長協助校長負責檔案工作。圖書信息中心主任為部門主管，檔案館設館長一人，各部門、各院系正職領導為本部門檔案工作直接責任人，各級檔案工作職責明確。在全校形成了檔案館、學生檔案分室、人事檔案分室、財務檔案分室以及各部門配備的34 名兼職檔案員的檔案工作系統，檔案館對全校檔案工作進行組織、協調和管理。健全的制度保障了檔案工作管理網絡的有效暢通[2]。

3 檔案工作條件保障

館舍條件，不斷改善。2010年以來，檔案館進行了2 次搬遷，條件越來越好。目前，檔案館位于新圖書信息大樓五樓，檔案館面積總計491.62 平方米，其中，庫房314.6 平方米、閱覽室49.4 平方米、辦公室45.62 平方米、檔案數字加工室62 平方米。其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。實現了檔案庫房、閱覽室、檔案加工室、辦公室四分開。

檔案裝具數量充足、符合要求。檔案館檔案柜架數量滿足需要。截止到2013年9月，檔案館五節檔案柜有五節檔案柜有112 組，底圖柜6 節，白色立式鐵皮雙門柜6 個，立式鐵皮雙門柜4 個，鐵皮書架8個，木制雙門大立柜11 個。檔案裝具的購買都是在學院統一的中標公司購買，質量好。

檔案現代化管理設備齊全.檔案館現有的管理設備滿足檔案管理現代化和規范化要求。有臺式計算機7 臺，電腦筆記本一臺，打印機一臺，普通掃描儀一臺，高速彩色掃描儀一臺，刻錄機一臺，復印機一臺，照相機一臺，攝像機一臺，服務器一臺，縫紉機一臺。

4 檔案規范化管理

四川建院建立了統一完善的檔案管理制度，從機構設置、人員配備、各級工作職責、檔案分類標準、到各類檔案管理實施辦法都制定了詳細的規定，匯編成冊為《四川建筑職業技術學院檔案管理規章制度匯編》。該制度匯編分別于2009年3月，2012年4月，2013年1月進行了三次大的修編，成為學院檔案管理的根本性文件。

定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作。從2009年四月開始，每年4月，都要召開全院檔案工作暨專兼檔案員培訓會議。對全院上一年度的檔案工作進行總結，對本年度的檔案工作全布置和計劃；根據建院[2011]51 號《檔案工作年度考評辦法》，每年3月，要根據對該文件的《四川建筑職業技術宋學院檔案工作年度考評標準》和考評辦法，檔案工作考評組要對全院歸檔部門上一年度檔案工作進行檢查、考核、評比。

2013年3月15日，四川建筑職業技術學院檔案館通過通過四川省檔案局、省教育廳組織的檔案工作規范化管理考評認定，以90.7 分的成績，達到了檔案工作規范化管理四川省二級標準。

5 檔案實體安全管理

學院以檔案工作規范化達為契機，對照《四川省高等學校檔案工作規范化管理考核標準》的要求，學院檔案館增加了庫房管理需要的消防器材、防盜設施、安全監控系統、避光窗簾、空調機、除濕機、防磁柜、吸塵器、溫濕度測試儀、消毒殺蟲設備、定期投放防蟲藥物、防盜、防火報警系統及視頻監控系統等檔案安全保護設備[3]。檔案館還有存放涉密檔案的檔案專柜，機械密碼柜，專門存放涉密檔案。當檔案出現破損時及時修復。庫房管理堅持防火、防盜、防霉、防潮、防蟲，檔案館隔年暑假前定期更換檔案除蟲藥。保障了檔案實體安全。

6 信息安全管理

隨著檔案管理手段自動化、儲存數字化，傳輸網絡化，從2011年春期開始，建院在原有網絡化管理軟硬件設備的基礎上，又陸續增加、更新了現代化管理設施設備，如計算機、打印機、高速掃描儀、刻錄機、復印機、照相機、攝像機、服務器、保障了檔案管理系統的正常工作。服務器儲存的檔案信息除了每天本機定時備份，還實行了異地備份。整個檔案管理系統由學院網絡管理中心的計算機專業人員維護系統安全運行，保障了檔案信息安全。

［1］省檔案局開展高等學校檔案工作執法檢查[OL].http：//www.scsdaj.gov.cn/137/12806.aspx.[檢索日期]2014-05-05.

［2］抓住機遇，以評促建，以評促改，以評促管：以四川建院檔案工作規范化管理為例[J].科技視界，2013(36)：219.

［3］四川省教育廳，四川省檔案局.四川省高等學校檔案管理辦法實施細則（試行）[S].〔2009〕204 號.2009-08-28.