圖書檔案管理安全保護(hù)工作的探討

王宇慧

摘 要：檔案管理工作中需要注意安全保護(hù)工作，這對(duì)于確保檔案安全有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。在實(shí)際工作中，對(duì)于檔案的安全管理還存在一些問題及安全隱患，對(duì)于存在的這些問題需要找出針對(duì)性的解決措施，加以解決，以確保檔案管理的安全、有效。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保護(hù)；措施

檔案記錄了真實(shí)的歷史發(fā)展過程，屬于重要的知識(shí)積累和科技儲(chǔ)備，在信息資源中具有非常重要的地位。因此，一定要做好檔案資源的保護(hù)工作，這是每一個(gè)檔案工作人員所應(yīng)具備的責(zé)任和意識(shí)。隨著社會(huì)的迅速發(fā)展信息技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，檔案信息得到了廣泛應(yīng)用，并逐步實(shí)現(xiàn)了檔案信息的開放，所以對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員來說，必須要進(jìn)行有效的檔案資源保護(hù)工作。

1 健全檔案保護(hù)制度

在檔案安全保護(hù)工作中，爭(zhēng)取以預(yù)防為主，同時(shí)結(jié)合嚴(yán)格的治理工作，要建立完善的檔案管理保護(hù)制度，防止出現(xiàn)泄密和丟失現(xiàn)象。第一，建立完善的檔案保密制度。首先要嚴(yán)格管理檔案的庫(kù)房，要指定專人進(jìn)行管理和負(fù)責(zé)，制訂嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，沒有檔案工作人員不得進(jìn)入。第二，建立完善的檔案材料接收制度，在接收檔案管理資料時(shí)，交接雙方要當(dāng)面點(diǎn)清，才能填寫交接清單，要求雙方辦理人都要簽字。放入庫(kù)房前要做好除塵工作，資料進(jìn)入庫(kù)房后，應(yīng)在總帳和分類帳、登記表、檢索工具上進(jìn)行登記，要求數(shù)據(jù)統(tǒng)一，有利于查閱。第三，建立完善的檔案借閱制度，遇有人員借閱檔案資料時(shí)，要求填寫借閱登記表，要求及時(shí)歸還，如果需要較長(zhǎng)時(shí)間借閱的，需要填寫有關(guān)登記表，還要辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員要催促其歸還，防止丟失檔案資料。涉密檔案的使用要嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，一定要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意后才能借閱，同時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的登記。

2 完善庫(kù)房安全措施

隨著保護(hù)技術(shù)的不斷發(fā)展，不利于檔案安全的因素也越來越多，所以我們一定要切實(shí)做好檔案安全保護(hù)工作。第一，嚴(yán)格控制溫濕度，要求檔案室要保持固定的溫濕度，配備有溫濕度記錄儀，每天記錄庫(kù)房的溫濕度，一旦發(fā)現(xiàn)庫(kù)房的溫濕度發(fā)生變化，就要及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施；第二，防蟲鼠，要求庫(kù)房?jī)?nèi)不要存放食物；檔案材料進(jìn)入庫(kù)房前要消毒；要求檔案柜中應(yīng)該放置驅(qū)蟲藥，同時(shí)保證按期更換，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害現(xiàn)象，就要及時(shí)采取措施進(jìn)行治理；第三防塵，庫(kù)房?jī)?nèi)要清潔，每天清掃一次；工作人員進(jìn)入時(shí)要穿專用鞋，其他人員進(jìn)入時(shí)要穿鞋套；庫(kù)房最好是密閉的，防止有害氣體進(jìn)入；第四防水，庫(kù)房頂堅(jiān)決不能漏雨，地面也不能有水浸入；檔案資料不能放置在地面上；如果庫(kù)房?jī)?nèi)有水管、暖氣片和管線，要定期對(duì)其進(jìn)行檢查和修理，防止這些裝置對(duì)檔案安全造成影響；第五防火，依據(jù)不同檔案館設(shè)置，每個(gè)角落都要配置滅火器，指定專人負(fù)責(zé)。要求電器設(shè)備要正常使用，定期檢查電線電路。要求庫(kù)房?jī)?nèi)不得有明火，不能吸煙，不能放置易燃易爆品。

3 加強(qiáng)電子檔案的保護(hù)

最近幾年，檔案信息化建設(shè)得到了普遍發(fā)展，電子形式的檔案材料越來越多，要求更加嚴(yán)格保護(hù)檔案資料，要求工作人員切實(shí)做好防消磁、防泄漏和防病毒等工作。（1）保護(hù)軟盤和錄音帶等磁性物體；這些物體要放置在沒有磁場(chǎng)、沒有震動(dòng)和沒有塵土、沒有腐蝕氣體、溫濕度合適的場(chǎng)所，要求濕度在40%～50%范圍內(nèi)，溫度在14～24度之間。在間隔兩年后，就要進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)工作，完成轉(zhuǎn)儲(chǔ)后，新載體使用相同的編號(hào)保存。（2）保護(hù)光盤：存放光盤時(shí)，要求溫度在14～24度之間，濕度在40%～65%之間，可以延長(zhǎng)轉(zhuǎn)儲(chǔ)時(shí)間，每五年完成一次，完成轉(zhuǎn)儲(chǔ)后使用相同編號(hào)進(jìn)行保存。光盤與磁盤相比，抗干擾能力更加強(qiáng)大結(jié)構(gòu)更加穩(wěn)定，可以長(zhǎng)期保存電子文件，所以，要求檔案管理部門要設(shè)置刻錄機(jī)，及時(shí)將歸檔文件存放于光盤上。

4 做好網(wǎng)絡(luò)信息安全管理

要建立完善的有關(guān)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全的各種規(guī)章制度，認(rèn)真完善計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)保密工作。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止上傳涉密檔案信息，針對(duì)涉密信息實(shí)行物理隔離，并依據(jù)涉密程序?qū)訉颖Ｗo(hù)，依據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案保護(hù)的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置保密裝備。關(guān)于通訊設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)線路、服務(wù)器和機(jī)房要制訂嚴(yán)格的管理制度，對(duì)當(dāng)前使用的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施要進(jìn)行嚴(yán)格維護(hù)，同時(shí)定期進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)不安全因素要及時(shí)提醒，將事故控制在最初階段，要求設(shè)置專人管理，落實(shí)到人。嚴(yán)格管理計(jì)算機(jī)密碼、口令授權(quán)，存在于網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息要實(shí)行保密檢查，利用防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法和數(shù)字水印法、認(rèn)證、數(shù)字簽名等方法，保證電子文件信息的正確性，防止被不良分子竊取，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全。

總之，在檔案管理工作中，安全保護(hù)工作具有非常重要的地位，是對(duì)檔案管理工作提出的長(zhǎng)遠(yuǎn)要求，檔案管理的安全保護(hù)具有深遠(yuǎn)意義。所以，要求每一個(gè)檔案管理人員都要認(rèn)識(shí)到檔案安全保護(hù)工作的重要性，明確檔案安全保護(hù)責(zé)任，促進(jìn)我國(guó)檔案工作的健康發(fā)展。

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