淺談后勤信息化在醫院車隊管理中的應用

鹿澎，谷長海，李瑩

(北京大學第一醫院，北京市 100034)

?

?后勤管理?

淺談后勤信息化在醫院車隊管理中的應用

鹿澎，谷長海，李瑩

(北京大學第一醫院，北京市 100034)

隨著我國醫療衛生事業的飛速發展，對后勤管理提出了更高的要求，后勤信息化的建設被逐漸提上了日程。通過列舉醫院車隊信息化管理工作中的具體舉措，分析如何利用科技手段全面提高車隊管理水平，解決信息不通暢，車輛管理基礎工作較差、無法統計年度工作量、支出費用構成不清楚等問題，來闡述信息化建設在后勤工作中的應用。

后勤信息化建設;車隊管理;信息采集;保費統計;油耗統計

1 前言

醫院的后勤管理工作，過去往往采用集約式、粗放式的管理模式，但是隨著我國醫療衛生事業的飛速發展，不可避免的也對后勤的管理提出了更高的要求，需要不斷適應變化的形勢，向著精細化、科學化、規范化的目標進一步邁進，在這個過程中，后勤信息化的建設就被逐漸提上了日程[1]。

隨著全國各醫院的建設規模和后勤管理工作現代化水平的不斷提高，醫院對后勤保障的依賴程度越來越高，后勤信息化建設在醫院管理整體工作中的地位和作用也越來越重要。加強醫院后勤信息化管理，是解決后勤管理難題的一把利器，是做好后勤管理工作的重要保障之一，也是醫院可持續發展的重要前提[2]。

2 后勤信息化建設在醫院車隊管理中的應用

醫院后勤信息化是一門比較新興的學科，也是醫院后勤管理改革的方向，更是現代化醫院管理的必然趨勢[3]。以下列舉醫院車隊信息化管理工作中的具體舉措，來闡述和探討后勤信息化管理的實質以及在這個過程中所取得的成績。

2.1 傳統管理模式發展為信息化管理

以往，醫院車隊管理工作中由于存在信息不通暢，車輛管理基礎工作較差、無法統計年度工作量、支出費用構成不清楚等問題，數據采集工作顯得既困難又復雜并且工作效率不高。面對這一現實萌生了建立信息化系統的想法，并不懈地努力，逐步邁出了車輛信息化管理工作的第一步。

2.2 收集基礎數據是確保信息化建設的基礎

信息化建設的核心是對于基礎數據的管理，因此基礎數據的搜集整理是決定信息化開展的重要因素。通過幾年的努力，逐步整理、匯總了相關信息，包括商業險、交強險和保額的統計，每輛車的維修時間、維修內容、金額等信息都可以通過政府采購對賬單的方式得到查詢，實行中石化加油卡管理，每輛車的加油時間、地點、油品、加油量、金額、油槍等信息都可以通過網絡和對賬單的方式得到查詢，實行中央政采途徑購置車輛管理，實行ETC交通卡管理，每輛車的過路信息都可以通過網絡得到查詢，包括時間、地點和金額等。

2.3 建立信息化系統，切實反映實質工作內容

有了這些具體的數據，就為建立信息化系統奠定了基礎。之后醫院總務處、汽車隊與院信息中心一起對醫院車輛管理信息的采集、統計、分析、實際使用進行了反復論證，最終確定利用醫院信息平臺這一免費資源，通過網絡在線管理方案，對車隊工作進行全面的信息化管理，利用科技手段全面提高車隊管理水平。這一方案的實施在總務處是首例，對于車隊來說是一個歷史性的巨大改變。整個信息管理系統包括了車隊各個管理層面。

2.3.1 人員信息采集。對駕駛員的姓名、身份證號、駕駛證號、初次領證日期、準駕證號、準駕車型、所屬部門、所屬車隊、住址、聯系電話等信息進行錄入和綜合管理。

2.3.2 車輛信息與圖片采集。(1)基本信息(車牌號碼、所屬部門、車輛管理人、車輛使用狀態、駕駛員、車輛使用類別等)；(2)出廠設置(生產廠家，底盤編號、發動機號、標定噸位、車輛顏色、油箱容積、燃油類別等)；(3)購車信息(購車時間、購買價格、購車單位等)；(4)證照管理(營運證到期時間、年檢時間、保單號碼、道路運輸證到期時間等)。

2.3.3 出車任務統計。時間、地點、乘用人、科室、到達地點、用車理由、起止公里數等，見表1。

表1 出車任務統計表

2.3.4 油料使用管理(見表2)。

表2 車輛油量使用情況匯總表

2.3.5 維修費用管理(見表3)。

2.3.6 ETC過橋過路費管理(見表4)。

2.3.7 保險費用管理、報廢車輛統計。包括保單的錄入管理、違章信息的錄入管理、出險理賠記錄、事故記錄、續保提醒功能、車輛報廢的相關信息。

2.4 醫院車隊信息化系統建立，取得的成果

新系統運行后，取得了很好的效果。各科室的用車情況，每輛車的行駛運行情況，司機個人的工作量， 每次行駛的公里數等，實現了在線查詢。根據授權權限的不同領導，管理部門可直接在線了解車隊運行管理情況，同時，每周、月系統自動將統計分析信息以郵件的形式直接發到有關領導及相關管理部門，真正意義地實現了信息化管理。通過信息化建設管理，僅高速路費用就較以往降低了50%。

表3 車輛維修費用匯總表

表4 車輛過橋過路費用匯總表

3 展望及總結

當然，車隊信息化管理系統只是一個開端，要想使信息化系統在實際工作中得到更廣更高效的應用，還需要不斷地努力，不斷完善和改進車隊信息化系統。如在系統中提供各種預警、提醒功能，年檢、年審、保險到期、費用超預算預警、電子派車單通知等功能，并增加GPS監控功能，實現只要能上網，即可輕松實現對車輛的位置、方向、速度、狀態的實時監控，系統支持矢量地圖、衛星圖、地形圖等多種地圖格式，進行車輛監控、歷史軌跡回放、添加標注等多種功能，配合各種行駛、停車、報警類統計報表，實現與時俱進的車輛自動化信息化管理。

信息化建設的一個主要作用就是將原本獨立且各自擁有部分資源的計算機連接在一起，對資源進行最有效地共享運用，實現集中管理和事務的分布處理，實施遠程通信和信息交換。但是信息化系統只是一個工具，能否充分發揮作用，還需要依靠一個優秀的團隊，只有將“人”“機”充分結合，切實做到以人為本，才能更好地發揮信息化系統的作用，迅速地給醫院的管理帶來實質性的改變。人盡其才，物盡其用，二者的兼顧才能將 “以醫療為中心”及“以患者為中心”的管理理念落實到實處。

[1] 曹榮桂,劉曉勤,王樹峰.醫院管理學：后勤管理分冊[M].2版.北京:人民衛生出版社,2011：1-5.

[2] 馮東.談醫院后勤信息化管理的優勢和意義[J].醫學信息,2009,22(6):898-899.

[3] 夏洪斌,馮永林,陳薇薇,等.建設“數字后勤”提高醫院后勤管理水平[J].醫學信息,2008,21(2):162- 164.

修回日期：2013-10-11

(編輯 徐佳)

R197

B

1672-4232(2014)01-0089-02

10.3969/j.issn.1672-4232.2014.01 .031

鹿澎(1984-),男，本科，工程師；研究方向：醫院管理。

2013-09-12