讓企業管理有章可循 有據可依

文｜本刊記者 孫璐

檔案管理系統是建筑業開發與應用新工藝、新技術、新材料的主要依據。通過對存檔的檔案資料進行整理、研究、分析對比，檔案管理人員能夠從中找到目前企業內部所隱藏的問題，然后采取相應措施解決問題。

自從我國加入WTO世貿組織以來，歐美國家的先進技術正源源不斷地涌進國內。在這種條件下，建筑業應用推廣的一些新工藝、新技術、新材料正在不斷加快更新的步伐，這就需要企業不斷收集各種資料與數據，并進行分析研究，努力掌握技術特點，從而為以后建筑施工技術的應用推廣打下堅實基礎。

從某種角度來講，檔案管理系統真實反映了建筑企業的經營活動。檔案管理系統是建筑業開發與應用新工藝、新技術、新材料的主要依據。不管是建筑企業用工機制的改革、安全勞動競賽、考核績效工資，還是項目建設的目標管理、建筑工程項目招、投標，都能夠借助建筑企業的檔案管理系統得到真實反映。通過對存檔的檔案資料進行整理、研究、分析對比，檔案管理人員能夠從中找到目前企業內部所隱藏的問題，然后采取相應措施解決問題。

檔案管理系統用于幫助企業構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺。

檔案管理系統為建筑施工企業提供了檔案資料的現代化管理工具，目前來看，在建筑行業中應用的功能主要有文檔一體化管理，即檔案管理系統與OA、MIS、PORTAL等業務系統無縫連接。通過有效的前端控制，使大量有價值的電子文件按照點在檔案管理要求自動、完整、規范地采集到電子檔案管理系統中。

其中包括檔案采集功能，主要完成對紙質檔案材料的數字化采集處理功能，并利用網絡技術，實現多人多客戶端對多本檔案同時進行掃描采集功能，并按操作角色進行分工及權限管理。

檔案管理系統還可以實現文檔的本地及遠程查檔、閱檔功能，并采用多種安全加密處理方式，確保系統運行安全可靠。同時，根據不同的需求實現對檔案信息的綜合查詢及統計分析功能，條件設置靈活，結果以二維表、柱狀圖、花名冊等形式顯示。利用信息技術，完成日常檔案業務處理功能，包括檔案案卷管理、檔案材料的管理、檔案零散材料收集、檔案信息審核等功能。

相關調查數據顯示，目前，只有44.3%的建筑施工企業引入了檔案管理系統，這說明檔案管理系統作為一個重要的基礎應用系統在建筑施工企業中并沒有廣泛應用。在許多建筑施工企業中，甚至將檔案管理系統與知識管理系統混為一談，將兩者視為一個內容。這些數據說明了大多數的建筑施工企業對檔案管理系統的價值認識還不夠，然而，還是有少數的建筑施工企業認識到了檔案管理系統的重要性。中交第一公路工程局有限公司在檔案資料管理系統建設方面就頗有建樹。中交第一公路工程局有限公司通過檔案資料管理系統實現了文件防擴散功能，系統提供文件防擴散功能，確保文件離開系統后能夠安全控制。

系統自動完成原始文檔格式到控制格式的轉換。Off i ce文檔、JPG、TIFF、GIF、TXT、HTM類原始文檔格式自動轉換成控制文檔格式，對于授權用戶可以打印的電子檔案，系統能夠控制在線的打印次數。對下載的電子文件能脫離系統和網絡進行閱讀有效期控制，閱讀有效期控制盡量精確，同時，在文件流傳輸前對生成的標準PDF文件進行D3DES加密處理，生成臨時目標加密文件，組織該目標加密文件的FTP方式URL，進行下載、硬件ID捆綁加密、硬件ID捆綁解密、D3DES解密處理。

檔案資料管理系統還實現了與OA系統鏈接登錄，在OA系統中增加檔案查詢系統的鏈接頁面，點擊鏈接后，OA系統將用戶名和密碼傳遞給檔案查詢系統，如果校驗成功，則登錄檔案查詢系統，否則進入提示頁面。

在檔案管理系統中，利用者如果需要對自己權限范圍外的檔案進行借閱（包括檔案電子文件的瀏覽、下載、打印和檔案實體的借閱），需要利用者在檔案管理系統中提出申請單并將申請發送給OA系統，OA系統對該申請單進行審批，并把審批結果返回給檔案管理系統，由檔案管理員根據審批結果對申請單進行授權處理，用戶可以根據授權結果完成檔案電子文件的瀏覽、下載、打印和檔案實體的借閱。

檔案管理員可以在檔案管理系統中通過檢索等手段，采用單選或多選的方式選擇需要分發的檔案信息，并對這些檔案信息進行授權等處理，然后發送到一個或者多個查詢用戶的在線申請庫中，并通知查詢用戶在查詢系統中可以根據權限進行閱讀和下載。此時需要在OA系統有信息提醒，提醒利用人員進入檔案系統中查看推送信息。檔案管理員可以選擇一個或者多個指定查詢用戶，系統支持將生成的分發數據包發送給多個查詢用戶。

在網絡版檔案管理系統增加數據接收的功能實現將竣工資料管理系統中的數據歸入網絡版的綜合檔案管理系統中。檔案管理員可以對歸入檔案庫中的竣工檔案數據進行審核，只有審核通過后才歸檔接收，否則予以退回。