從畢業生就業談技師學院學生檔案管理

梁容芳

【摘 要】本文主要通過分析技師學院學生檔案管理存在的問題，找到加強學生檔案管理的措施，從而更加有效地服務于畢業生就業。

【關鍵詞】技師學院 學生檔案管理 畢業生就業

技師學院學生的檔案材料，不僅記載了其在校期間的學習成績、思想品德、身心健康狀態等信息，而且是學校推薦學生和用人單位錄用學生的主要參考依據，在學生步入工作崗位后，其個人檔案仍然是職稱評定、學習深造和各級組織選拔、任用、考核的重要憑證。因此，加強學生檔案管理，對于促進畢業生就業、規范就業市場具有重要意義。

一、技師學院學生檔案管理存在的問題

（一）學生檔案管理理念和管理模式落后。雖然學生檔案管理對于畢業生就業具有十分重要的作用，但是目前一些技師學院學生檔案在管理理念上卻十分落后，具體表現在一方面不夠重視學生檔案管理，沒有把學生檔案管理放在學校重點工作項目上，并且投入的資金十分有限，導致學生檔案質量不高，不能充分起到促進畢業生實現成功就業，幫助用人單位盡快了解、用好畢業生的功能。另一方面具體表現在學生檔案管理觀念上仍然停留在匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，而對用人單位所急需要的信息。在管理模式上，大部分技師學院學生檔案管理比較混亂，或是人事部門管，或是學生處管，又或是在各院系分散管理，由于沒有固定的管理部門，導很多學生檔案都沒有進行系統整理，都是要等到學生快要畢業的時候才進行集中整理。這些零散的不規范的學生檔案根本不能夠促進學生的就業，而學校這種陳舊落后的管理模式根本無法適合信息化時代的發展要求。

（二）學生檔案材料內容陳舊。學生檔案材料應該具有豐富多樣性和實用權威性的特點，特別是隨著我國社會經濟的不斷發展和教育體制改革的逐步深入，再加上技師學院相對于高校而言，和企業的合作更為頻繁和緊密，用人單位在選擇和錄用人才時更想要看到的是學生的心理測試成績、各種技能競賽證書和社會實踐活動材料等，但是大部分技師學院的學生檔案材料仍然停留在學生的學習成績、獎懲情況、黨團材料、體檢表等內容上，這樣的檔案材料根本不能夠準確而全面地反映學生的綜合素質，不能全方位地展示學生的精神面貌，不能體現學生的競爭力，因此，內容陳舊的學生檔案材料是不能夠很好地服務于學生就業的。這就要求技師學院在學生檔案管理方式上，特別是對畢業生在校期間成長成才的行為表現方面形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案資料。

（三）學生檔案意識普遍薄弱。隨著社會主義市場經濟的不斷發展和教育體制的不斷改革，畢業生的就業方式和就業觀念也在不斷地發生變化，畢業生畢業由以前的國家統一分配變成了現在的用人單位和學生的雙向選擇，用人單位更加看重的是學生的綜合素質和實踐能力，并不過多關注學生的個人檔案，而學生更加關心的則是工作待遇和工作前途，特別是技師學院的畢業生，大多都進入了外資企業或民營企業，而這些企業基本上都是實行人事代理，把畢業生的檔案放在人才中心保管，這樣就導致許多畢業生不關心檔案的去留或者干脆不要檔案，形成檔案有沒有關系不大的錯誤意識，這樣最后就導致出現畢業生和檔案分離的現象，這些問題都不利于學生將來的發展。

（四）檔案管理人員素質有待進一步提高。由于技師學院普遍不重視學生檔案管理工作，沒有引起專門的檔案管理專業的人才，導致大部分檔案管理人員都是從其他學科轉行而來，因此他們的素質業務水平普遍不高，專業能力普遍不強，由于這些管理人員不具備檔案管理的專業知識和理論功底，因此，他們在具體工作中經常出現文字材料紙張規格不一、書寫不規范、材料缺失等問題，再加上缺乏相關部門的監督檢查和業務指導，最終造成學生檔案缺乏完整性和準確性，因此也就不能夠真實地反映學生的個人信息和能力素質，也就不能夠有效地服務畢業生就業。

二、加強高校學生檔案管理，做好為畢業生就業服務工作

首先，提高思想認識，加強學生檔案材料的收集和整理工作。學校領導部門要提高思想認識，不斷更新學生檔案管理理念，把學生檔案管理工作當作學校的重點工作去抓，要加大資金投入力度，加強學生檔案材料的收集和整理工作。將更能反映學生綜合素質和實踐能力的材料歸入學生檔案之中，保證學生檔案材料的完整性，同時在收集和整理學生檔案時一定要寫要規范、字跡工整，不要出現錯別字，保證學生檔案材料的準確性。

其次，要引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平。技師學院的學生檔案管理要隨著信息技術的發展而不斷提高，必須要通過引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平，一方面我們要將學生的基本信息錄入數據庫，建立學生的電子檔案，來實現信息資源的共享；另一方面，我們可以通過計算機系統對學生檔案進行迅速而有效的整理、分類和重組，從而有利于學校、學生和用人單位以最便捷、最快速的方式進行搜索和利用。

再次，加強宣傳力度，提升學生的檔案意識。我們要從大一階段就要加引導學生認識、重視、明白檔案的重要性，從而讓他們在不知不覺中形成檔案意識，以便在畢業時學生能夠妥善地處置和保管好個人檔案。

最后，技師學院要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高他們的綜合素質。技師學院要在資金和政策上全力支持學校的學生檔案管理工作，一方面要加大在職人員的培訓力度，采取“請進來、走出去”的方式來提高檔案管理人員的業務能力、政治素質、職業道德和主動服務意識；另一方面，要引進一批高素質的專業的檔案學人才，建設一支高素質、高能量的人才隊伍，以便以最專業、最快速的標準為畢業生的就業做好服務。

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