檔案部門在智慧城市建設中的角色定位與措施

張珺

摘 要：智慧城市的發展越來越快，本文通過分析檔案部門在智慧城市建設中的作用，來探討如何提升檔案工作及相應的措施，使檔案工作更好地服務于智慧城市建設。

關鍵詞：智慧城市；數據共享；數據安全

2008年11月，在紐約召開的外國關系理事會上，IBM提出了“智慧的地球”這一理念，進而引發了智慧城市建設的熱潮。2009年，迪比克市與IBM合作，建立美國第一個智慧城市。[1]此后，韓國、新加坡等國也陸續開始了智慧城市的建設。我國積極跟進，2013年1月29日，我國住房城鄉建設部公布首批國家智慧城市試點名單，共90個，其中地級市37個，區（縣）50個，鎮3個。據統計數據顯示，目前我國已有311個地級市、100多個縣（區）開展數字城市建設，其中158個數字城市已經建成并在60多個領域得到廣泛應用。[2]

1 智慧城市的概念

智慧城市是新一代信息技術支撐、知識社會下一代創新（創新2.0）環境下的城市形態。[3]智慧城市基于物聯網、云計算等新一代信息技術以及維基、社交網絡、Fab Lab、Living Lab、綜合集成法等工具和方法的應用，營造有利于創新涌現的生態，實現全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯、智能融合的應用以及以用戶創新、開放創新、大眾創新、協同創新為特征的可持續創新。“智慧城市”的四大特征：全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯、智能融合的應用以及以人為本的可持續創新。

智慧城市建設將改變我們的生存環境，也是轉變城市發展方式、提升城市發展質量的客觀要求。通過建設智慧城市，及時傳遞、整合、交流、使用城市經濟、文化、公共資源、管理服務、市民生活、生態環境等各類信息，提高物與物、物與人、人與人的互聯互通、全面感知和利用信息能力，極大提高政府管理和服務能力，提升人民群眾物質和文化生活水平。

2 智慧城市建設中，檔案部門的角色定位

智慧城市的總體架構（參見圖1）自下向上分為“感、傳、支、用”四個層，即感知層、傳輸層、支撐層、應用層，同時建設安全保障體系、標準規范體系、運營管理體系作為支撐。筆者認為，智慧城市建設本質上就是以網絡為基礎，運用信息和通信技術手段感測、分析、整合各項關鍵信息，更好地服務大家。其中，最重要的就是數據的互聯、共享和安全。

圖1：智慧城市總體架構

2.1 是智慧城市建設的管理者和參與者。可能有人要問為什么這些工作都要檔案部門來參與呢？首先，檔案部門是政府機構建立的基礎，是智慧城市建設的重要的管理者和參與者。2007年《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務院第492號）規定了檔案館作為政府信息公開查閱的場所，[4]各省轄市根據其精神，檔案館統一掛“×××政府信息公開查閱中心”的牌子，設置政府信息公開查閱場所，檔案是智慧城市建設不可缺少的重要的公共信息資源。另外，作為政府信息公開的管理者和參與者，在規劃智慧城市建設中所形成的數據分析、初步可行性研究、階段性報告、可行性報告等，應由檔案部門統一收集整理并歸檔保存，為日后向決策層領導、各部門管理人員提供決策支持。

2.2 是智慧城市建設的基礎部門。在智慧城市的建設中，政府部門起到了決定性的作用。檔案信息資源是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府機構賴以建立的基礎，是智慧城市建設不可缺少的重要的公共信息資源之一。搭建智慧城市的公共服務平臺必須整合政府傳統組織內部的數據，還要整合政府跨部門之間的數據，特別是對各政府內部公文、檔案、圖表、數據信息化的改造，是智慧城市建設必不可少的一步。由于大部分檔案應用系統是基于局域網或政務內網的，因此，檔案部門的作用就是把分散在各系統中的原始的信息資源進行集中整合，形成統一的信息資源體系，“九九歸一”，建成一個統一的大數據庫。并對大數據進行收集、存儲和科學管理，使數據高度集中和融合，建立數據中心和共享平臺，使數據具有“智能”的技術能力，才能為信息共享提供條件，服務傳統行業。其核心就是要構建統一權威的公共信息服務體系和平臺，實現一站式信息服務。只有保障了基礎數據在“前端”的真實性和安全性，才能為之后智慧城市建設提供基本保證。

3 檔案部門在智慧城市建設中存在的問題

3.1 統一標準缺失。單從檔案部門內部來看，全國各個檔案部門雖然已經建設了規模大小不等的數據庫，但都各自為政，缺乏統一性和整體性，而且標準化程度低。更不要說不同行業、不同機構之間的信息化建設了，都各有計劃。在其他應用終端上，從政府到行業再到企業，各自也都有自己的標準，相互間的兼容性差，這樣就造成宏觀上把握不清，信息孤島與重復建設現象嚴重，相關資源不能整合應用，檔案數據無規范化控制，存在安全隱患。

3.2 相關法規制度建設存在著嚴重的滯后性。主要表現在信息立法和檔案法律法規沒有有機的整合。在上世紀90年代中期，隨著大量CAD文件的面世，國家質量技術監督局推出了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》。1999年，為規范電子文檔的歸檔與管理中的問題，國家檔案局又頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，2000年，為了解決計算機在輔助檔案管理中存在的問題，國家檔案局又頒布了《歸檔文件整理規則》。2002年，針對公務活動中電子文件的形成、積累、保管、利用等方面存在的問題，國家檔案局對《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》進行了修正，在此基礎上，又分別在2003 年和2005年出臺了第三部和第四部檔案信息化部門規章。[5]但有關電子文件采集的元數據標準、電子文件鑒定保存的技術規范依然空白。數字檔案長期保存工作往往是在國家檔案機構系統內部進行，企業、高校、研究機構、政府其他部門的參與有限，跨部門、跨領域的長期保存合作機制尚未建。

3.3 安全管理的滯后性。主要表現在很多檔案信息網絡管理人員、應用人員缺乏安全意識，有些檔案工作者沒有受過正規的網絡安全培訓，對信息網絡的安全重視不夠，使檔案信息安全管理缺乏針對性和執行力。同時，缺乏既懂檔案工作又掌握智慧城市專業知識，又對信息安全領域熟悉的人才。從專業結構看，檔案從業人員主要來自文史學科為基礎的相關專業，致使在技術層面上無法提供有力的安全支撐，在信息環境的發展中，標準化管理、計算機輔助管理、規章制度管理明顯滯后于檔案信息化發展的步伐。

4 改進措施

4.1 技術層面

4.1.1 加強對計算機檔案管理系統的管理，確保系統安全。智慧城市建設的關鍵是信息的整合和共享，就是通過計算機和網絡把所有數據都放在一個敞開的公共信息資源平臺上，大家按需應用。因此，只有平臺安全才能保證數據安全，一旦平臺被惡意破壞，數據就面臨流出的風險。所以，必須提高數據的安全保障，檔案信息作為政府的基本行政工具，檔案部門應從“源頭”抓起，保障數據安全。進一步完善安全防范措施，除采用身份識別、數據備份、訪問控制、防火墻技術外，還需采取專用核心密碼加密系統進行數據加密，多種安全防范措施并用。及時發現和消除隱患，確保計算機和檔案的安全，在有安全保障的前提下才能使有密級的信息在網上安全傳輸和共享。其次，提高檔案管理計算機網絡的安全性。檔案管理計算機網絡必須采取強有力安全措施，以克服網絡面臨的威脅。這些安全措施分為技術措施（如權限設置、個人身份鑒別、防火墻、建立數據備份系統等）和管理措施（如建立健全網絡管理體制、建立完善網絡管理規章制度、加強網絡運行進程中的監控與管理等）。

4.1.2 采用“云計算”。云計算是一種網絡服務方式，用戶可以通過網絡租用或免費獲取所需服務，而這些服務經過云計算技術的不斷發展將涵蓋全部可能的IT應用。[6]提供服務的網絡即被稱為“云”，“云”中的使用者可任意擴展并隨需獲取當中的資源，用戶可以通過這種特性，像用水和用電一樣按需購買和使用IT服務。

智慧城市建設涉及面廣，其成功的一個關鍵要素是建立一個信息整合平臺。信息整合平臺是集成各系統收集的數據，對數據項及數據格式進行標準化，對反映城市活動實際運行的信息進行統一管理的基礎平臺。檔案部門可以運用云計算技術建立一個“平臺式服務”模式，整合檔案行業的服務器、存儲器等設備，部署云計算環境。也可以將各政府機構的基礎設施進行云建設，構建一個統一的電子文件管理業務平臺和數字檔案管理平臺的“云計算”環境，同時，還可以將檔案行業的“云計算”服務提供給其他行業使用，這樣可以大量節約重復性的設施建設經費，既省時，又省力，還省錢。檔案部門既可以靈活地調動資源，又可以最大限度地滿足動態變化的需求，更好地支持智慧城市的建設。目前，敦煌已成功利用云計算技術完成了智慧城市的建設。利用不同途徑采集的數據信息經過網絡傳輸存儲在了云數據中心，根據需要可隨時調取。既節省開支、避免了重復建設，又方便了統一管理，這一成功經驗值得我們借鑒。

4.2 人員方面。抓住智慧城市建設這一契機，檔案部門應加快建立吸引、培養、使用高層次人才隊伍的新體制、新機制，實施合理的人才政策，積極引進優秀的網絡及技術型人才；制定正確的用人制度，將客觀公正的人才考評政策和人才激勵政策相結合，充分調動在職檔案人員自覺學習的積極性和主動性；建立數字檔案信息利用的反饋和服務評價機制，將用戶反饋內容涉及的技術問題進行及時處理；注重高技能創新型人才培養，加強現有人員的再教育、再培訓，建立制度化、多元化的繼續教育體系，單位應鼓勵在職人員積極參加計算機網絡管理方面的培訓。以往單一的檔案專題講座、崗位培訓已經不能適應智慧城市建設的要求，我們可以通過聯合學校、行業、企業等各方面資源，結合實際，形成立體交叉化的培養形式，如訪問交流、實際操作、現場研討等方式，具有時間短、效率高、針對性強、形式靈活的特點。只有了解各行業的具體情況和公眾的服務需求，才能對癥下藥，建立安全有效的公共平臺，促進信息資源共享，支撐智慧城市的發展。

參考文獻：

[1]王世福.智慧城市研究的模型構建及方法思考[J].規劃師，2012.（4）.

[2]智慧城市建設遇難題，代表建議統一標準合力推進.http：//news.xinhuanet.com/2013lh/2013-03/14/c_115019764.htm（發布日期：2013年3月14日）

[3]宋剛，鄔倫.創新2.0視野下的智慧城市[J].北京郵電大學學報（社會科學版）.2012.（4）.

[4]馬玉杰，王強.以政府信息公開為契機，推進文檔一體化理論研究[J].檔案學通訊.2008（3）.

[5]馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].檔案學通訊.2012（3）.

[6]“云計算”在檔案領域的應用[J].北京檔案.2011（5）.

（作者單位：河南省檔案局保管利用處 來稿日期：2014-06-18）